Umstieg auf IP-Telefonie

ITM: Herr Welter, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt/eingesetzt?
Fritz Welter: Eine virtuelle Telefonanlage bietet dem Mittelstand maximale Flexibilität in der Erreichbarkeit, integriert Sprach- und Datenkommunikation und ermöglicht deutliche Kostenersparnis gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Eine virtuelle Telefonanlage wächst mit dem Unternehmen, ist flexibel skalierbar und liefert viele Zusatzfunktionen für alle Ansprüche. Hohe Kosten für Anschaffung und Unterhalt einer herkömmlichen Nebenstellenanlage entfallen komplett. Diese Vorteile sind gerade für mittelständische Unternehmen sehr attraktiv.

ITM: Welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Welter: Jeder Mitarbeiter bleibt überall unter seiner Rufnummer erreichbar, egal ob der Aufenthalt gerade im Büro, im Auto, im Ausland oder im Home Office ist. Auch das Einrichten von Telefon- und Videokonferenzen ist einfach und unkompliziert. Die Wahl des Endgerätes ist frei: Der Mitarbeiter kann den Service über seinen PC, Laptop, Smartphone oder ein IP-Tisch-Telefon nutzen. Gespräche zwischen den Teilnehmern des Unternehmens und seinen Niederlassungen sind kostenlos, internationale Calls teils deutlich günstiger als aus dem „klassischen“ Festnetz. Besondere Features werden durch die Integration von Sprach- und Datenkommunikation geboten: Neben umfangreichen Telefoniefunktionen profitieren beispielsweise BluePBX-Kunden auch von Videotelefonie und Unternehmens-Chat inklusive Datenaustausch sowie Online-Fax-Versand und -Empfang.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche Anbieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Welter: Ein wichtiger Faktor ist die Sprachqualität. Hierbei spielen der Standort und die Anbindung des Datacenters eine zentrale Rolle. Stehen die Server des Anbieters in Deutschland oder werden sie im Ausland betrieben? Wichtig ist eine klar strukturierte und transparente Preisliste. Bei der Vielzahl an möglichen Features einer virtuellen Telefonanlage sollte der Anbieter für Transparenz und Übersichtlichkeit des Angebotes sorgen. Ein Basispaket mit zubuchbaren Sonderfunktionen ist kundenfreundlicher und vermeidet meist unnötige Kosten. Um die Services auch über Smartphone und Tablet nutzen zu können, ist eine zum Betriebssystem passende App elementar. Unseren Kunden steht unsere App für Android und iOS gratis zur Verfügung, die den Sprach-Codec G.729 unterstützt. Dieser sichert eine besonders gute Sprachqualität – auch bei geringer Bandbreite, beispielsweise wenn man per UMTS oder langsamem Wlan über das Smartphone oder Tablet verbunden ist. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dienste-Integration zwischen Sprache und Daten. Sind Features wie Videotelefonie, Unternehmens-Chat und Fax-Services möglich?

ITM: Welche technischen Voraussetzungen müssen Anwender erfüllen, die zukünftig auf virtuelle Telefonie setzen möchten?
Welter: Sie benötigen lediglich Internetzugang und keinen analogen oder ISDN-Anschluss mehr. Wichtig ist dabei, im Office möglichst eine Bandbreite von ca. 100 kbit/s pro laufendem Gespräch bereitzustellen. Dies wird in der Regel durch Router mit Bandbreitenmanagement oder eine separate Internetanbindung nur für Telefonie ermöglicht. Die Anlage wird für die Anwender im Rechenzentrum betrieben. VoIP-Telefone, Faxgeräte oder Softphones mit Headsets an PC, Mac und Linux verbinden sich zur zentralen, virtuellen Telefonanlage – völlig egal, ob Büro, Home Office oder unterwegs.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation/Integration einer virtuellen Telefonanlage im/ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
Welter: Wenn klar ist, wie das Nummernkonzept und die Anrufersteuerung im Unternehmen umgesetzt werden sollen, kann BluePBX die Telefonanlage für den Kunden vorkonfigurieren. Gleiches gilt auch für die Vorkonfiguration für VoIP-Telefone. Somit kann das Unternehmen selbständig die bereitgestellte Softphone-Software „Communicator“ auf den Mitarbeiterrechnern installieren oder die vorkonfigurierten VoIP-Telefone an den jeweiligen Arbeitsplätzen aufstellen. Über Servicepartner kann dieser Vorgang auch vor Ort über BluePBX beauftragt werden. Die Lösung verlangt für die Vorkonfiguration von Endgeräten eine Pauschale von 19 Euro netto zzgl. Mwst. je Endgerät. Vor-Ort-Installationen werden in einem separaten Angebot je nach Aufwand gesondert kalkuliert. Wichtig ist, dass der Kunde die virtuelle Telefonanlage stets über ein Self-Service-Portal oder vom eigenen IT-Dienstleister rund um die Uhr selbst administriert werden kann.

ITM: Was sind hierbei häufige Stolpersteine?
Welter: Häufig kommt es bei der Mitnahme von Rufnummern (Portierung) zu Verzögerungen, da eine schnelle Kündigung beim bisherigen Telefonanschlussanbieter nicht möglich ist. Auch sind manche älteren Firewall- und Router-Systeme nicht für die spezielle Nutzung mit VoIP und parallelem Surfen und E-Mailen optimiert.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Welter: Alte Nummern können einfach mitgenommen werden. Über einen Portierungsauftrag bleiben Kunden unter ihren bekannten Rufnummern weiterhin erreichbar. Eine Neuzuteilung von Rufnummern mit Wunsch-Ortsvorwahl ist z.B. bei BluePBX möglich.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Welter: Über die zugehörige Software (ein sogen. Softphone Client) können Kunden direkt am Computer mit einem Headset telefonieren oder ein VoIP-Telefon ansteuern. Wir empfehlen die Nutzung von Sennheiser-Headset und VoIP-Telefonen von z.B. Yealink, Gigaset Pro oder Grandstream. Andere SIP-fähige Endgeräte sind jedoch auch möglich.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Welter: Eine virtuelle Telefonanlage wächst mit dem Unternehmen und ist von wenigen Rufnummern bis hin zu hohem Bedarf an Anschlüssen skalierbar. Neue Mitarbeiter und zusätzliche Standorte können einfach zugebucht werden – ganz nach dem Pay-Per-Use-Prinzip. Skalierbarkeit ist generell eine große Stärke von anbieter-gehosteten virtuellen Telefonanlagen.

ITM: Welche technischen Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen/Reparaturen?
Welter: Eine permanente Internetverbindung wird zur Voraussetzung für die telefonische Erreichbarkeit. Aus diesem Grund ist ein eine Fallback-Verbindung z.B. über LTE oder eine andere physikalische Leitung zu empfehlen. Die Wartung der Telefonanlage hingegen übernimmt der Anbieter der virtuellen Telefonanlage. Hier werden die üblichen Wartungen für Server, Datenbanken und Software-Updates regelmäßig durchgeführt und betreffen den Kunden nicht.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Welter: Wichtig sind Daten- und Ausfallsicherheit: Nur eine hochperformante, redundante Anbindung ans Internet und permanentes Qualitätsmonitoring aller Services garantieren eine hohe Ausfallsicherheit. BluePBX wird in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in München betrieben und ist somit vor einem Leistungsausfall gesichert. Die Konfigurationsoberflächen der Telefonanlage sind ausschließlich über eine verschlüsselte SSL-Verbindung erreichbar. Auch die Anbindung der Endgeräte kann wahlweise per verschlüsselter SIP-Verbindung stattfinden, sofern das jeweilige Endgerät dies unterstützt.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich?
Welter: Üblicherweise erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der Teilnehmer bzw. eingesetzten Endgeräte, der gebuchten Funktionen und der verbrauchten Telefonminuten. Optional bietet bluePBX eine Deutschland Festnetz Flat an. Manche Anbieter verlangen jedoch auch zusätzliche Gebühren für die Nutzung des Softphone Clients.

ITM: Wie ist es um die Kündbarkeit bestellt?
Welter: Die Kündigungsfrist beträgt bei uns vier Wochen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwölf Monate.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Welter: Durch die Vorteile der Flexibilität, Kostenersparnis und dem größeren Leistungsumfang werden virtuelle Telefonanlagen sicherlich künftig die erste Wahl der Unternehmer sein. Hinzu kommt, dass die Deutsche Telekom darauf abzielt, bis 2018 alle Anschlüsse auf IP-basierte Anschlüsse umzustellen. Herkömmliche ISDN-Anschlüsse werden nicht weiter betrieben; langfristig sollen alle Anwender auf VoIP-Telefonie umgestellt werden. ISDN-Anschlüsse werden derzeit sogar von der Telekom aktiv gekündigt. Umso wichtiger ist es für Unternehmer, ihre Businesskommunikation jetzt schon zukunftsfähig zu gestalten.