UCC-Plattform in der Cloud

ITM: Herr Teubner, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt/eingesetzt?
Markus Teubner: Die Nachfrage auf dem deutschen Markt wächst derzeit stark, auch beim Mittelstand. Das sehen wir auch bei unseren Absatzzahlen. Allerdings kommt der Markt für virtuelle Telefonanlagen in Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern von einem relativ niedrigen Niveau, sprich hier gibt es noch eine große Dynamik. Dabei wird das Wachstum bei virtuellen Telefonanlagen auch besonders durch die Ablösung von ISDN durch IP-Telefonie getrieben.

ITM: Welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Teubner: Im Vergleich zu herkömmlichen Anlagen bietet eine virtuelle Telefonanlage dem Kunden eine einfachere Administration und kann flexibler und schneller an neue Kommunikationsmöglichkeiten und -technologien angepasst werden. Die klassischen, vor Ort installierten TK-Anlagen sind durchschnittlich über sieben Jahre alt, es muss ständig in neue Hard- und Software investiert werden, damit Unternehmen auch neue Möglichkeiten wie etwa „Unified Communication and Collaboration“-Lösungen (UCC) nutzen können. Bei virtuellen Anlagen besteht dieser Aufwand nicht und der Kunde erhält von seinem Anbieter regelmäßig die neusten Funktionen, so dass die Anlage immer auf  dem aktuellen Stand ist. Unter dem Strich senkt der Kunde mit einer virtuellen Telefonanlage seine Investitionskosten und muss kein Geld in eigene Anlagenhardware im Firmenkeller investieren. Die Zentralisierung der UCC-Plattform in der Cloud bietet aber noch weitere Vorteile. Zum Beispiel lassen sich Standortvernetzung und Integration verschiedener Kommunikationsmittel und -wege wie Mobilfunk, Festnetz, Video, Sprache und Text einfacher und schneller realisieren. Dabei stellt der Anbieter im Idealfall auch das entsprechende Breitband- und Mobilfunknetz zur Verfügung und gewährleistet so die Qualität des Dienstes Ende-zu-Ende.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche Anbieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Teubner: Der Kunde sollte zunächst entscheiden, ob er eine umfangreiche Unified-Communications-Lösung benötigt oder ob eine reine Voice-Lösung ausreicht. Denn eine spätere Kombination von Voice-Lösung mit anderen UC-Komponenten wie z.B. Web-Conferencing kann zulasten der einfachen Handhabung gehen Bei der Suche nach dem passenden Anbieter sollten zentrale Fragen geklärt werden. Wie ist die Usability der Lösung? Aber auch: Auf welcher Technologie basiert die Lösung und welche Funktionen bietet sie? Wird mit dieser Lösung nicht nur der aktuelle, sondern auch der künftige Bedarf gedeckt? Ist Mobilfunk integriert und einfach zu nutzen? Gibt es passende Geräte und z.B. Apps für Mobiltelefone? Wie ist die Tarifstruktur? Sehr wichtig ist auch die Frage, ob der Anbieter eine eigene leistungsfähige Netzinfrastruktur zur Verfügung stellt. Ein Unternehmen wie etwa Vodafone, das Breitband, Festnetz- und Mobilfunk sowie UCC-Services aus einer Hand bereitstellen kann, ist hier klar im Vorteil. Schließlich geht es beim Thema „virtuelle Telefonanlagen“ um die Auslagerung geschäftskritischer Prozesse: Da ist ein auf dem Markt bewährter, zuverlässiger Partner, der den Dienst langfristig Ende-zu-Ende sicher betreiben kann, entscheidend.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Teubner: Nein. UCC-Dienste bieten hier sogar zusätzliche Flexibilität. So lassen sich z.B. die bestehenden Rufnummern an verschiedenen Standorten nutzen oder Mobilfunkrufnummern in den Rufnummernplan des Unternehmens integrieren.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Teubner: Die Nutzung herkömmlicher Geräte ist ohne weiteres möglich. Der Endnutzer kann mit einem herkömmlichen Tischtelefon arbeiten oder er kann statt eines Bürotelefons ein Mobiltelefon mit Headset nutzen. Dies wird von vielen Mitarbeitern als deutliche Verbesserung bei Erreichbarkeit und Flexibilität empfunden. Es kann auch ein UC-Client auf den Rechnern der Endanwender installiert werden, sprich die Nutzer telefonieren dann mit ihrem Notebook oder PC über Headset. Das hat den Vorteil, dass in aller Regel die Schwelle zur Nutzung aller UC-Anwendungen wesentlich niedriger ist. Der Anwender kann aber auch mit Mobiltelefon und UC-Client arbeiten, um die Vorteile beider Endgeräte zu kombinieren, oder ein klassisches Tischtelefon aus jeder beliebigen Desktopapplikation heraus steuern, Stichwort: Computer Telephony Integration. In Summe bietet eine virtuelle TK-Anlage ein Höchstmaß an Flexibilität, was den Einsatz verschiedener Geräte angeht.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Teubner: Ein großer Vorteil einer cloud-basierten Telefonanlage besteht darin, dass sie jederzeit einfach und schnell erweitert werden kann, ohne dass das Unternehmen in eine neue TK-Anlage investieren muss.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Teubner: Grundsätzlich handelt es sich um eine sehr sichere Technologie, wobei die einzelnen Angebote auch beim Thema „Sicherheit“ durchaus Unterschiede aufweisen können. Vodafone z.B. hostet seine virtuellen Anlagen in Deutschland, daher unterliegen diese Services den strengen deutschen Datenschutzgesetzen und sind entsprechend zertifiziert. Je nach Kundenwunsch stellen wir eine „public“ oder „private“ – also eine dedizierte – Lösung bereit. Selbstverständlich sind alle Gespräche verschlüsselt.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich?
Teubner: Pay per Seat ist die verbreitetste Abrechnungsmethode. Damit zahlt das Unternehmen einen monatlichen Betrag für die tatsächliche Nutzerzahl.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Teubner: Es wird sicher noch einige Jahre dauern, aber der Trend geht klar in diese Richtung. Die Technologie wird sich durchsetzen, vergleichbar zu der Entwicklung bei VoIP.