25.11.2011 Interview mit Martin Timmann, Torex

Ständige Schwankungen

Von: Barbara Schön

Personaleinsatzpläne basieren in der Praxis oft auf „Bauchgefühl“ und Einschränkungen durch vertragliche Bedingungen – anstatt sich an den aktuellen Geschäftsanforderungen auszurichten. Ein Grund dafür ist, dass Einzelhändlern immer noch die nötigen Systeme und Prozesse fehlen, um eine bedarfsorientierte Workforce-Management-Strategie umzusetzen. Wir sprachen mit Martin Timmann, Geschäftsführer bei Torex, einem Anbieter im Bereich Kassenlösungen und Einsatzplanung.

„Je nach Anforderungen kann sich die manuelle Einsatzplanung bereits für Unternehmen mit einer Filiale und mehr als 20 Mitarbeitern lohnen“, sagt Torex-Geschäftsführer Martin Timmann.

ITM: Herr Timmann, Personaleinsatzplanung gehört noch immer zu den großen Herausforderungen im Einzelhandel. Oft basieren die Personaleinsatzpläne aber nach wie vor auf Bauchgefühl plus Excel. Was spricht für den Einsatz einer speziellen Software zur Personaleinsatzplanung?
Martin Timmann: Einzelhändler stehen vor der Aufgabe, jederzeit genügend Mitarbeiter bereitzustellen und gleichzeitig teure Überstunden und unproduktive Leerzeiten zu vermeiden. Doch die Nachfrage im Einzelhandel unterliegt ständigen Schwankungen. Sie ändert sich saison- und jahreszeitbedingt, über den Tagesverlauf, in Abhängigkeit vom Wetter und der allgemeinen Konjunktur.
Selbst bei gleichbleibendem Personalbedarf müssen Einzelhändler Mitarbeitereinsatzpläne ständig anpassen, um z.B. auf veränderte Umsatzsituationen, Urlaub und Krankheit oder Qualifikationen des Personals zu reagieren. Eine professionelle Lösung für Personaleinsatzplanung kann genau hierbei unterstützen und den erforderlichen Personalbedarf anhand von Kassen-, Kunden- und Produktinformationen ermitteln.

ITM: Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine professionelle Software zur Personaleinsatzplanung?
Timmann: Je nach Anforderungen kann sich die manuelle Einsatzplanung bereits für Unternehmen mit einer Filiale und mehr als 20 Mitarbeitern lohnen. Der Planer sieht jederzeit geleistete und verplante Stunden und hat damit einen Überblick über Mehrarbeitsstunden, Zuschläge, Abwesenheiten und Personalkosten.
Zusätzlich können Prüfungen für Arbeitszeitregeln (z.B. ein freies Wochenende pro Monat, max. Arbeitszeit pro Tag/Woche/Monat, Pausenregeln usw.) definiert und bei der Planung angezeigt werden. Kleine Unternehmen mit mehreren Filialen haben zudem die Möglichkeit, den Mitarbeitereinsatz zentral zu planen. Dadurch können sich die Mitarbeiter in den Filialen auf die Filialprozesse konzentrieren.

ITM: Was muss man bei der Auswahl der richtigen Software beachtet werden und welches Vorgehen empfehlen Sie?
Timmann: Die Lösung sollte es ermöglichen, Mitarbeiter effizient und bedarfsorientiert über mehrere Abteilungen, Filialen und Standorte zu planen. Dabei sollten Tarifpläne, Vertragsbedingungen und persönliche Präferenzen der Mitarbeiter automatisch berücksichtigt sowie geleistete Arbeitsstunden und Anwesenheitszeiten präzise erfasst werden.
Die Lösung sollte sich zudem schrittweise einführen lassen. Unsere Personaleinsatzplanungssoftware unterstützt beispielsweise mit drei Modulen: einer automatischen Personalbedarfsplanung, einer automatischen Personaleinsatzplanung und einer Zeiterfassung.

ITM: Die Einführung einer Lösung zur Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung birgt ja auch immer ein Konfliktpotenzial mit den Mitarbeitern. Wie kann man die Mitarbeiter dabei besser einbinden?
Timmann: Vertreter der Mitarbeiter und auch der Betriebsrat sollten bei der Einführung einer Lösung von Anfang an eingebunden sein. Unserer Erfahrung nach werden damit potentielle Ängste abgebaut, die Mitarbeiter erkennen vielmehr die Vorteile: Sie werden nur dann eingesetzt, wenn sie können und wenn auch wirklich Bedarf ist. Alle Zeiten werden genau erfasst und abgerechnet.
Zusätzlich können Arbeitszeitregeln definiert werden, wie z.B. mindestens ein freies Wochenende im Monat, Berücksichtigung der Mindestpause usw. Und schlussendlich bietet eine professionelle Personaleinsatzplanung auch mehr Transparenz für den einzelnen Mitarbeiter: Es können auf Knopfdruck übersichtliche Ausdrucke der geleisteten Stunden und der berechneten Zuschläge erstellt werden.