Patient „Rechnung“ erstklassig versorgt

Aktuell sind rund 2,3 Millionen Menschen in Deutschland pflegebedürftig. Die Zahl der Pflegefälle wird nach Prognosen des Bundesministeriums für Gesundheit bis 2030 auf über drei Millionen und bis 2050 auf deutlich über vier Millionen steigen. Die demografische Entwicklung trägt dazu bei, dass es immer mehr Pflegebedürftige gibt. In diesem wachsenden Markt agiert die Strehlow GmbH mit Hilfsmitteln wie Rollstühlen, künstlicher Ernährung, Bandagen oder Sauerstoffgeräten. Seit 1988 vertreibt das Unternehmen Produkte und Lösungen für die Pflege in den Gebieten Reha, Care, Orthopädie und Medizintechnik. Zu den Kunden des Handelsunternehmens gehören hauptsächlich Krankenkassen, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und Ärzte. Zusätzlich werden ausgewählte Produkte, beispielsweise Rollatoren, auch direkt an Privatkunden verkauft.

Mit dem Wachstum im Pflegemarkt konnte auch Strehlow sein Geschäft weiter ausbauen. Damit stieg jedoch ebenfalls die Zahl der unterschiedlichen Lieferanten und es zirkulierten immer mehr Rechnungen innerhalb des Unternehmens. „Unsere Prozesse in der Rechnungseingangsbearbeitung hinkten dieser Dynamik jedoch etwas hinterher“, räumt Ines Pascek, Mitglied der Geschäftsleitung und Leitung Finanzen und Personal bei der Strehlow GmbH, ein. „Unsere Mitarbeiter tippten empfangene Rechnungen in Microsoft Excel ein und nummerierten sie. Anschließend erfolgte die Weitergabe an die zuständigen Fachabteilungen – im Original.“

In der Folge kam es vor, dass Rechnungen zu spät oder gar nicht bearbeitet wurden und im ungünstigsten Fall verschwanden. Das zog Mahnungen nach sich und ließ Skonti ungenutzt. Zu diesem Zeitpunkt betrug das Rechnungsvolumen bereits 900 Stück im Monat. Ines Pascek erinnert sich: „Unser Unternehmen wuchs, und die Anzahl unserer Rechnungen stieg enorm an. Gleichzeitig war jede einzelne Rechnung dann aber bis zu zwei Wochen im Umlauf. Ohne eine Zentralisierung drohte uns der Prozesskollaps.“

Fehlerfrei und schnell

Strehlow wurde bereits zu Beginn des Jahres 2007 auf Basware aufmerksam und besuchte wenige Monate später eine große Universitätsklinik, die ebenfalls Basware im Einsatz hat. Wie sich zeigte, entsprachen die Lösungen exakt den Vorstellungen der Firma Strehlow: „Wir waren begeistert“, so Ines Pascek. „Noch im selben Jahr fand der Workshop in unserem Haus statt, in dem wir gemeinsam mit dem Dienstleister die Ziele und das Vorgehen für unser Projekt definiert haben.“ Die etablierten Prozesse wurden dabei geprüft und neu aufgesetzt: Fehlerfrei und schneller sollte alles gehen, einfacher in der Handhabung und natürlich transparent. Eine Archivierungsmöglichkeit stand ebenfalls weit oben auf dem Anforderungskatalog.

Alle diese Wünsche erfüllt die Lösung Invoice Processing. Mit ihr lässt sich ein durchgängig elektronischer Prozess abbilden, der die Rechnungen wirtschaftlich und fehlerfrei prüft, Funktionen für ihre Kostenzuordnung und Genehmigung enthält und die Übertragung in bestehende ERP- oder Finanzsysteme ermöglicht. Die Einführung begann Anfang 2008 und wurde nach etwa einem Jahr abgeschlossen. Heute interagiert Invoice Processing bei Strehlow mit einer Buchhaltungssoftware von Datev, einer hauseigenen Warenwirtschaftslösung und einer brachenspezifischen Lösung von Sanivision zur Stammdatenverwaltung. Die Zahlungsabwicklung selbst bewerkstelligt SFirm, eine Banking-Software der Sparkassen.

Prozesse umkrempeln

Die Rechnungsbearbeitung nahm vor der Einführung von Invoice Processing bis zu zwei Wochen in Anspruch. Heute ist optimalerweise noch am Tag des Rechnungseingangs alles erledigt – und das obwohl sich inzwischen die Zahl der eingehenden Rechnungen mit monatlich 1.600 nahezu verdoppelt hat. Dazu versieht Strehlow sie im Posteingang mit einem Barcode und sortiert sie vorweg, etwa nach Lastschriften oder klassischen Überweisungen. Anschließend erfolgt in der Buchhaltung das Einscannen, denn die Lösung erkennt anhand des Barcodes die wichtigsten Informationen der Rechnung und nimmt daraufhin einen Bestellabgleich vor. Dabei handelt es sich um einen automatischen Datenabgleich, der prüft, ob Liefermenge und Rechnungsbetrag übereinstimmen.

Die Rechnungen werden daraufhin den entsprechenden Abteilungen zur Genehmigung weitergeleitet. Zusätzlich erhalten die betreffenden Mitarbeiter eine Erinnerungsnachricht über Microsoft Outlook. Nun kann der Transfer zur Buchhaltung erfolgen, wo relevante Informationen über den Kreditor und das Zahlungsziel hinterlegt sind. Während des kompletten Prozesses ist eine exakte Nachverfolgung möglich, und man erkennt auf den ersten Blick, ob und welche Rechnungen sich noch im Verzug befinden. Dank umfassender Reporting-Möglichkeiten erreicht der gesamte Prozess einen hohen Grad an Transparenz.

„Aufgrund der ungewohnten Prozesse waren die 60 Anwender zu Beginn noch skeptisch“, räumt Ines Pascek ein. „Die Arbeit mit der Lösung hat sie letztlich aber überzeugt: Nichts kann mehr verlorengehen, die Outlook-Erinnerung entlastet die Mitarbeiter zusätzlich und die Kommunikation zwischen den Fachabteilungen und der Buchhaltung läuft reibungsloser. Wir planen deshalb momentan auch, mit Basware eine revisionssichere Archivierungsfunktion einzuführen.“

In der Rechnungsbearbeitung ist unter klassischen Bedingungen viel Personalkapazität gebunden. Ines Pascek zeigt sich zufrieden: „An diesem Punkt spüren wir die Kosteneinsparungen messbar: Zwar ist die Rechnungsmenge um beinahe 100 Prozent gestiegen, doch aufgrund der automatisierten Bearbeitung musste unsere Mitarbeiterzahl nicht zusätzlich erhöht werden – wir können das Pensum mit dem bestehenden Personal stemmen.“

Strehlow GmbH

Branche: Rehabilitations-, Medizintechnik, Orthopädietechnik, Home Care, Dienstleistungen sowie Medizinischer Groß- und Einzelhandel
Gründung: 1988
Zentrale: Magdeburg
www.strehlow.info

Bildquelle: Strehlow