Risiken präziser einschätzen

Vor der Einführung der unternehmensweiten Auftragsmanagementlösung waren die Verantwortlichen in starkem Maß auf ihr Bauchgefühl angewiesen. Belastbare Zahlen standen nur eingeschränkt zur Verfügung, was im Wesentlichen daran lag, dass jeder Unternehmensbereich eine eigene Ablauforganisation betrieb. Da eine Integration der Insellösungen kaum stattfand, wurden aktuelle Informationen zu Projektplanung und Auftragsverlauf nicht ausreichend ausgetauscht.

Um einen durchgängigen Informationsfluss zu etablieren, entschied sich der Mittelständler für das Auftragsmanagementsystem ams.erp, welches speziell für die Einzel- und Auftragsfertigung entwickelt wurde. Nach sechs Monaten ging die neue Unternehmens-Software planmäßig in den Echtbetrieb über. Am 1. Januar 2009 startete Hoffmann mit der integrierten CRM-Lösung und den ERP-Modulen für Kalkulation, Konstruktion, Fertigung, Einkauf, Montage, Versand, Zoll und Service-Management. Hinzu kamen kaufmännische Lösungen für die Bereiche Controlling, Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen. Sämtliche Abläufe konnten im Software-Standard abgebildet werden.

Durchgängiges Arbeiten

Der Nutzen der integrierten Arbeitsweise zeigt sich in der Verzahnung der Konstruktion mit den Abläufen aus Fertigung und Einkauf. Die Software trägt der für Einzelfertiger typischen Anforderung Rechnung, dass die Produktentwicklung im Maschinen- und Anlagenbau projektbegleitend erfolgt und oftmals erst in der Montagephase endet. Dementsprechend wachsen die Stücklisten parallel zum Projektfortschritt an, weswegen die jeweiligen Auftragsstücklisten fortwährend zu synchronisieren sind. Hoffmann löst diese Aufgabe über eine bidirektionale Schnittstelle zwischen dem führendem CAD-System Autocad und der ERP-Software.

Während Zeichnungsverwaltung, Wiederverwendung und Freigabemanagement CAD-seitig erfolgen, übergibt die Schnittstelle die für das Auftragsmanagement erforderlichen Produktinformationen. Hierbei führt jeder Konstruktionsfortschritt automatisch zu einer Aktualisierung derjenigen Stücklisten, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt übergeben wurden. Über die konsistente Pflege der Auftragsstücklisten stellt das Schnittstellenmanagement sicher, dass alle Projektmitarbeiter stets mit denselben Daten arbeiten.

Dabei entfällt die Pflege der Artikelnummern, die bei ERP-Systemen üblicherweise verpflichtend ist, jedoch zu erheblichen manuellen Aufwänden führt. Diese Aufwände verschaffen Einzelfertigern sowieso keinen Nutzen, da sie kundenspezifische Sonderanfertigungen liefern und deshalb nur wenige Artikelinformationen in späteren Aufträgen wiederverwenden können.

Liefertermine sichern

Um Liegezeiten zu vermeiden und den Projektdurchlauf zu verbessern, legt Hoffmann großen Wert auf die Terminplanung. Da die Niedersachsen ihre Anlagen inklusive der erforderlichen Kühlaggregate und Schaltschränke bauen, gilt es eine Vielzahl unterschiedlicher Konstrukteure, Fertigungsmitarbeiter, Monteure und Qualitätsmanager in das Auftragsmanagement einzubinden. Dazu wurde ein feinmaschiges Netz an zeitlichen Eckwerten definiert, das eine exakte Termin- und Kapazitätsplanung erlaubt.

In der alten Systemwelt erfolgte diese Planung über MS Excel. Die ermittelten Termine mussten dann per Hand nochmals in die operativen Systeme der einzelnen Bereiche eingepflegt werden. Demgegenüber ließ sich Hoffmanns unternehmensspezifische Terminplanung in ams.erp ohne Einschränkung abbilden. Da nunmehr alle laufenden Projekte in einer einzigen Lösung eingelastet sind, lassen sich der aktuelle Status und die weitere Entwicklung der Kapazitätslage unternehmensweit auswerten. Die verantwortlichen Projekt- und Bereichsleiter nutzen das Berichtswesen, um eventuelle Engpässe so frühzeitig wie möglich aufzudecken. Der damit verbundene Zeitgewinn minimiert den Ressourcenaufwand von eventuell erforderlichen Gegenmaßnahmen.

Für Elke Latton, stellvertretende Vertriebsleiterin von Hoffmann, ist der Transparenzgewinn in der Auftragssteuerung eine der wesentlichenen Verbesserungen. „Gleichzeitig haben wir aber auch eine Wissensbasis geschaffen, mit der wir sowohl unsere Arbeitsabläufe als auch unsere Produkte kontinuierlich verbessern können.“ Zudem will Hoffmann Maschinen- und Apparatebau das Wissensmanagement dazu nutzen, um neue Angebote zu entwickeln. Aktuell steht die Entwicklung zusätzlicher Dienstleistungen oben auf der Agenda. Unter anderem möchte der Einzelfertiger vorkonfigurierte Ersatz- und Verschleißteilpakete schnüren, mit denen sich die Verfügbarkeit der ausgelieferten Anlagen steigern lässt. „Mehr und mehr kommt solchen Zusatzangeboten eine Schlüsselfunktion zu, um sich weiter differenzieren zu können“, begründet Elke Latton den Ausbau des Service-Portfolios. „Mit dem neuen, integrierten ERP-CRM-System sehen wir uns dafür ausreichend gerüstet.“

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