Typische De-Mail-Prozesse

ITM: Herr Weißmann, welche konkreten Einsatzszenarien von De-Mail sind in mittelständischen Unternehmen denkbar bzw. lohnen sich für Mittelständler am meisten?

Peter Weißmann: Typische Prozesse, bei denen sich der Einsatz von De-Mail lohnt, sind zum Beispiel der Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen und Aufträgen mit Handelspartnern und Lieferanten sowie der Versand von elektronischen Rechnungen an Kunden. Auch bei Lohn- und Gehaltsmitteilungen an Mitarbeiter oder verbindlichen Fristsetzungen und Mahnungen ist De-Mail sinnvoll. Weitere Einsatzszenarien bestehen bei Behördenkontakten, in der Übermittlung von Steuerunterlagen oder bei der Identifikation von Neukunden, um Betrug oder Zahlungsausfällen vorzubeugen.

ITM: Inwiefern können bereits vorhandene Archiv-, E-Mail- oder Dokumenten-Management-Systeme an De-Mail angebunden bzw. integriert werden?

Weißmann: Weil der De-Mail-Standard auf Standard-E-Mail-Technologie basiert, können De-Mails genau wie normale E-Mails in Archiv-, E-Mail- oder Dokumenten-Management-Systemen wie z.B. unserer Informationsplattform Nscale verarbeitet werden. Aus Sicht eines Archiv-, E-Mail- oder Dokumenten-Management-Systems unterscheidet sich eine De-Mail von einer E-Mail lediglich durch die De-Mail-Adresse im Empfänger- bzw. Versenderfeld. De-Mail nutzt dedizierte Domains, die vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) verwaltet werden.

ITM: Mit welchem Aufwand (Schnittstellen, Kosten, Wartung/Pflege) ist diese Integration verbunden?

Weißmann: Die verbreitetste Technologie für den Austausch von Dokumenten und Nachrichten ist E-Mail. Weil der De-Mail-Standard auf Standard-E-Mail-Protokollen wie z.B. SMTP/POP3 basiert, erfordert die Integration von De-Mail in vorhandene Archiv-, E-Mail- oder Dokumenten-Management-Systeme keinen speziellen technischen Aufwand oder Schnittstellen. Die Archivierung oder die automatische Verarbeitung von De-Mails muss lediglich administrativ in den Archiv- oder DMS-Systemen angelegt werden, ähnlich wie ein zusätzlicher E-Mail-Server.

ITM: Was empfehlen Sie mittelständischen Kunden, die einen sicheren E-Mail-Service etablieren wollen: die Verwendung von qualifizierter digitaler Signatur, PGP-Verschlüsselung, De-Mail oder anderer E-Mail-Services wie z.B. Regify?

Weißmann: „Sichere E-Mail-Services“ und De-Mail verfolgen grundsätzlich unterschiedliche Zielsetzungen. Während sichere E-Mail-Services ausschließlich auf die Vertraulichkeit der Daten durch verschlüsselte Übertragung abzielen, wurde De-Mail als gesetzlicher Standard für rechtsverbindlichen, elektronischen Geschäftsverkehr entwickelt. Dafür sind neben der verschlüsselten Übertragung insbesondere identifizierte Teilnehmer nötig. De-Mail bietet die gleiche Rechtswirkung wie die qualifizierte digitale Signatur bei deutlich niedrigeren Einstiegshürden – preislich und technisch.