18.03.2014 Kostenstellenplanung: Kommentar von Alexander Springer, Prevero

Planungstools für die Budgetierung

Von: Alexander Springer

Kommentar von Alexander Springer, Mitgründer und CEO der Münchner Prevero AG, darüber, wie die jährliche Pflichtübung „Budgetierung“ zu einem aktiven Steuerungsinstrument werden kann und warum zum Beispiel modernen Planungstools mittelständischen Unternehmen dabei helfen können

„Mit der richtigen IT-gestützten Planungslösung wird nicht nur das Budgetieren erleichtert; die der Budgetierung vorgelagerte Vertriebsplanung lässt sich in die gesamte Unternehmensdisposition integrieren.“

Der jährliche Budgetmarathon, der meist im Herbst beginnt und bei nicht wenigen Unternehmen im Frühjahr noch immer andauert, ist ein wenig geschätztes Ritual. Jedes Jahr werden unermessliche Mengen an Excel-Dateien an die verantwortlichen Stellen geschickt, gefolgt von monatelangen Konsolidierungs- und Plausibilisierungsbemühungen. Unterschiedlichste Daten werden in Berichten und Listen zusammengefasst und im Unternehmen verteilt. Und am Ende des Tages, wenn die Budgetzahlen verabschiedet sind, stimmen die Listen trotzdem nicht überein.

Moderne Budgetierungspraxis

Um die Budgetierungspraxis effektiv, effizient und vor allem zeitgemäß zu gestalten, empfehlen sich integrierte und IT-gestützte Planungslösungen. Forecasting-Prozesse lassen sich damit automatisieren, die Planungszyklen selbst erheblich verkürzen. Ad-hoc-Analysen, Berichte und kurzfristige Forecasts können schnell und ohne Medienbrüche erstellt und verteilt werden. Mit der richtigen Planungslösung wird nicht nur das Budgetieren erheblich erleichtert; die der Budgetierung vorgelagerte Vertriebsplanung lässt sich nahtlos in die gesamte Unternehmensdisposition integrieren. Planvarianten für Szenariorechnungen, Simulationen für „Was-wäre-wenn“-Analysen und sogar für die Liquiditätsplanung können auf Knopfdruck erzeugt werden – und zwar multidimensional nach Regionen, Produkten, Kunden und Jahreszeiten.

Die wichtigsten Parameter für ein zukunftsorientiertes und IT-gestütztes Planungstool zur aktiven Unternehmenssteuerung sind neben der multidimensionalen Absatz- und Umsatzplanung eine integrierte Finanz- und eine flexible Kostenstellenplanung, die im Idealfall sowohl Bottom-up (Detaildatenerfassung auf Einzelkontenebene in den Fachabteilungen) als auch Top-down durch Dateneingabe auf Summenebene funktioniert. Auch Teilpläne (z.B. Personal-, KST-Planung, Investitionen, IC-Beziehungen, Umlagen) sollten unbedingt integriert werden können.

Effiziente Kostenstellenplanung

Weiterhin unandingbar ist eine effiziente Kostenstellenplanung mit vorgefertigten Logiken, mit denen die Planung jeder Kostenstelle und jedes Kontodetails innerhalb des Kontenrahmens durchgeführt werden kann – bei gleichzeitiger Berücksichtigung in der Gesamtplanung. Bei Bedarf sollten die Daten auch auf Basis von Vorjahres- oder Forecast-Zahlen berechnet werden können; mit dem richtigen Tool erfolgen Saisonalisierungen und Indexierungen dabei automatisch.

Und, zu guter letzt: Planungslösungen sollten Datenanalysen und individuelle Reports für bestimmte Anwendergruppen über einfach bedienbare mobile Applikationen auf Smartphones und Tablets ermöglichen – inklusive Drag & Drop, Drill-down- und Roll-up-Funktionen sowie automatischer Berichtsverteilung. Besonders wichtig: Durch eine zentral gesteuerte Rechteverwaltung sollte eine maximale Sicherheit gewährleistet sein.