UC-Strategie umgesetzt

Während 95 Prozent aller Kunden des Be- und Entlüftungsunternehmens E-Mail als tagtägliches Kommunikationstool im Unternehmen nutzen, werden Aufträge nach wie vor über Fax abgewickelt. An einem normalen Arbeitstag erhält das Unternehmen im Schnitt 65 Faxe von Kunden – hauptsächlich Ausschreibungen mit jeweils zehn bis 40 Seiten.
 
„Das Papieraufkommen beim herkömmlichen Fax war enorm und zudem war das Handling aufwändig. Papier nachlegen, Toner auffüllen – alles Aufgaben, die von unseren Mitarbeitern regelmäßig ausgeführt werden mussten. Daher haben wir bereits Ende der 90er Jahre eine Lösung eingeführt, um Faxe digital zu empfangen”, sagt Frank Schönberger, IT-Administrator und Innendiensttechniker von Exhausto.
 
Neben Exchange auf Windows Server 2000 wurde parallel dazu im ersten Schritt David von Tobit.Software für die Faxkommunikation eingesetzt. Faxe wurden nun als Mail im lokalen David Infocenter des Benutzers angezeigt und konnten zur weiteren Bearbeitung an den eigenen Outlook-Account weitergeleitet werden.
 
Der Wunsch nach einer energiesparenden Gesamtlösung 


Im Jahr 2011 fiel im Hause Exhausto die Entscheidung dafür, die Komponenten der Faxlösung auf den neuesten Stand zu bringen und in diesem Zuge auf eine Gesamtlösung bestehend aus Hard- und Software zu wechseln, die die Umsetzung von Unified Communications im Unternehmen leisten sollte.
 
Bei der Suche nach einem Anbieter, stieß Exhausto auf die Firma Cosynus aus Darmstadt. Nach der Anforderungsanalyse wurde vom Anbieter die BCS Appliance angeboten. Das Gesamtsystem, bestehend aus einer energieeffizienten und leistungsstarken Hardware und der exakt auf diese abgestimmte Software, erweitert den Microsoft Exchange Server um die Kommunikationsmedien Fax, Sprache und SMS. Nachrichten aller Medientypen können im persönlichen Posteingang empfangen werden. Die Lösung ermöglicht außerdem den Versand von Fax-Nachrichten inklusive Versandbestätigung, entweder über Druckertreiber oder per E-Mail mit dem zu faxenden Dokument im Anhang, sowie von SMS über Outlook, heißt es.

Die Office-Mitarbeiter empfangen die per Fax eingegangenen Ausschreibungen nun direkt in Outlook und können diese an die freien Außendienstmitarbeiter disponieren. Dadurch entfällt das zuvor notwendige Arbeiten in zwei unterschiedlichen Systemen, was auch eine bessere Nachvollziehbarkeit der Kommunikationsabläufe insgesamt mit sich bringt, heißte s.
 
„Mit der neuen Lösung wurden Kommunikationsabläufe im Unternehmen optimiert und zudem passt das wartungsextensive und energiesparende Konzept in unser Streben nach einem gewissenhaften Umgang mit Ressourcen “, resümiert Schönberger.

www.exhausto.de
www.cosynus.de

Bildquelle: © Exhausto GmbH/Katalog „Küchenhauben"