02.10.2017 Personeller Überblick

Personalmanagement: Was Mittelständler bei Konzernen abschauen können

Von: Paula Hansen

Auch mittelständische Unternehmen sollten ihre Personalarbeit strategischer gestalten als bislang, sagt Christoph Buluschek, Leiter Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme aus Rosenheim.

Christoph Buluschek, Leiter Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme:

Christoph Buluschek, Leiter Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme: „Wenn die Zahl der Angestellten steigt, wachsen diese Informationsbestände rapide und werden ohne Software-Unterstützung schnell unübersichtlich.“

ITM: Welche Rolle spielt strategisches Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen?
C. Buluschek:
Aufgrund der aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt sollten auch kleinere Firmen ihre Personalarbeit strategischer gestalten. Hohe Beschäftigungsquoten und demografische Alterung sorgen dafür, dass der Pool geeigneter Kandidaten für Fach- und Führungsaufgaben stetig schrumpft. Deshalb wird es immer wichtiger, bereits im Betrieb vorhandene Kompetenzen auszuschöpfen und Mitarbeiter gezielt weiterzubilden. Dafür benötigen sowohl Geschäftsführung als auch Personalabteilung stets den vollen Überblick über die Personalsituation.

ITM: In welchen Punkten unterstützt HR-Software die strategische Personalarbeit in den Betrieben am besten?
Buluschek:
Gerade im Personalwesen kleiner und mittlerer Unternehmen gibt es organisch gewachsene Strukturen und Prozesse, die nicht hinterfragt werden. So liegen wichtige Mitarbeiterinformationen häufig noch in Excel-Listen und Zeugnisdokumente sind in verschiedenen Dateiordnern gespeichert. Wenn die Zahl der Angestellten steigt, wachsen diese Informationsbestände rapide und werden ohne Software-Unterstützung schnell unübersichtlich. Mit einer HR-Lösung, die auf einen zentralen Datenpool zugreift, schaffen Firmen einen umfassenden Überblick über die Personalsituation. So können sie Nachbesetzungen, Fortbildungen und Kompetenzmanagement zielgerichtet durchführen.

ITM: Wo haben kleinere Unternehmen im Vergleich zu großen Konzernen den meisten Nachholbedarf?
Buluschek:
In größeren Unternehmen ist der Einsatz sogenannter Management-Self-Service- und Employee-Self-Service-Portale bereits die Regel. Diese entlasten Personalabteilungen von einfachen organisatorischen Tätigkeiten, indem sie Mitarbeitern und Führungskräften Einblick in die für sie relevanten Informationen geben. Zudem ersetzen Firmen damit papiergebundene Prozesse, wie z.B. Urlaubsgenehmigungen. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen diese Technologie bislang nur selten. Das liegt u. a. daran, dass häufig umfangreiche Lizenz- und Betriebskosten für die Infrastruktur anfallen. Eine mögliche Lösung sind hier moderne Cloud-Anwendungen.

ITM: Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen kleine und mittlere Unternehmen beim Einsatz von Cloud-Lösungen treffen?
Buluschek:
Vor allem sollten sie bei der Wahl des Anbieters darauf achten, dass sich die Cloud-Server in Deutschland befinden. Denn hier unterliegen die gespeicherten Informationen den höchsten Sicherheitsstandards weltweit. Einen verlässlichen Nachweis adäquater Sicherheitsvorkehrungen bietet etwa das Zertifikat ISO/IEC 27001. Außerdem sollte der Dienstleister ein modernes und anerkanntes Verschlüsselungsverfahren anwenden.

ITM: Worauf müssen kleine und mittlere Unternehmen im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) beim Mitarbeiterdatenschutz achten?
Buluschek:
Betriebe sollten rechtzeitig prüfen, ob sie ihre hausinternen Prozesse anpassen müssen, um den neuen Datenschutzregeln zu entsprechen. Dabei sollten sie sich vor Augen führen, was sich ab Mai 2018 tatsächlich ändert. Zunächst müssen sie den neuen Informationspflichten zur Datenverarbeitung nachkommen. Außerdem liegt die Rechenschaftspflicht künftig bei den Unternehmen selbst. Das bedeutet: Im Fall eines Rechtsstreits müssen sie nachweisen, dass sie datenschutzkonform gehandelt haben. Deshalb sollten sie bei der Speicherung von Mitarbeiterdaten stets dokumentieren, warum die Informationen vorgehalten werden. und ggf. die Einwilligung der Angestellten einholen.

Bildquelle: Agenda

 

 

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