04.10.2017 Personalmanagement

Personalprozesse zentral in der Cloud verwalten

Von: Gesa Müller

Der wirtschaftliche Erfolg hängt heute auch in mittelständischen Unternehmen mehr denn je von einer zukunftsorientierten Personalarbeit ab, die harmonisierte Daten, Prozesse und Kennzahlen nutzt. Ein Weg hin zu dieser Harmonisierung kann es sein, die Personaldaten in einer Cloud-Lösung standort-übergreifend und zentral nach definierten Parametern zu verwalten.

Personalprozesse zentral in der Cloud verwalten

Personalprozesse zentral in der Cloud verwalten

Gute Arbeitskräfte anzuwerben und zu binden, sie an der richtigen Stelle einzusetzen und gezielt auf die Digitalisierung vorzubereiten sowie die Nachfolge für Schlüsselpositionen frühzeitig zu regeln: Die Personalorganisationen international agierender Mittelständler sehen sich vielfältigen Herausforderungen gegenüber, die sie im Rahmen einer zukunftsorientierten Strategie angehen sollten.

Eine Voraussetzung, um Anforderungen und Trends bei der Personalentwicklung frühzeitig zu erkennen und vorausschauend zu planen, bilden harmonisierte Personaldaten. Die erhalten Unternehmen, indem sie ihre Personalprozesse und ihre Personal-, Abrechnungs- und Zeitwirtschaftsdaten und zusätzlich die Informationen zu den Fähigkeiten oder beruflichen Interessen der Mitarbeiter zentral verwalten. Mit derart standardisierten Prozessen und Daten schaffen Firmen zugleich die Grundlage für eine unternehmensweit einheitliche Definition von Kennzahlen (KPIs), die lokale Eigenheiten wie Arbeitszeiten berücksichtigen, was die Qualität der Personalanalysen verbessert.

Lokale Software und Cloud-Komponenten


„Erfahrungsgemäß lässt sich eine solche Harmonisierung der Personalprozesse im Rahmen einer hybriden Infrastruktur umsetzen. Sie verknüpft die Vorteile einer lokal installierten Software wie SAP Human Capital Management, in der klassische Prozesse wie die Abrechnung durchgeführt werden, mit denen einer Cloud-Lösung wie SAP SuccessFactors, die Personaldaten aller Mitarbeiter weltweit zentral zusammenführt und einheitlich verwaltet“, meint Thomas Echelmeyer, Experte für Personalmanagement beim Bielefelder Systemhaus Itelligence.

Lägen die Personaldaten aus allen Standorten in einer Cloud-Lösung harmonisiert vor, ließen sich auch strategische Prozesse wie Mitarbeiterentwicklung, Rekrutierung, Nachfolgeplanung und Reporting standardisieren, vereinfachen und effizienter machen. 

Dass Firmen die Vorzüge einer HR-Cloud-Software im Hinblick auf das internationale Personalmanagement und die mobile Nutzung schätzen, bestätigt u.a. die Studie „Innovatives Personalmanagement“ der Marktanalysten von Pierre Audoin Consultants (PAC).

Werden kritische Personaldaten in einer Cloud gespeichert und verwaltet, sind sie (entsprechend der Service Level Agreements) rund um die Uhr verfügbar, allerdings ist Vertrauen in die Sicherheit dieser Daten notwendig. Es empfiehlt sich daher, einen Anbieter zu wählen, der seine Personal-Cloud-Software in Rechenzentren in Deutschland betreibt, wo der Umgang mit diesen Daten dem strengen deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegt.

Basis für den Erfolg eines Harmonisierungsprojekts ist der Aufbau genereller Richtlinien, die im Unternehmen ein Verständnis für die Vereinheitlichung von Personalprozessen, -daten und auch von Personalkennzahlen wie Fluktuation schaffen – wobei regionale Differenzierungen bestehen bleiben können. Ebenso wichtig ist, dass die zur Erstellung einer Abrechnung benötigten Personaldaten aus der HR-Cloud direkt und stets korrekt in die On-Premise-Lösung repliziert werden.

Für einen zügigen Rollout der Cloud-Software in den einzelnen Standorten eignen sich Templates, in denen die gängigsten Personalprozesse definiert sind, sodass sie sich mit möglichst geringem Aufwand an die lokalen Anforderungen anpassen lassen. Dass keine eigene IT-Infrastruktur aufgebaut werden muss, entlastet sowohl die Personal- als auch die IT-Abteilung und flexibilisiert die Ausgaben.

Bildquelle: Thinkstock

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