Social-Tools für das Projektmanagement

Zum Aufbau einer Projektorganisation setzen Unternehmen neben gut ausgebildeten Mitarbeitern vor allem auf IT-basierte Lösungen. Eine bereits im Jahr 2011 durchgeführte Studie der Experton Group unter 150 deutschen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern zeigte, dass 63 Prozent dieser Unternehmen ihre Projektmanagementtätigkeiten durch Software unterstützen. Dies trifft sowohl für die eigentliche Projektmanagementsoftware als auch deren Kombination mit Kollaborationslösungen wie Sharepoint zu. Durch die Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware soll die Zusammenarbeit von Teams gefördert werden. Bei den Analysen konnte ein breites Spektrum an Lösungen und Einsatzszenarien ermittelt werden. Dabei reichen die eingesetzten Produkte von „Low-End-Lösungen“ wie Excel über Eigenentwicklungen bis hin zu professionellen und komplexen Softwarepaketen. Platzhirsch in Deutschland ist Project von Microsoft.

Keine einheitliche Projekt-Software-Management-Strategie

Bei aller Professionalität und organisatorischen Kompetenz im Bereich des eigentlichen Projektmanagements ist dennoch zu beobachten, dass es bei einer Vielzahl der Unternehmen keine einheitliche und umfassende Strategie hinsichtlich des Einsatzes von Projektmanagementsoftware gibt. So werden oftmals parallel oder in einzelnen Abteilungen verschiedene Lösungen eingesetzt. Der Einsatz unterschiedlicher Anwendungsklassen des Social Business (Blogs, Wiki, etc.) kann ein Schritt zur Konsolidierung sein. In einem ersten Schritt kann die projektübergreifende und organisationsbezogene Kommunikation abgebildet werden. Hierdurch können bisherige Brüche in der Kommunikation gekittet werden. In einer weiteren Ausbaustufe können die diversen Anwendungsklassen des Social Business als Grundlage für umfassende Kommunikation im Projekt sowie einer besseren Projektkultur dienen.

Social Projektmanagement ist die logische Weiterentwicklung bestehender Maßnahmen und Aktivitäten. Genutzt werden die Eigenschaften sozialer Medien, um für Transparenz und Vertrauen zu sorgen. Hierdurch wird nicht nur die Zusammenarbeit verbessert, vielmehr erfolgt auch eine Entlastung der Projektmanager, da der Austausch der einzelnen Mitglieder demokratisiert wird.
Auch die Interaktion mit Interessenten, die nicht im Projekt verwurzelt sind, wird gefördert. So können Neuigkeiten und Entwicklungen aus den Projekten gezielt ausgetauscht werden. Benachrichtigungen über Projektaktivitäten oder aus dem Unternehmen können über Instant Messaging oder Micro-Blogs abgebildet werden. Wikis und Blogs sind eine ideale Grundlage für Projekttagebücher sowie das Wissensmanagement. Aber auch Besprechungen können über Micro-Blogs organisiert und mit Wikis protokolliert werden.

Eines ist jedoch wichtig: Beim Einsatz von Social-Lösungen oder -Modulen sollte maßgehalten werden. Eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen erhöht nicht nur die Komplexität, sondern macht den gesamten Sachverhalt auch komplizierter. Wichtig ist, dass die eingesetzten Lösungen zur Unternehmenskultur und IT-Architektur passen. Social-Komponenten können sowohl für Low-End-Lösungen als auch für komplexe Multiprojektmanagement-Systeme genutzt werden, die bereits eng mit Kollaborationslösungen verzahnt sind. Setzen Unternehmen auf professionelle Lösungen, wird auch immer häufiger auf Kollaborationslösungen gesetzt.

Soziales Netzwerk für interne Kommunikation

Im Microsoftuniversum wird regelmäßig Yammer eingesetzt. Dabei handelt es sich um ein soziales Netzwerk, welches für die (interne) Kommunikation konzipiert ist. Yammer-Gruppen sind gut geeignet, um Projektmitgliedern – und Dritten – einen Überblick über Projekt- und Zeitpläne zu geben, Aufgaben und Projektschritte im Auge zu behalten oder Nachrichten auszutauschen – kurzum: um den Dialog untereinander abzubilden. Es eignet sich dabei nicht nur für den Einsatz in Project-/SharePoint-Umgebungen. Vielmehr kann dieses Tool  – und andere – auch in Szenarien genutzt werden, in denen das Projektmanagement noch über Excel und Co. organisiert wird. Denn im Low-End-Bereich dominiert Excel das Projektmanagement aller Größenklassen. Der einfache Einstieg, die hohe Verbreitung sowie die Akzeptanz bei den Nutzern hat hier quasi ein Standardvorgehen etabliert: Wird ein Projekt geplant, kommt die Excel-Tabelle zum Einsatz. Jedoch treten bald erste Probleme auf: Die Aktualisierung der Planungen, die Kommunikation im Team und der Austausch von Dateien gestaltet sich unnötig kompliziert. E-Mail-Verteilerlisten helfen nicht, der Versand ständig neuer Versionen nervt und eine umfassende Versorgung aller Projektmitarbeiter wird schlichtweg erschwert. Eine pragmatische Möglichkeit ist der Einsatz von Social Tools wie Jive oder Yammer. Die Organisation, Überwachung und Anpassung des Projektplans erfolgt weiterhin über Excel. Der Plan wird jedoch über die Social-Tools bereitgestellt. Die Kommunikation und der Austausch von Dokumenten erfolgen gleichfalls über Yammer und Co. Hierdurch haben die Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle, die ohne großen technischen Aufwand den Dialog aller Beteiligten ermöglicht.

Die zunehmende Arbeitsteilung führt dazu, dass die Zahl und die Komplexität von Projekten zunehmen. Dabei ist festzuhalten, dass die Tugenden des klassischen Projektmanagements auch in Zukunft weiterhin von zentraler Bedeutung sind. Es ist allerdings ebenfalls zu erkennen, dass die Agilität und Selbstorganisation in Projekten und in Unternehmen zunehmen. Diese Entwicklung muss durch technische Hilfsmittel abgefedert werden. Dabei dürfen keine Informationssilos entstehen. Zusätzlich sollte sich die Anwendung der genutzten Systeme für den Einzelnen möglichst einfach gestalten. Deshalb ist eine Planung, ausgehend von der eigenen Infrastruktur und den Anforderungen im Unternehmen, unabdingbar.



Definition: Social Business...
...kann als Überbegriff für die Nutzung von (sozialen) Medien, (sozialer) Software und (sozialen) Netzwerken verstanden werden. Aktuell wird Social Business als Chance für Unternehmen gesehen, die Arbeitswelt und Interaktion mit Stakeholdern flexibler und offener zu gestalten. Die Begriffe Social Business und Social Media werden häufig (zu Unrecht) synonym verwendet. Auf technologischer Ebene bezeichnet Social Media Internetangebote, die aus inhaltlichen und technischen Modulen zusammengesetzt sind.

• Eine Ausprägung von Social Business ist Social Collaboration und Communication (SCC). SCC ist die Bezeichnung für Software, Services oder Methoden, die die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen auf den Ebenen Informations-, Identitäts- und Beziehungsmanagement beschreibt
•  Im Zusammenhang von Social Business für Collaboration und Communication werden auch Enterprise Social Networks (ESN) thematisiert. ESN sind eine Reihe von Werkzeugen und Verhaltensweisen, die (offene) Gespräche und Interaktion innerhalb von Organisationen (Unternehmen) fördern, um geschäftliche Ziele zu erreichen.

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