Qualität und Durchlaufzeiten optimieren

Es gab für uns eine Vielzahl von Gründen, sich mit Business Intelligence zu beschäftigen. Wichtig war vor allem, dass die Anwender in die Auswahl und Entscheidung für eine entsprechende Lösung intensiv einbezogen werden“, erläutert Projektleiterin Tanja Cvitkovic von der UK-Bund. Am Ende des Entscheidungsprozesses stand die BI-Lösung IBM Cognos, die zusammen mit der Hamburger Entitec AG implementiert wurde. Man kannte sich: Das ERP-System der Hamburger, bg.standard, wird bereits seit Jahren eingesetzt. Das Softwarehaus hatte ein standardisiertes, vierwöchiges Start-up-Projekt angeboten, bei dem die Unfallkasse die komplexe Anwendung mit eigenen Daten testen konnte. Dabei ließ sich schon in der ersten Woche dieser Pilotphase eine Musteranwendung für die beiden Abteilungen Unfallversicherung sowie Arbeitsschutz und Prävention erstellen, mit der eigene Berichte getestet werden konnten. Projektleiterin Tanja Cvitkovic: „Hauptziel war es, dass die Detailinformationen zu einzelnen Vorgängen von den Anwendern ad hoc und eigenständig aus dem enormen Datenbestand ausgewertet werden können. Das Start-up-Projekt wurde hier explizit zur Entscheidungsfindung initiiert: Unsere Anwender sollten testen, ob sich mit der Lösung wirklich gut arbeiten lässt. Die Entscheidung für die Einführung sollte daher aus den Fachabteilungen kommen.“
Zuvor waren Einzeldaten über die rund 40.000 Unfälle jährlich, die der UK-Bund gemeldet werden, kaum individuell auswertbar. Es gab lediglich einige wenige Standardstatistiken. Hatten Führungskräfte oder Abteilungen Bedarf an individuellen Auswertungen zu Qualitäts- und Leistungskennzahlen, musste die IT-Abteilung eingebunden werden. Mit hohem Aufwand und viel zeitlichem Vorlauf wurden die individuellen Datenabfragen dann zunächst in einer Testumgebung geprüft und später über Nacht im Batchlauf durchgeführt. Dieser Vorgang war so komplex, dass manche interessante Analyse von den Anwendern gar nicht erst beauftragt wurde. Daher fehlten häufig Informationen, die für eine effizientere Prozesssteuerung notwendig gewesen wären.

Basisinformationen zur Prozesssteuerung fehlten

Während der Pilotierung war ein Berater des Implementierungspartners vor Ort. Das Meinungsbild während der vier Wochen war positiv, so dass gleich im Anschluss die Entscheidung für das Gesamtprojekt fiel. Als Zwischenschritt wurde jedoch auf Vorgabe der Selbstverwaltung vom Projektteam noch ein Controllingkonzept entwickelt, um die eigenen Projektziele genauer zu definieren.
Für jede Abteilung wurden zunächst Standardberichte erstellt. Unter anderem wurden auch einige Berichte entwickelt, die vorher als Strichliste nebenher auf den Schreibtischen der Mitarbeiter geführt wurden. Bei der Umsetzung konnte das Team auf umfangreiche Erfahrungen zurückgreifen, da der Anbieter zuvor bereits ein gleichgelagertes Projekt bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) durchgeführt hatte und somit den Analysebedarf der Unfallkasse gut einschätzen konnte. Parallel wurde großer Wert auf einen Know-how-Transfer zu den Nutzern gelegt, so dass diese ihre Analysen und Berichte nach Abschluss des Projekts selbst modellieren konnten.
Monatliche, vorgefertigte Berichte informieren die Führungskräfte über die wichtigsten Kennzahlen aus ihrem Verantwortungsbereich, unter anderem zur Entwicklung von Kosten, die Laufzeiten der Unfallbearbeitung sowie zu Trends bei Diagnosen. Bei aktuellen Fragestellungen können zusätzlich von den Abteilungen Ad-hoc-Abfragen getätigt werden, wenn Detailinformationen zu Vorgängen und Entwicklungen benötigt werden. Die Daten aus dem operativen ERP-System werden monatlich extrahiert und für Auswertungen im Dispositivsystem zur Verfügung gestellt. Die individuellen Analysen belasten somit den Betrieb der operativen Datenbank nicht.

„Im eigenen Verantwortungsbereich steuernd eingreifen“

Die neue Qualität des Berichtswesens wertet die Arbeit der Führungskräfte auf: Durch die neuen Auswertungsmöglichkeiten konnten erstmals konkrete, messbare Ziele mit den Abteilungen vereinbart werden, etwa was die Durchlaufzeiten in der Sachbearbeitung angeht. „Den Führungskräften steht erstmalig ein Instrument zur Verfügung, mit dem sie das große Ganze im Auge behalten und gleichzeitig im ­eigenen Verantwortungsbereich steuernd eingreifen können. Aufgrund der regelmäßigen Auswertungen lässt sich frühzeitig erkennen, ob ein definiertes Ziel möglicherweise nicht erreicht wird, um so in der eigenen Abteilung rechtzeitig entgegenzuwirken“, so Bernd Kutzner, Leiter des Büros der Leitung der UK-Bund.
Das Gesamtprojekt wurde in einem straffen Zeitrahmen abgewickelt. Nach der vierwöchigen Pilotphase im Mai 2010 startete die Einführung der BI-Software im September. Im Januar 2011 ging die ­Lösung dann unternehmensweit produktiv. Ein Ausbau ist bereits geplant: So soll noch der bislang ausgeklammerte Bereich der Künstlersozialkasse eingebunden ­werden, um auch hier wertvolle Analysen und Kennzahlen erheben zu können.

Die Unfallkasse des Bundes
Gegründet: 1950 als Bundesausführungsbehörde für Unfallversicherung (BAfU), seit 2003 Unfallkasse des Bundes
Hauptsitz: Wilhelmshaven
Mitarbeiter: ca. 360
Mitglieder: 5,7 Millionen Versicherte in Deutschland
Zahl der zu bearbeiteten Unfälle: ca. 40.000 pro Jahr
Als Unfallkasse zuständig für: Arbeitnehmer/-innen des Bundes, Ehrenamtliche bei DRK und THW, Entwicklungshelfer

Bildquelle: © UK-Bund