Überblick über alle Verträge

Unternehmen unterhalten viele Verträge, von denen die meisten immer noch manuell in Papierakten verwaltet werden. Dr. Olaf Holst, Director Sales & Partner Management bei Optimal Systems empfiehlt deshalb, Vertragsmanagementlösungen auf Basis eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) zu implementieren, um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

ITM: Herr Dr. Holst, warum sollten Unternehmen Ihrer Ansicht nach eine IT-Lösung für das Management von Verträgen einführen?
Dr. Olaf Holst: In Unternehmen hat fast alles mit Verträgen zu tun – es geht nicht einfach um „viele“ Verträge, sondern sogar um Tausende. Sie sind zudem direkt oder indirekt mit unternehmerischen Risiken verbunden: Wann dürfen Verträge gekündigt oder neu verhandelt werden? Wie kann man Fehler vermeiden? Studien zufolge räumen über 60 Prozent der Unternehmen Fristenversäumnisse ein und rund ein Drittel der Unternehmen bestätigt wirtschaftlichen Schaden, der direkt auf Fehler in der Vertragsverwaltung zurückzuführen ist.

Die Einhaltung von Fristen ist nur ein Beispiel. Eine Vertragsmanagementsoftware auf Basis von ECM-Technologien kann eine wichtige Unterstützung für strategische Entscheidungen sein und bietet viele Möglichkeiten, Prozesse zu unterstützen und sie effizienter, transparenter und sicherer zu machen. Damit kann ein Einkaufsleiter viel einfacher den Überblick über alle Verträge und alle Vertragsbeziehungen behalten sowie die gesamte Korrespondenz beieinander haben. Lieferantenbezogene Informationen helfen ihm, operative und strategische Sourcing-Entscheidungen einfacher zu treffen.

ITM: Wie sollten Unternehmen, die eine Vertragsmanagementlösung einführen wollen, am besten vorgehen?
Dr. Holst: Der Projektumfang und die Herangehensweise hängen natürlich vom gewünschten Leistungsumfang ab. Für die Abbildung der Kernprozesse, wie Vertragserstellung, Vorlagenverwaltung, Aufbau einer Vertragsakte und auch das Management der Geschäftspartner, empfiehlt sich der Best-Practice-Ansatz: eine fertig konfigurierte, schnell einsetzbare Softwarelösung, die auf die typischen Anforderungen zugeschnitten ist. Der Grund: kein großes Projekt, leichte Integration, niedriger Betreuungsaufwand, schneller ROI sowie schnelle Mitarbeiterakzeptanz.

ITM: Was sind die wichtigsten Einsatzbereiche einer solchen Lösung?
Dr. Holst: Verträge spielen in fast allen Unternehmensbereichen eine Rolle. Im Einkauf sind Vertragsmanagementlösungen gefragt, weil sie helfen, einerseits die Lieferantenbeziehungen zu managen und anderseits die Beschaffungskosten zu reduzieren. Typische Szenarien für den Einsatz einer Vertragsmanagementlösung sind die Vertragserstellung sowie die Verwendung von Vertragsvorlagen. Hierfür ist eine tiefe Integration in Office-Programme notwendig. Dazu kommt natürlich die Pflege und Ablage von Verträgen sowie der Aufbau von Vertragsakten, in denen alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente, Personen sowie die Korrespondenz abgelegt werden. Ein weiteres wichtiges Einsatzfeld ist die Vertragsbewirtschaftung – das Setzen und Überwachen von Fristen.

ITM: Wie wirkt sich eine Vertragsmanagementlösung auf das Prozessmanagement aus?
Dr. Holst: Die Effekte sind Kosteneinsparung, Transparenz und ein verbessertes Risikomanagement. Ist keine Softwarelösung für Vertragsmanagement im Einsatz, werden Verträge häufig folgendermaßen verwaltet: Ein Word-Dokument wird im File-System mit einer Nomenklatur wie „wartungsvertrag_meyer_final2_geändert.docx“ gespeichert. Keine zentrale Vorlagenverwaltung, nur lokal abgelegt, kein Zugang für andere Mitarbeiter, keine Verbindung zu Geschäftspartnern, weitere Dokumente etc. Im Ergebnis ist die Erstellung von Verträgen aufwendig und fehleranfällig, das Auffinden von Informationen langwierig und die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen sehr schwierig: Unternehmen können ihren Nachweispflichten oft nicht nachkommen, weil die entsprechenden Dokumente nicht vorliegen.

Weil die Vertragsmanagementlösung eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Informationen bietet, erhöht sich die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, und allein das führt zu einer Beschleunigung der Prozesse. Wertvolle Arbeitszeit wird dank der Recherchefunktionen, mit denen Verträge und die dazu gehörenden Informationen wiedergefunden werden, eingespart. Dazu kommt das einfache Arbeiten, auch an verteilten Standorten. Ein Beispiel: ECM-Funktionen wie Workflows und Wiedervorlagen erinnern an auslaufende Verträge und mögliche Kündigungstermine – mit dem Ergebnis, dass Kunden und Lieferanten sich besser betreut fühlen, weil die Vertragsbewirtschaftung insgesamt effektiver wird. Noch ein Beispiel: Der Erstellungsprozess von Verträgen wird mittels Vorlagen standardisiert und verkürzt. Dank der Unterstützung von Workflows werden Freigabeprozesse vereinfacht. Alles in allem ein wichtiger Beitrag zur Senkung von Bearbeitungskosten.

ITM: Welches sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Projektschritte bzw. welche kritischen Faktoren sind für eine erfolgreiche Implementierung zu beachten?
Dr. Holst: Wenn IT-Projekte scheitern, sind die Probleme Studien zufolge oft auf eine schlechte Geschäftsanalyse im Vorfeld zurückzuführen. Deshalb ist der Best-Practice-Ansatz eine gute Alternative und ein interessantes Einstiegszenario: eine praxiserprobte Lösung, die auf eine genau definierte Aufgabenstellung fokussiert. So haben wir in unsere ECM-Best-Practice-Lösung für Vertragsmanagement einen Funktionsumfang definiert, der die meist typischen Anforderungen in diesem Bereich abdeckt. Durch den hohen Praxisbezug entfallen zeitraubende Anpassungs- und Einführungsaufwände. Da unsere Lösungen auf dem ECM-System OS|ECM basieren, können jederzeit bei Bedarf Erweiterungen vorgenommen werden. Hierzu gehört u.a. auch eine Integration in ERP-Prozesse. Der „ECM-Motor“ ist vorhanden, deshalb kann das Funktionsspektrum der Lösung erweitert werden.