Traditionshaus setzt auf moderne IT

Überlieferte Braukunst und moderne Technologie – für das Brauhaus Riegele, der ältesten Privatbrauerei Augsburgs, sind dieses die Grundlagen des Erfolgs. Die Brauerei ist bereits seit 1884 im Besitz der Familie und beschäftigt in 2011 rund 100 Mitarbeiter. Neben Bier produziert das Unternehmen Erfrischungsgetränke wie Original Spezi. Aus der brauhauseigenen Quelle sprudelt ein Mineralwasser und wird wie alle Riegele-Spezialitäten auch exportiert.

Damit das Brauhaus in der Region ebenso wie im globalen Wettbewerb auch in Zukunft bestehen kann, setzt es in Produktion und Verwaltung auf modernste Informationstechnologie. Seit Anfang 2008 ist in der Brauerei das Dokumentenmanagementsystem Docuware im Einsatz. Ziel war es, den hohen Aufwand für eine revisionssichere Archivierung der Lieferscheine zu reduzieren. Außerdem wollte man in Zukunft auf das nicht mehr zeitgemäße Papierarchiv verzichten. Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis war ein entscheidendes Argument bei der DMS-Auswahl, sagt Peter Baier, kaufmännischer Leiter bei Riegele.

„Der Vorteil von Docuware ist die einfache Handhabung, so dass wir das System auch selbst anpassen und erweitern können.“ Aber auch die Fachkompetenz und Nähe des Augsburger Docuware-Partners CCC City Computer Contor hat die Systemauswahl beeinflusst, betont der Finanzchef der Brauerei.

Das DMS wurde in der Brauereiverwaltung innerhalb eines Tages auf einem Windows-Server installiert; zum Scannen der Eingangsrechnungen wurde ein Fujitsu-Scanner angeschafft. Insgesamt hat das Unternehmen 40.000 Euro in das DMS-Projekt investiert. Alle 15 Mitarbeiter in der Verwaltung arbeiten heute mit der Lösung. Auch standortübergreifend ist ein Zugriff vom fünf Kilometer entfernten Logistikzentrum, das über eine Richtfunkstrecke ins interne Netzwerk integriert ist, jederzeit möglich.

Transparenz und Schnelligkeit

Als Erstes wurde bei Riegele die elektronische Archivierung der täglich rund 300 mit dem mobilen Warenwirtschaftssystem Mowis erstellten Lieferscheine realisiert, die bei den Touren der Bierfahrer anfallen. Die Aufträge der Kunden werden zuerst in SAP erfasst und anschließend über eine Schnittstelle automatisch auf kleine Handhelds mit integriertem Drucker vom Typ Casio IT-3000 übertragen. Mit diesen Datenerfassungsgeräten erhält jeder Fahrer morgens die Daten für seine Tagestour. Er liefert bei den Kunden die Bestellungen ab und nimmt Leergut zurück, das er auf einem Touchscreen erfasst. Auf dem Display des Handhelds können Fahrer und Kunde unterschreiben, anschließend werden Lieferschein und Rechnung für den Kunden ausgedruckt. Ist die Tour beendet, werden die Daten über eine Docking-Station an das SAP-System gesendet und parallel dazu automatisiert mit Kundendaten verschlagwortet im zentralen Pool abgelegt.

„Heute können wir sofort feststellen, wann, in welchem Umfang und von welchem Fahrer ein Kunde beliefert wurde“, erläutert Peter Baier. Bei Nachfragen hat der Mitarbeiter den entsprechenden Beleg sofort am Bildschirm und kann ihn auch per E-Mail direkt an den Kunden schicken. Besonders wichtig ist dem kaufmännischen Leiter, dass die Belege nicht mehr veränderbar sind: „Wir haben jetzt die Sicherheit, das wir den gesetzlichen Bestimmungen nachkommen.“ Für mehr Transparenz und Schnelligkeit bei der Freigabe von Eingangsrechnungen sorgt ein Dokumentenworkflow. Etwa 50 Rechnungen erhält das Unternehmen täglich, sie wurden früher in Postmappen gesammelt und den jeweils zuständigen Mitarbeitern zur Prüfung vorgelegt. Bei Krankheit oder Urlaub kam es immer wieder zu tagelangen Verzögerungen, die Suche nach Rechnungen im Umlauf war schwierig. „Insgesamt war die Situation unbefriedigend“, sagt Peter Baier. Das hat sich geändert. Heute erfolgt der schnelle Zugriff für alle Berechtigte in der Verwaltung der Brauerei auf die elektronische Rechnungsprüfung via Web Client.

Auf Papier wird inzwischen vollständig verzichtet. Jede neue Rechnung wird in der Poststelle mit einem Barcode versehen, eingescannt, einem Kreditor zugeordnet und um weitere Suchkriterien ergänzt. Anschließend startet der Workflow: Die Rechnung steht automatisch dem Einkauf und zur Kontrolle auch der Geschäftsleitung in einer Aufgabenliste zur Verfügung. Der Einkauf prüft die Rechnung. Liegt eine SAP-Bestellung vor, wird sie anschließend direkt gebucht. Alle anderen Rechnungen stellt der Einkauf zur Prüfung in die Liste der zuständigen Abteilung.

In einem Bemerkungsfeld hat der zuständige Mitarbeiter den Grund für die Rücksendung notiert und erläutert, was bereits unternommen wurde. Freigegebene Rechnungen dagegen erscheinen automatisch in der Aufgabenliste der Finanzbuchhaltung, diese bucht die Rechnung in SAP. Mit dem Stempel „gebucht“ ist die Rechnungsprüfung abgeschlossen, das Dokument ist gleichzeitig im zentralen Dokumentenpool abgelegt und kann jederzeit überprüft werden. Wird eine Rechnung angemahnt, kann die Finanzbuchhaltung in der Aufgabenliste „Umlauf“ schnell feststellen, bei wem das Dokument zur Freigabe liegt; im Feld „Status“ kann der aktuelle Bearbeitungszustand abgefragt werden.

„Heute verschwindet keine Rechnung mehr auf irgendeinem Schreibtisch“, berichtet Finanzchef Peter Baier. „Durch die schnelle Bearbeitung können wir Skonti besser nutzen.“ Auch die Riegele-Mitarbeiter sind mit dem DMS sehr zufrieden. Für sie ist die Arbeit einfacher geworden, die Anfragen der Kunden können sie auf Knopfdruck detailliert beantworten. „Papier verwalten kostet Geld“, sagt Peter Baier. „Mit Docuware können wir das reduzieren.“ Deshalb wurden vor Kurzem auch die Haftscheine für das umfangreiche Miet- und Leihgut der Brauerei, etwa Sonnenschirme, Gartenmöbel, Theken oder Kühlschränke, gescannt und im zentralen Dokumenten-pool zusammen mit allen zum Kunden gehörigen Unterlagen archiviert. Damit auch sämtliche Miet- und Pachtverträge des Unternehmens in Zukunft allen Berechtigten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, steht als Nächstes ihre Digitalisierung auf der To-do-Liste. 

Brauhaus Riegele Augsburg
Branche: Brauerei
Gründung: 1386; seit 1884 im Besitz der Familie Riegele
Standort: Augsburg
Mitarbeiter: 100
www.riegele.de

Bildquelle: Riegele