Projekte in der Cloud managen

Image- und Produktfilme, Corporate-TV-Inhalte und Animationen – seit mehr als 13 Jahren konzipiert und produziert die Agentur Goebel und Mattes audiovisuelle Inhalte für Technologie-konzerne, Finanzdienstleister und Markenartikler. Dazu sind die acht Mitarbeiter häufig auf der ganzen Welt unterwegs – von Berlin über Mumbai bis San Francisco. „Bei diesen Entfernungen ist es klar, dass wir nicht immer persönlich vor Ort sein können. Deshalb arbeiten wir in den jeweiligen Ländern mit Produktionspartnern zusammen“, berichtet Timo Mattes, Inhaber der Agentur.

Die Herausforderung dabei: Die Projektleiter müssen sich regelmäßig mit den Partnern, aber auch mit Kunden und Kollegen austauschen. Deshalb suchte Goebel und Mattes eine Möglichkeit, sich jederzeit weltweit online abzustimmen. Insbesondere die Kunden sollten einfach an den Meetings teilnehmen können. Der Mittelständler entschied sich schließlich für eine Anwendung vom Business Marketplace der Telekom. Auf dem TÜV-zertifizierten Cloud-Marktplatz bündelt der Dienstleister über 40 qualitätsgeprüfte Geschäftsapplikationen speziell für kleine und mittelständische Unternehmen.

Online-Meetingraum aus der Cloud

Goebel und Mattes hat iMeet gebucht, ein Online-Meetingraum für Audio- und Videokonferenzen mit bis zu 15 Teilnehmern. Die Anwendung lässt sich über den Webbrowser mit jedem Endgerät nutzen. Eine aufwendige Installation und zusätzliche Software sind nicht notwendig. Auch um Updates muss sich die Agentur nicht kümmern. Das übernimmt der IT-Dienstleister. Insgesamt hat die Agentur fünf iMeet-Räume gebucht – für jeden Projektleiter einen. Sie laden Kunden und Partner einfach über einen Link in der Mail in ihren persönlichen Raum zur virtuellen Besprechung ein. Die Vorteile: Sich in der Cloud zu besprechen, geht schneller, als mit dem Auto oder Flugzeug anzureisen, und spart Kosten. Zudem war Geschäftsführer Mattes folgendes wichtig: Der virtuelle Austausch sollte sicher sein. Der Bonner Dienstleister betreibt die Anwendung iMeet in seinen eigenen Rechenzentren in Deutschland. Damit unterliegen sämtliche Informationen den strengsten Datenschutzbestimmungen weltweit.

Neben regelmäßigen Besprechungen ist es außerdem wichtig, dass den Agenturmitarbeitern aktuelle Projektinformationen jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Dazu nutzt Goebel und Mattes die Anwendung „Box“ – ebenfalls gebucht auf dem Cloud-Marktplatz. Auf der Onlineplattform hat die Agentur alle Daten für ihre Filmprojekte in eigenen Ordnern abgelegt. Die Projektleiter speichern Abnahmedokumente, Storyboards und Briefingunterlagen online und greifen über ihre Laptops, Tablets und Smartphones auf Auf-
gaben, Termine und Arbeitsergebnisse zu. So sind sie jederzeit und überall auf dem neuesten Stand.

Auch die externen Partner sind eingebunden und können die Lösung nutzen. Dazu versenden die Projektleiter einen Freigabelink per Mail. Gemeinsam schauen sie sich dann Dokumente online an oder bearbeiten sie direkt. Auch sehr große Dateien, wie aufgezeichnete Videodaten von Dreharbeiten, können die Frankfurter schnell hochladen und einsehen. „Den einzelnen Dateien lassen sich Kommentare und Aufgaben zuweisen. So weiß jeder Mitarbeiter stets, wie der aktuelle Projektstatus ist, was freigegeben oder noch zu erledigen ist“, sagt Mattes. Die Sicherheit der Informationen sei dabei garantiert. Denn sämtliche Daten werden stets verschlüsselt übertragen und gespeichert. Ihren Kunden stellt die Agentur die Informationen und Daten außerdem nur über einen separaten, passwortgeschützten Ordner bereit.


Goebel und Mattes

• Branche: Medien
• Geschäftsfeld: Produktion von Image- und Produktfilmen, Corporate-TV-Inhalten sowie Animationen
• Gründung: 2000
• Sitz: Frankfurt am Main
• Mitarbeiter: 8

www.goebelundmattes.co

Bildquelle: © Thinkstock/Stockbyte