26.06.2017 So vermeiden Unternehmen hohe Kosten

Risiken der indirekten Nutzung von SAP-Applikationen

Von: Benedict Geissler

Die richtige Lizenzierung und Verwaltung von Software gewinnt bei immer mehr Firmen an Bedeutung. Dass es damit alleine jedoch häufig nicht getan ist, zeigt ein Problem, das bereits seit längerer Zeit das öffentliche Interesse erregt – nämlich die indirekte Nutzung von SAP-Software. Sie gilt mittlerweile als größter Risikofaktor für Unternehmen.

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Software-häuser wie SAP können zusätzlich zu bestehenden Lizenzgebühren Abgaben verlangen, wenn Drittprogramme zum Zweck des Datenaustauschs auf ihre Software zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Vorgang automatisiert erfolgt oder durch einen Nutzer initiiert wird, der in der Applikation des Drittanbieters eine bestimmte Funktion nutzt. Die folgende Ausführung erklärt, weshalb die indirekte Nutzung unbedingt zu vermeiden ist:

Risikofaktor 1: Die Situation nicht ernst nehmen
Liegt eine indirekte Nutzung vor, ist es wichtig, richtig und schnell zu handeln. Firmen sollten bei der Einführung von Drittanbieteranwendungen am besten proaktiv auf SAP zugehen und vorab klären, ob und in welchem Umfang nachlizenziert werden muss. Das Problem: Zahlreiche Unternehmen sehen sich hier nicht in der Pflicht und verweisen auf die rechtliche Grauzone beim Thema indirekte Nutzung. Einige nehmen lieber das Risiko in Kauf, dass SAP ihnen im Nachhinein auf die Schliche kommt, als vorab zu zahlen. Wird SAP jedoch auf die indirekte Nutzung aufmerksam, erhebt der Hersteller Gebühren dafür und kann zudem bei inkorrekter Lizenzierung hohe Strafen geltend machen – wie im Fall des Getränkeherstellers Diageo erst kürzlich geschehen. In einem solchen Fall bietet SAP zwar die Möglichkeit, entsprechende Lizenzen nachzukaufen. Das Problem: Hier können lediglich festgelegte Pakete erworben werden. Kunden, die dann vielleicht nur 2.000 Lizenzen benötigen, müssen ein Paket mit 10.000 Lizenzen erwerben – ein Kostenfaktor, der oft unterschätzt wird.

Risikofaktor 2: Kein Durchblick bei den Lizenzierungsmodellen

Selbst wenn ein Bewusstsein für die Risiken indirekter Nutzung besteht, sehen sich Firmen mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Nutzer richtig einzuordnen und ihnen, basierend auf ihrem Nutzungsverhalten, den jeweils richtigen Lizenztyp zuzuordnen, ist äußerst komplex und kostet viel Zeit – insbesondere wenn es um den Zugriff auf unterschiedliche SAP-Systeme geht. Das liegt vor allem an den vielschichtigen Lizenzierungsmodellen, die SAP immer wieder ändert. Die Ausgaben für die unterschiedlichen Lizenzen können stark voneinander abweichen. Deshalb ist es wichtig, jedem Nutzer einen Lizenztyp zuzuordnen, der seiner Arbeitsweise entspricht.

Risikofaktor 3: Die manuelle Verwaltung wird zum Zeitfresser
Die Steuerung einer SAP-Umgebung erfolgt meist manuell und ist recht zeitintensiv. Damit wird sie nicht nur zum echten Zeitfresser – wegen der agilen Umgebung und kontinuierlicher Änderungen im System ist es schwer, den Überblick über die richtige Lizenzierung zu behalten. Die Folge: Inaktive Anwender werden häufig nicht entdeckt.

Zurücklehnen dank optimierter Prozesse

Die Situation im Blick haben
Wenn Unternehmen auf eine teure Nachlizenzierung infolge eines Audits verzichten wollen, sollten sie sich vorab eine Taktik überlegen, um nicht in die Kostenfalle von SAP zu tappen. Haben sie eine auf SAP-Produkte zugeschnittene Software-Asset-Management(SAM)-Lösung im Einsatz, sind sie beispielsweise stets ausreichend lizenziert. Sie bewegen sich nicht in einer rechtlichen Grauzone und müssen sich im Fall eines Audits keine Sorgen um rechtliche Konsequenzen machen.

Stets richtig lizenziert sein – auch bei Änderungen
Lösungen wie Snow Software Snow Optimizer for SAP liefern Informationen zu Drittanbieterapplikationen und dem Risiko durch deren Nutzung. So lassen sich vorhandene oder risikobehaftete Lizenzen zeitnah anpassen und optimieren. Darüber hinaus liefern sie Administratoren eine Einschätzung zum Nutzungsverhalten unterschiedlicher Anwender. Auf dieser Basis können Mitarbeiter anschließend entscheiden, ob Nutzer noch richtig und ausreichend lizenziert sind.

Kosteneffizienz durch automatisierte Prozesse schaffen
Ein solches Tool eliminiert langwierige Prozesse, indem die Verwaltung der SAP-Systeme automatisiert erfolgt. Haben Anwender das Unternehmen verlassen oder benötigen bestimmte Anwendungen nicht mehr, spürt es diese ungenutzten Applikationen mittels Verknüpfung auf und kann inaktive Nutzer markieren.  

Deutlich wird: Unternehmen sollten sich frühzeitig eine Strategie für die richtige Lizenzierung überlegen, um nicht von hohen Nachforderungen bei der Nutzung von Drittanbieterapplikationen überrascht zu werden. Eine entsprechende Lösung sorgt im Hintergrund dafür, dass die Lizenzen stets aktuell sind – hohe Kosten und ein manueller Aufwand sind dann kein Thema mehr.


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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