Überblick über die Lizenzen

ITM: Herr Hofmeier, steigen mittelständische Unternehmen im Lizenzierungsdschungel ihrer verwendeten Softwarelösungen und Applikationen stets durch oder herrscht viel Unwissenheit bzw. Aufklärungsbedarf?
Anton Hofmeier: Die Verwaltung von Softwarelizenzen ist ein komplexes Unterfangen und viele Unternehmen, insbesondere mittelständische, haben oftmals nicht die Expertise, Best-Practice-Prozesse, das Fachpersonal oder die entsprechenden Werkzeuge, um den Überblick über das Sammelsurium an Lizenzbestimmungen zu wahren. Es ist eine Herkules-Aufgabe, die Lizenzbestimmungen alleine der zehn wichtigsten Softwarelieferanten eines Unternehmens zu verstehen. Das Ergebnis ist, dass Unternehmen unweigerlich bei einigen Anbietern und Anwendungen überlizenziert (die sogenannte Shelfware, also nichtgenutzte/nichtbenötigte Software) und bei anderen unterlizenziert sind. Diese Verstöße gegen die Lizenzbestimmungen stellen ein großes Risiko dar, wenn der Software-Anbieter ein Audit durchführt: Es drohen teure Nachzahlungen.

ITM: Was sind häufige Irrtümer im Bereich „Lizenzierung“?
Hofmeier: Ein üblicher Fehler besteht darin, die Softwarelizenzen mithilfe von Tabellenkalkulationen zu verwalten. Es ist einfach unmöglich, die Komplexität der Lizenzverwaltung und von virtualisierten IT-Umgebungen, die in den meisten Unternehmen zum Standard gehören, mit Tabellenkalkulationen zu erfassen. Nur mit Automatisierungen lässt sich der Prozess zuverlässig und nachhaltig handhaben. Ein anderer Fehler ist die Ansicht, dass ein großzügiger Rabatt bei den Software-Lizenz-Kosten bedeutet, dass ein Unternehmen nicht überlizensiert ist bzw. nicht zu viel für Software ausgibt. Unternehmen sind genau dann überlizensiert und verschwenden Geld für Software, wenn sie nicht alle Lizenzbestimmungen (einschließlich der Produktnutzungsrechte) detailliert ausschöpfen und sicherstellen, dass die Software auch eingesetzt wird.

ITM: Was legen die Hersteller/Software-Anbieter den Lizenzierungspreisen in der Regel zugrunde? Sprich: Wie gestalten sich typische Lizenzierungsmodelle in der Softwarewelt?
Hofmeier: Heutzutage existiert ein weites Spektrum an unterschiedlichen Lizenzmodellen. Viele Softwarehersteller nutzen verschiedene Modelle für ihre Produkte. Generell lassen sich sechs Basiskategorien an Lizenzmodellen identifizieren:

• Client/User – Anzahl der Anwender oder Geräte (Desktops, Laptops, Server, usw.)
• Capacity/Infrastructure – Anzahl der Prozessoren oder Cores, des Maschinentyps (Server), punktbasierte Modelle (wie IBM PVU), usw.
• User Role – entscheidend sind die Typen der durchgeführten Transaktionen oder die Zugriffsebene, beispielsweise SAP Professional User, Limited Professional, Employee User, usw.
• Concurrent – ein Netzwerk an Lizenzen oder übertragbare Lizenzen
• Business Metrics – Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Transaktionen, Umsatz, usw.
• Usage based – Nutzungsgebühr basierend auf Anzahl der Zugriffe, usw.

Für Unternehmen gibt es spezielle Abkommen mit Volumenrabatten – beispielsweise Enterprise Agreements oder Select Agreements, die gewisse Preisstaffeln anhand der Anzahl der Nutzer, der Geräte, usw. anbieten.

ITM: Heutzutage werden Serverinfrastrukturen, auf denen verschiedenste Software läuft, verstärkt virtualisiert. Welche Rolle spielt dies für den Bereich „Lizenzierung“?
Hofmeier: Servervirtualisierung erhöht die Komplexität des Lizenzmanagements in Rechenzentren zusätzlich. Zum einen fügt die Virtualisierung eine Abstraktionsschicht (Abstraction Layer) zwischen der virtuellen Maschine (VM), auf der die Anwendung läuft, und dem physikalischen Host hinzu. Dies ist eine Herausforderung für die Inventarisierung, weil sich Hardware-Eigenschaften nur schwer zur VM zuordnen lassen. Lizenzmodelle, die auf Hardware-Eigenschaften von Servern (z.B. Anzahl und Typ der Prozessoren oder Cores) beruhen, benötigen umfassendes Wissen von der Beziehung zwischen VM und Host sowie von den Hardwarezuweisungen zu dieser VM, um den Lizenzverbrauch exakt zu bestimmen. Zum anderen können virtuelle Serverumgebungen sehr dynamisch sein – VMs werden von einem physikalischen Host-Server zum anderen übertragen. Je nachdem, wie die unterschiedlichen Maschinen im Server-Cluster konfiguriert sind, können sich die Lizenzbedingungen für eine Anwendung, die auf einer VM in diesem Cluster läuft, verändern.

ITM: Inwiefern haben die Hersteller/Software-Anbieter bereits die Möglichkeiten der Virtualisierung in ihre Lizenzbedingungen überführt und ihre Modelle entsprechend angepasst?
Hofmeier: Manchmal berücksichtigen Lizenzmodelle Virtualisierung, beispielsweise das Modell IBM PVU (Processor Value Unit). Aber das Basislizenzmodell hat sich nicht geändert. Stattdessen wurde nur die Bestimmung des Lizenzverbrauchs komplexer. Beispielsweise gibt es jetzt laut IBM „Subcapacity Licensing“ für die PVUs. Unternehmen müssen nun die Anzahl der benötigten PVUs für die VMs, auf denen IBM-Anwendungen laufen, bestimmen und nicht mehr die Anzahl der benötigen PVUs, um die Serverkapazitäten vollständig auszuschöpfen. Oracle verfolgt einen anderen Ansatz bei Soft-Partitioning-Technologien, wie VMware vSphere. Kunden müssen Lizenzen für die gesamte Kapazität eines Servers kaufen, unabhängig von der Anzahl der VMs, auf denen Oracle-Anwendungen laufen. Diese Beispiele zeigen die Schwierigkeiten auf, auf die Initiativen zur Software-Lizenz-Optimierung reagieren müssen. Da immer neue Technologien aufkommen, müssen spezialisierte Prozesse und Werkzeuge vorhanden sein, damit die Lizenz-Compliance fortlaufend gewahrt werden kann – unabhängig von den eingesetzten Technologien.

ITM: Wie lässt sich Software in einer beliebigen virtualisierten Umgebung kontrollieren? Welche Verfahren/Tools/Lösungen gibt es zur sinnvollen Verwaltung der Lizenzierung in virtuellen Umgebungen?
Hofmeier: Vor allem das Lizenzmanagement in virtuellen Umgebungen benötigt automatisierte Prozesse. Nicht alle Lösungen zur Software-Lizenz-Optimierung können virtuelle Lizenzen verwalten. Dies sollten Unternehmen, die gerade virtualisieren oder es in nächster Zeit vorhaben, berücksichtigen, wenn sie sich nach einer solchen automatisierten Lösung umsehen. Mit Lösungen wie Flexnet Manager Suite for Enterprises können Unternehmen wirkungsvoll die Lizenzen in virtuellen Umgebungen managen, da alle benötigen Inventardaten und die erforderlichen Lizenzrichtlinien für die virtuelle Verwendung zu Verfügung stehen. Mit diesen Informationen berechnet das Werkzeug den genauen Lizenzstatus für diese komplexen und dynamischen Umgebungen.

ITM: Inwieweit sind diese Überprüfungsverfahren von den Softwareherstellern anerkannt?
Hofmeier: Wenn ein Unternehmen eine leistungsstarke Lösung für die Software-Lizenz-Optimierung einsetzt, erfüllt es automatisch die Lizenzbestimmungen und die Produktnutzungsrechte eines Softwareherstellers. Daher wird der Hersteller bei einem Audit nichts Ungewöhnliches vorfinden und die Ergebnisse akzeptieren. Wie Kunden Buch führen, ist für die Hersteller nicht relevant; sie interessieren sich nur für die Ergebnisse. Darüber hinaus ermöglichen solche Lösungen den Anwenderunternehmen Ergebnisse zu protokollieren und historische Daten aufzubereiten, falls es zu Diskussionen mit den Softwareherstellern kommt. Mit einer manuellen Verwaltung anhand von Tabellenkalkulationen wäre dies unmöglich.

ITM: Mit welchen „Strafen“ müssen Mittelständler rechnen, wenn ihre Software nicht ordnungsgemäß lizenziert ist bzw. wie teuer könnte es für einen Mittelständler werden, wenn er in eine Lizenzierungsfalle tappt?
Hofmeier: Das Ausmaß der „Strafen“ hängt ab von dem Ausmaß der Unterlizenzierung. In einigen Fällen legen Softwarehersteller in den Lizenzrichtlinien fest, dass der Kunde die Kosten für ein Software-Audit (oftmals durchgeführt von Dienstleistern) tragen muss, wenn er ein bestimmtes Unterlizenzierungsverhältnis überschreitet – zusätzlich zu anderen Strafen und den ausstehenden Lizenzkosten. Das größere Problem ist jedoch, dass ein unterlizenziertes Unternehmen jeglichen Verhandlungsspielraum gegenüber dem Softwarehersteller verliert. Bei den Nachzahlungen werden dann Lizenzkosten zum vollen Listenpreis angesetzt. Die „Strafe“ besteht dann im Grunde in dem Preisunterschied zwischen rabattierten Preisen und den Listenpreisen. Es existieren keine umfassenden Statistiken über die Größenordnung der Zahlungen, die Unternehmen wegen Lizenzverstößen tätigen müssen.

Für die Studie 2013-14 „Key Trends in Software Pricing & Licensing Report“ haben Flexera Software und IDC einige Unternehmen danach befragt. Demnach verstoßen 85 Prozent der Unternehmen gegen die Lizenzbestimmungen, bei 63 Prozent wurde in den letzten 18 bis 24 Monaten ein Audit abgehalten und 56 Prozent mussten Nachzahlungen tätigen (die sich bei 21 Prozent auf über eine Million USD summierten).

Eine weitere Umfrage von Flexera Software und IDC befasst sich mit der Lizenz-Compliance in virtualisierten Umgebungen. Durch die Virtualisierung können einige Spannungen zwischen Softwareherstellern und den Anwenderunternehmen auftreten. Während Softwarehersteller zunehmend Virtualisierung in ihre Lizenzbestimmungen aufnehmen, versäumen es Anwenderunternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, um ihre virtualisierten Anwendungen zu erfassen. Dadurch werden einige Unternehmen gegen die Lizenzbestimmungen hinsichtlich Virtualisierung verstoßen, was sich in höheren Nachzahlungen niederschlagen könnte. Die Umfrage ergab, dass 42 Prozent der Softwarehersteller vorhaben, ihre Lizenzrichtlinien hinsichtlich der Virtualisierung zu ändern. Gleichzeitig managen 39 Prozent der Anwenderunternehmen ihre Softwarelizenzen in virtuellen Umgebungen – wenn überhaupt – nur manuell.

Obwohl Softwarehersteller häufig ihre Preis- und Lizenzstrategien verändern, ist es ihnen laut Umfrage kaum bewusst, welche Schwierigkeiten Anwenderunternehmen beim Management von Softwareberechtigungen haben. 33 Prozent der Softwarehersteller gaben an, dass sie innerhalb der letzten 18 bis 24 Monate ihre Preis- und Lizenzmodelle verändert haben. Für 48 Prozent lag der Hauptgrund dafür in dem Bestreben, mehr Umsatz zu machen. 59 Prozent der Softwarehersteller sagen, dass ihre Kunden leicht erkennen können, welche Nutzungsrechte sie haben. Aber nachdem 39 Prozent der Anwenderunternehmen ihre virtualisierten Softwarelizenzen nur unzureichend managen, wird sich das Ausmaß der Lizenzverstöße, die bei Hersteller-Audits erkannt werden, sicherlich stark erhöhen.

ITM: Bedeutet Virtualisierung an sich nicht schon grundsätzlich höhere Lizenzkosten?
Hofmeier: Nein. Nehmen wir als Beispiel das IBM-PVU-Lizenzmodell: Hier kann der Kunde seine Lizenzkosten für die (virtuelle) Subcapacity-Umgebung reduzieren. Denn er muss nur noch Lizenzen für die VMs kaufen, auf denen IBM-Anwendungen laufen, und nicht mehr für die gesamte Serverkapazität.

ITM: Wie können sich Mittelständler letztlich am besten einen Überblick über ihre Lizenzen in virtuellen Umgebungen verschaffen? Wenden sie sich am besten direkt an die Hersteller/Software-Anbieter oder an eine unabhängige Beratung?
Hofmeier: Unternehmen bekommen am besten einen Überblick, wenn sie Prozesse und Werkzeuge einsetzen, die den Lizenzstatus über die gesamte IT-Umgebung (einschließlich virtueller Server, virtueller Desktops sowie die Bereiche der virtualisierten Anwendungen) automatisiert ermitteln. Der Softwarehersteller wird ihnen diese Information nicht geben. Unabhängige Berater können Unternehmen dabei unterstützen, Best-Practice-Prozesse und Werkzeuge für die benötigte Transparenz und Kontrolle zu implementieren.

ITM: Welche Lizenzierungstrends sehen Sie in den kommenden Jahren? Inwiefern wird sich ein einheitliches, auf Virtualisierung abgestimmtes und für den Anwender faires Lizenzmodell durchsetzen? Und wie könnte so ein Modell aussehen?
Hofmeier: Es ist sehr unwahrscheinlich, dass sich die Softwarehersteller jemals auf ein einheitliches Lizenzmodell einigen werden. Einzelne Hersteller nutzen sogar unterschiedliche Modelle innerhalb ihrer Produktlinie. Größtenteils erfolgt dies auf Bitten der Kunden selbst. Sie wollen eine Vielzahl von Lizenzmodellen. Einige Unternehmen schwören beispielsweise auf nutzungsbasierter Lizenzierung, während andere dies komplett ablehnen. Daher liegt die Heterogenität bei den Lizenzmodellen nicht nur in den Interessen der Softwarehersteller begründet – der Markt verlangt danach.