04.12.2012 Exact-Archiv erhältlich

Schnell zur elektronischen Personalakte

Von: Sandra Schwan

Ab Januar 2013 ist mit „Archiv“, dem neuen Modul zur digitalen Belegarchivierung, die Erweiterung der Entgeltsoftware Exact Lohn verfügbar.

Die Lösung besteht laut Anbieter aus drei kombinierbaren Komponenten: der Belegarchivierung, dem E-Payslip und der elektronischen Personalakte. Die neue Lösung ist revisionssicher, nach ISO 9001 zertifiziert und soll durch SSL-Verschlüsselung Sicherheit bieten. Die Speicherung der Daten erfolgt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Unternehmen sollen durch die digitale Archivierung Lagerplatz, unnötige Kosten sparen und Risiken durch Feuer, Wasser oder Diebstahl aus dem Weg gehen können. Zudem sollen sie weniger Zeit für die Suche nach Informationen benötigen und jederzeit von überall auf die digitalen Unterlagen zugreifen können. Die Abrechnung erfolgt auf Basis der Anzahl der archivierten Mitarbeiter, so bleibt die Kostenstruktur immer transparent, heißt es.  

Die drei kombinierbaren Komponenten im Überblick: 

Mit der Belegarchivierung archivieren Unternehmen vollautomatisch und revisionssicher Dokumente, die aus Exact Lohn generiert werden.
Der E-Payslip soll die Archivierung von Gehaltsnachweisen, Beitragsnachweisen und Lohnsteuerbescheinigungen ermöglichen. Zudem können Mitarbeiter auf ihre persönlichen Dokumente zugreifen, wodurch die Personalabteilung zusätzlich entlastet werden soll.
Die Lösung für die elektronische Personalakte ermöglicht eine digitale Ablage aller relevanten Dokumente einer Personalabteilung. Sie umfasst Uploadmöglichkeiten und den Aufbau einer eigenen Dokumentenstruktur. Auf Wunsch bietet Exact auch einen Scanservice für Papierunterlagen.