27.04.2017 Neue Software für Sanitärgroßhändler

Ungewöhnlicher ERP-Auswahlprozess

Von: Guido Piech

Einen recht ungewöhnlichen ERP-Auswahlprozess durchlief der Haustechnikgroßhändler Bach aus dem westfälischen Lippstadt, der eine in die Jahre gekommene Green-Screen-Lösung durch eine moderne Software ablöste. Dabei schloss man sich zunächst einem Verbund von Unternehmen der gleichen Branche an, um Synergien in der Entwicklung zu schaffen, letztlich verlief das große Projekt dann aber doch im Sande. IT-Leiter Jörg Weddemann erläutert die Hintergründe.

  • „Wir mussten auf ein Standardsystem wechseln, für das wir Support erhalten und für das regelmäßig neue Features entwickelt werden.“ Jörg Weddemann

    „Wir mussten auf ein Standardsystem wechseln, für das wir Support erhalten und für das regelmäßig neue Features entwickelt werden.“ Jörg Weddemann

  • IT-Leiter Jörg Weddemann war verantwortlich für die Einführung einer modernen ERP-Software.

    IT-Leiter Jörg Weddemann war verantwortlich für die Einführung einer modernen ERP-Software.

  • „Wir möchten möglichst viele Prozesse aus der zentralen Software anstoßen. Das klappt nicht immer, aber wir wollen nicht zu viele parallele Produkte bedienen.“ Jörg Weddemann

    „Wir möchten möglichst viele Prozesse aus der zentralen Software anstoßen. Das klappt nicht immer, aber wir wollen nicht zu viele parallele Produkte bedienen.“ Jörg Weddemann

  • „Wir mussten auf ein Standardsystem wechseln, für das wir Support erhalten und für das regelmäßig neue Features entwickelt werden.“ Jörg Weddemann

    „Wir mussten auf ein Standardsystem wechseln, für das wir Support erhalten und für das regelmäßig neue Features entwickelt werden.“ Jörg Weddemann

  • „Eine unserer Besonderheiten im Vergleich zu vielen anderen Großhändlern ist das fehlende Zentrallager.“  Jörg Weddemann

    „Eine unserer Besonderheiten im Vergleich zu vielen anderen Großhändlern ist das fehlende Zentrallager.“ Jörg Weddemann

  • „Wollten wir früher zusätzliche Features einbauen, mussten wir jede Maske ansprechen. Heute ist die Hinzunahme eines Feldes Sache einer halben Stunde.“ Jörg Weddemann

    „Wollten wir früher zusätzliche Features einbauen, mussten wir jede Maske ansprechen. Heute ist die Hinzunahme eines Feldes Sache einer halben Stunde.“ Jörg Weddemann

ITM: Herr Weddemann, wie lange sind Sie schon im Unternehmen und was ist Ihr beruflicher Hintergrund?
Jörg Weddemann:
Ich bin insgesamt seit 22 Jahren im Unternehmen, in der Funktion als IT-Leiter seit mittlerweile acht Jahren. Studiert habe ich Technische Informatik im Rahmen eines dualen Studiengangs, den ich Anfang der 1990er bei Nixdorf in Paderborn begonnen hatte. Nach dem Abschluss des Studiums arbeitete ich dort ein weiteres halbes Jahr und wechselte anschließend zu Bach.

ITM: Wie sah die IT-Landschaft zu der Zeit aus?
Weddemann:
Damals hatten wir einen Mainframe im Einsatz, und zwar Bull DPS6000 mit dem Betriebssystem GCOS6. Die IT-Abteilung verfügte gerade einmal über drei PCs. Eine meiner Aufgaben war zunächst der Aufbau der PC-Netzwerke. Irgendwann stieg ich dann zwangsläufig auch in die ERP-Welt ein.

ITM: Wie sah es software-seitig aus?
Weddemann:
Meine beiden damaligen Kollegen hatten eine komplette Warenwirtschaft unter Cobol entwickelt. Sie hatten ab Mitte der 70er begonnen und die Software bis Ende der 90er stetig weiterentwickelt und erweitert. Mit dem Jahrtausendwechsel vor der Brust war klar, dass eine Renovierung anstand. Für die PCs war der Wechsel ja nicht wirklich gravierend, das Warenwirtschaftssystem hätte den Wechsel jedoch nicht mehr mitgemacht.

ITM: Sind Sie zu diesem Zeitpunkt von der selbstgeschriebenen Software auf ein kommerzielles Produkt umgestiegen?
Weddemann:
Ja, wir führten die Software eines Anbieters ein, der sich auf den Großhandel fokussiert hatte und einige bekannte Kunden vorweisen konnte. Mit dieser Lösung fuhren wir lange gut, vor allem deshalb, weil weiterhin die Möglichkeit bestand, Funktionalitäten selbst zu programmieren und zu entwickeln – mit allen Vor- und Nachteilen. Denn wir waren einerseits immer sehr flexibel, andererseits hatten wir uns dadurch natürlich zunehmend vom Standard entfernt, sodass jeder Release-Wechsel im Grunde eine Neueinführung war.

ITM: Diese Software wurde in jüngerer Vergangenheit abgelöst?
Weddemann:
Richtig. Die eigentliche Intention war die Einführung einer grafischen Oberfläche. Die bot unser Altsystem zwar auch, es gab jedoch in der fraglichen Version einige Probleme, woraufhin wir auf das nächste Release vertröstet wurden. Da es aber aufgrund der erwähnten Eigenprogrammierungen eh fast eine Neueinführung geworden wäre, stellte sich die grundsätzliche Frage, ob die Software strategisch noch die richtige für uns wäre.

ITM: Vor diesem Umstieg arbeiteten Sie noch auf Green Screens?
Weddemann:
Ja, bis zum Umstieg auf die ERP-Software Enventa von Nissen & Velten im April 2016 arbeiteten wir in der Tat mittels Terminalemulation. Viele Großhändler tun dies im Übrigen immer noch. Ein Grund dafür könnte sein, dass die Sachbearbeiter Datensätze via Textoberfläche sehr schnell erfassen können. Dies haben wir auch festgestellt, weswegen wir uns nach der Umstellung diesem Kritikpunkt auch stellen mussten. Die Datenerfassung dauerte zumindest direkt nach der Umstellung ein wenig länger. Wahrscheinlich ist es meist aber nur eine Sache der Gewöhnung.

Die Hermann Bach GmbH & Co. KG ...
... mit Sitz im westfälischen Lippstadt ist ein seit über 100 Jahren bestehendes, mittelständisches Handelsunternehmen für Baustoffe, Fliesen, Heizungs- und Sanitärprodukte und beschäftigt derzeit rund 500 Mitarbeiter, davon 40 Mitarbeiter im Außendienst. An zehn der insgesamt 30 Standorte unterhält Bach dabei attraktive Bad- und Fliesenausstellungen. 70 eigene Lkw sorgen für die tägliche Belieferung der Kunden und für den unternehmensinternen Warenaustausch.

ITM: Wie viele Mitarbeiter arbeiten heute mit dem neuen System und wie ist die generelle Resonanz nach knapp einem Jahr?
Weddemann:
Es arbeiten gut 350 Mitarbeiter verteilt über 30 Standorte mit dem System. Letztes Jahr war es aufgrund der Umstellung zugebenermaßen anstrengend, sowohl für die IT als auch für die Mitarbeiter. Wir haben auch Kritik einstecken müssen. Gerade letzte Woche jedoch haben wir noch einmal die Niederlassungen besucht und gehört, dass die Mitarbeiter immer besser mit dem System zurechtkommen. Denn natürlich sind mit der grafischen Oberfläche nun Dinge möglich, die vorher undenkbar waren.

ITM: Welche Vorteile sehen die Mitarbeiter mittlerweile?
Weddemann:
Wir können jetzt viel schneller in andere Aufgaben- und Themenbereiche verzweigen. Vorher war dies um einiges umständlicher, wobei wir auch unter der alten Software schon vier verschiedene Tasks aufmachen konnten. Aber dort musste man immer wieder aus den Menüs heraus. Das Wechseln zwischen Fenstern ist inzwischen viel einfacher. Wobei die Task-Funktionalität nützlich war, weil man Preisinformationen im Kundentelefonat schnell erfassen und ebenso schnell wieder in das eigentlich zuvor bearbeitete Angebot zurückkonnte. Dies ist im Übrigen eine Funktionalität, die wir in der neuen Software bis zu einem gewissen Grad haben nachbauen lassen.

ITM: Wie häufig kommt dies vor?
Weddemann:
Bei uns können die Mitarbeiter nicht stundenlang in Ruhe an einem Angebot arbeiten, weil parallel immer wieder Kundenanfragen hineinkommen. Dann muss man die Möglichkeit haben, relativ schnell hin- und her zu springen. Wenn wir dann, wie es geplant ist, zusätzlich Produktbilder ins System integrieren, erwarte ich eine ganze Reihe weiterer Vorteile, weil die Mitarbeiter gleich sehen können, wie ein Artikel beschaffen ist.

ITM: Was sprach letztlich für Ihre jetzige Software? Es waren ja sicherlich mehrere Software-Produkte in der Auswahl.
Weddemann:
Ja und nein, das ist eine etwas längere Geschichte. Um es gleich vorwegzusagen: Es war nicht die klassische Produktauswahl. Hinsichtlich unserer ASCII-Software wussten wir bereits seit 2008/09, dass wir uns mittelfristig anders orientieren müssten. Zum damaligen Zeitpunkt verspürten wir allerdings noch nicht den ganz großen Druck.

ITM: Warum mussten Sie sich neu orientieren?
Weddemann:
Unser alter Anbieter hatte sich immer weiter vom Haustechnikgroßhandel entfernt. Man hatte offenbar ein großes Projekt im filialisierten Lebensmitteleinzelhandel gewonnen, wodurch die Produktentwicklung in unsere Richtung merklich stockte. Folglich hätten wir sämtliche Programmierarbeiten und Anpassungen selbst übernehmen müssen, was mit unserer kleinen IT-Mannschaft von fünf Mann schwerlich möglich gewesen wäre.

Eigentlich reicht diese Mannstärke für unsere Firmengröße, nicht aber, wenn fast ausschließlich entwickelt werden muss. Daher war klar, dass wir handeln und auf ein Standardsystem wechseln mussten, für das wir Support erhalten und für das regelmäßig neue Features entwickelt werden. Denn unsere Branche stellt stetig neue Anforderungen, z.B. hinsichtlich Schnittstellen. Diese versuchten wir früher immer selbst zu programmieren, manchmal war dies jedoch nicht oder nur mit viel Aufwand möglich. Wir konnten aus der Software nicht einmal ohne Weiteres E-Mails versenden.

ITM: Alleine das muss doch schon eine Verbesserung sein, die allgemein Anklang findet.
Weddemann:
Sicherlich. Jetzt können wir auch Rechnungen per Mail versenden, was vorher nur sehr aufwendig mit Zusatz-Software funktioniert hätte. Unser Bestreben ist immer, aus der zentralen Software möglichst viele Prozesse anzustoßen. Das klappt natürlich nicht immer, aber wir wollen nicht zu viele Software-Produkte nebeneinander bedienen.

ITM: Sie sagten, der Auswahlprozess sei eher untypisch verlaufen. Inwiefern? Welche ERP-Anbieter standen zur Wahl?
Weddemann:
Die klassischen Anbieter der SHK-Branche sind SAP, GWS aus Münster mit dem Produkt Gevis und Unitrade aus Paderborn. Weil wir neben dem Haustechnikgroßhandel auch Baustoffe und Fliesen vertreiben, kamen zwei weitere Geschäftsfelder hinzu. Mit den drei genannten Anbietern haben wir uns im Laufe der Jahre immer wieder einmal beschäftigt – nicht sonderlich intensiv, aber grundsätzlich kannten wir den Markt. Anfang 2010 erhielten wir bzw. die Unterorganisation unseres Einkaufsverbandes dann eine Anfrage, ob wir uns nicht in ein branchenweites Software-Projekt einklinken wollten.

Unser Verband stand in Kontakt zu zwei weiteren Verbänden mit jeweils acht Großhändlern, die ähnlich aufgestellt sind wie wir.  Diese beiden Verbände hatten zusammen mit einem externen Berater bereits ein Pflichtenheft erstellt und eine Software-Auswahl getroffen. Die drei oben genannten Anbieter waren neben Nissen & Velten in dem Vergleich vertreten, wobei Letztere als Sieger hervorgegangen waren. Zusammen mit den anderen sieben Firmen unseres Einkaufsverbandes sind wir dann in dieses Projekt eingestiegen. Da wir die Auswahlkriterien nach der Begutachtung der Software nachvollziehen konnten, fiel recht bald die Entscheidung, die Software von Nissen & Velten bei uns implementieren zu wollen – trotz des Wissens darum, dass zusätzliche Funktionalitäten für uns Hinzuprogrammiert werden mussten.

ITM: Wie sind Sie konkret vorgegangen?
Weddemann:
Es wurde ein gemeinschaftliches Projekt aufgesetzt, um diese fehlenden Funktionalitäten zu ergänzen. Diesem Projekt schlossen wir uns an. Die anderen beteiligten Unternehmen, von denen die meisten allerdings deutlich kleiner sind als wir, hatten noch weitergehende Vorstellungen, beispielsweise hinsichtlich gemeinsamen Hostings. Das kam für uns nicht infrage, wir wollten eigentlich nur die gemeinsame Entwicklung der drei Verbände nutzen und dann implementieren.

Genau das haben wir auch gemacht: Wir haben drei Jahre lang mitgearbeitet und die Software mit weiterentwickelt. Der Vorteil war dabei, dass wir die Entwicklungskosten durch 24 teilen konnten.

ITM: 24 Unternehmen unter einen Hut zu bekommen, stelle ich mir dennoch schwierig vor ...
Weddemann:
Es war nicht immer einfach. Manchmal hatte man den Eindruck, dass Dinge partout in eine bestimmte Richtung gelenkt werden sollten. In der Workshop-Phase lief es eigentlich noch ganz gut, es wurden viele gute Ideen entwickelt. Dann aber wurde es schwierig.

Es gab ursprünglich ein festes Datum für die Implementierung der Software bei einem ersten Unternehmen. Dieser Termin wurde jedoch immer wieder verschoben, um weitere Funktionalitäten hinzuzufügen. Es gab niemanden, der einen klaren Schnitt gemacht und gesagt hätte, dass man irgendwann auch einmal starten muss. Stattdessen verschob sich der Projektstart immer wieder. Letztlich scheiterte das Projekt an seiner anfangs angestrebten Größenordnung. Nun hatten wir uns aber zweieinhalb Jahre lang mit dieser Software beschäftigt und sie für gut befunden.

Aus dem ursprünglichen großen Verbund der Unternehmen hat eine weitere Firma auf Nissen & Velten umgestellt. Ein drittes Unternehmen wird dies künftig ebenfalls tun.

ITM: Laut Plan hätten 24 Unternehmen die gleiche Software einsetzen sollen: Wie hätten sich die Großhändler noch unterschieden?
Weddemann:
Das war die ursprüngliche Vision einiger projektbeteiligter Unternehmen. Diese Vision ist gescheitert.

ITM: Dennoch: Es hätten alle dieselbe Software gehabt.
Weddemann:
Unsere Vorstellung war das sowieso nie. Wie gesagt wollten andere Projektteilnehmer ja zusätzlich zu der Implementierung der gemeinsamen Software diese auch noch gemeinsam hosten. Verständlich vielleicht, dass auch die kleineren Unternehmen mit ca. 80 Arbeitsplätzen und 35 Mio. Euro Umsatz Synergien nutzen wollten. Denn die können sich natürlich eine solche IT-Mannschaft wie unsere nicht leisten und wollten einen bezahlbaren Standard. Schon in den Workshops zeigte sich aber, dass die Unternehmen gleiche Funktionalitäten völlig verschieden nutzen wollten, sodass doch diverse Varianten programmiert wurden, wodurch die ursprüngliche Idee mehr und mehr abhanden kam.

ITM: Zum Thema Lastenheft: Dessen Einhaltung ist ja als Einzelunternehmen schon schwierig, geschweige denn als Handelsverbund ...
Weddemann:
Wir haben uns das Lastenheft angeschaut, als feststand, dass wir in das Projekt einsteigen. Für uns war wichtig, dass wir mit den groben Zielen übereinstimmen. In der Diskussion mit den Projektmitarbeitern von Nissen & Velten zeigte sich in einigen Fällen, dass der Weg ein anderer sein muss als im Lastenheft. Wir sind in meinen Augen relativ pragmatisch vorgegangen und haben auf lange Detail-Workshops verzichtet. Stattdessen haben wir mit den Schnittstellen begonnen, haben erste Erfahrungen mit der Umstellung der Fibu gemacht und die Lehren daraus gezogen. Die grobe Richtung war vorgegeben, im Bedarfsfall konnten wir jedoch relativ schnell auch andere Wege einschlagen.

ITM: Wie viel Eigenprogrammierung haben Sie denn an der neuen Software vorgenommen?
Weddemann:
Wir haben noch eine Menge Funktionalität selbst hineingebracht. Das Projekt hätte auch gut und gerne noch ein, zwei Jahre länger laufen können, weil im Bereich Baustoffe und Fliesen verständlicherweise in dem Verbundprojekt nichts passiert war. Gerade dort hatten wir allerdings eigene Anforderungen, wie beispielsweise eine Mustertafelverwaltung.

ITM: Die neue ERP-Software ist jetzt unternehmensweit eingeführt?
Weddemann:
Ja, komplett, für alle Sparten an allen unseren Standorten, die grob auf einer Ost-West-Schiene mit dem westlichsten Punkt in Beckum und dem östlichsten in Halle an der Saale liegen. Lippstadt ist der Hauptstandort, zudem haben wir in Göttingen, Nordhausen, Eisleben, Boffzen und Bernburg fünf große Standorte sowie einige mittelgroße Läger mit eigenen Ausstellungen. Daneben gibt es eine ganze Reihe kleiner Abholläger.

ITM: Und IT-seitig laufen in der Zentrale die Fäden zusammen?
Weddemann:
Richtig, die IT steuern wir zentral von Lippstadt aus. Wir betreiben auf dem Gelände zwei Rechenzentren. Die Datenbank läuft auf einer Bull Escala, also einer AIX-Maschine, was von den Lizenzkosten her für uns am interessantesten war. Oracle wäre im Vergleich deutlich teurer gewesen.

Mit unserem Datenbank-Server holen wir aus relativ wenigen Kernen recht viel Performance heraus. Auf allen weiteren Bullion-Maschinen sind virtuelle Windows-Maschinen installiert, alle Server werden in zwei Rechenzentren auf dem Gelände gespiegelt.

ITM: Wie lange dauerte die Implementierung der ERP-Software?
Weddemann:
2013 endete das gemeinsame Projekt, die Vorarbeit war aber ja bereits gemacht. Wir kannten die Software inzwischen sehr gut und wussten, dass es für uns funktionieren würde. Auch die Konditionen konnten wir übernehmen.

Im Sommer 2013 wurde der Vertrag unterzeichnet, im Mai 2014 wollten wir die Finanzbuchhaltung als Pilotprojekt einführen, um zu wissen, worauf wir z.B. bezüglich Schnittstellen achten müssen. Ursprünglich wollten wir dann im Februar 2015 komplett auf Enventa umstellen, inklusive Warenwirtschaft. Mit der Fibu hatten wir allerdings bereits drei Monate Verzug aufgrund interner Gegebenheiten. Damit war klar, dass wir den anderen Termin ebenfalls nicht halten konnten, sodass wir diesen bewusst um ein Jahr auf Februar 2016 verschoben, weil wir nicht im letzten Quartal, das traditionell unser umsatzstärkstes ist, umstellen wollten.

ITM: Haben Sie alte und neue Software im Parallelbetrieb gefahren?
Weddemenn:
Im Zuge der Fibu-Umstellung haben wir sämtliche fakturierten Rechnungen für anderthalb Jahre übergeben, sodass die Fibu auf Enventa und die Warenwirtschaft noch im Altsystem lief. Dann aber haben wir zum Stichtag komplett umgestellt und keinen Parallelbetrieb aufgenommen. Denn das wäre zu komplex gewesen. Wir konnten auch nicht mit einzelnen Standorten starten, weil die Mitarbeiter häufig auf die anderen Läger zugreifen.

Eine unserer Besonderheiten im Vergleich zu vielen anderen Großhändlern ist das fehlende Zentrallager. Stattdessen führen die fünf größeren Standorte als Schwerpunktläger bis zu einem gewissen Grad jede Ware. Jeder Mitarbeiter muss auf sie zugreifen können. In diesem Zuge wird relativ viel über den internen Warenverkehr hin und her transferiert. Da die Standorte weit verstreut sind, hat sich ein Zentrallager für uns noch nicht wirklich gerechnet.

ITM: Was anspruchsvoll für die Logistik ist ...
Weddemann:
... und auch für die Software. Umlagerungen sind nicht ohne, weil sie natürlich möglichst automatisiert ablaufen sollen.

ITM: An dieser Stelle müssen doch mit einer modernen Software deutliche Verbesserungen im Vergleich zu vorher sichtbar werden?
Weddemann:
Wir hatten zwar schon in unsere Eigenentwicklung sehr viel Funktionalität integriert, trotzdem geht es jetzt schneller. Nebenbei waren solche Individualisierungen der Grund, warum wir nicht mehr release-fähig waren. Im neuen ERP-System ändert man nun lediglich die Bezugslage, der Rest läuft im Hintergrund automatisch. Keine Frage: Hier sind wir natürlich jetzt schneller. Das Springen zwischen Masken und Eingabefeldern entfällt.

ITM: Wie weit haben Sie sich denn vom Standard entfernt, oder anders gefragt: Wie aufwendig wird der nächste Release-Wechsel?
Weddemann:
Wir achten sehr genau darauf, dass wir nicht wieder zu stark in Richtung Individualisierung tendieren. Auf der anderen Seite ist die Architektur der ERP-Software sehr anwenderfreundlich. Es gibt neben den Standard-Branchenpaketen ein sogenanntes Cons-Package, das vom Anbieter programmiert und gewartet wird und das beim Release-Wechsel vom Anbieter abgedeckt wird. Alles, was an Individualisierung darüber hinausgeht, trägt den Namen Kunden-Package und liegt in unserer Verantwortung.

ITM: Haben Sie denn auch dort schon individualisiert?
Weddemann:
Ja, dennoch achten wir wie gesagt sehr genau darauf, dass es nicht zu viele Anpassungen werden. In unserer Größenordnung geht es in meinen Augen jedoch nicht anders. Wir sind eben nicht einfach Standard. Wir haben uns aber lange nicht so weit vom Standard entfernt wie bei unserer alten Software. Das wird auch so bleiben. Einer unserer Mitarbeiter programmiert in Randbereichen, wir wollen nicht mehr tief in die Abläufe eingreifen.

ITM: Ist dieses Kunden-Package so etwas wie ein angedocktes Modul?
Weddemann:
In das Kunden-Package lassen sich sämtliche gewünschten Features integrieren. Bezüglich Release-Wechsel erwarten wir aufgrund der Software-Architektur keine Schwierigkeiten.

Die Architektur war übrigens ein entscheidender Grund für die Entscheidung für Nissen & Velten. Aufgrund ihrer Objektorientierung ist sie eine der modernsten Software-Lösungen, die für unsere Branche zur Verfügung stehen. Auch die verschiedenen Programmierschichten sind komfortabel.

Wenn wir früher eine gewisse Funktionalität einbauen wollten, mussten wir jede Maske einzeln ansprechen. Das war oft nicht einmal mehr Logik, sondern stupides, wochenlanges Abarbeiten. Heute ist die Hinzunahme eines Feldes Sache einer halben Stunde.

ITM: Wo stehen Sie derzeit, wenn Sie Ihr ERP-System betrachten?
Weddemann:
Fertig werden wir wahrscheinlich nie. Es wird wie in der Vergangenheit immer neue Anforderungen geben. Einige größere Projekte haben wir noch vor der Brust, beispielsweise die Emballagen- und Palettenverwaltung.

ITM: Stehen Sie im Austausch mit anderen Kunden des ERP-Anbieters, ähnlich wie im Rahmen der Verbundauswahl?
Weddemann:
Wir stehen mit einer Kollegenfirma in Kontakt und haben auch in der Entwicklungszeit bereits Synergien genutzt, wenn wir wussten, dass Anpassungen für beide interessant wären. Wir nutzen z.B. beide den gleichen Online-Shop, diesbezüglich haben wir uns kurzgeschlossen – teilweise initiiert durch Nissen & Velten, wodurch wir die Entwicklungskosten teilen konnten.

Wir haben grundsätzlich Kontakt zu den Unternehmen in unseren Verbünden und Einkaufskooperationen. Im Baustoffbereich stehen wir mittlerweile mit zwei weiteren Großhändlern in Verbindung. Der eine hat gerade Nissen & Velten eingeführt, der andere wird das System Anfang 2018 einführen. Die jeweiligen Verantwortlichen waren kürzlich hier und haben sich einige Features angeschaut.

ITM: Sie sprachen den Online-Handel an: Wie viel Prozent Ihres Geschäftes machen Sie ungefähr über das Web?
Weddemann:
Zu wenig. Die Steigerung des Online-Umsatzes ist aber ganz klar eines unserer vorrangigen Ziele. Angepeilt ist ein Prozentsatz, wie ihn andere Großhändler bereits machen.

Wir haben kürzlich eine Projektgruppe gegründet, die ein Konzept entwerfen soll, wie wir uns im Web künftig aufstellen. An der Stelle sind wir wiederum mit der Kollegenfirma im Gespräch, um eventuell erneut zu kooperieren. Im Online-Bereich werden wir unsere Aktivitäten in den kommenden ein, zwei Jahren definitiv ausweiten, sowohl technisch als auch vertriebsseitig.

ITM: Wie ist bei Enventa die mobile Anbindung geregelt? Einerseits im Lager selbst, andererseits im Vertrieb?
Weddemann:
Das Thema Vertreteranbindung streben wir an. Nissen &
Velten bietet dort über eine Partnerfirma eine Außendienst-App an. Eine mobile Anbindung des Außendienstes fehlt uns bis dato komplett, sie wäre im Altsystem auch gar nicht möglich gewesen. Ab Ende des Jahres wollen wir die Vertriebler mit den aktuellen Kundeninformationen auf mobilen Endgeräten ausstatten.

In den Lägern haben wir zurzeit noch kein Lagerverwaltungssystem (LVS). In dem großen Verbundprojekt war damals geplant, bei allen Projektteilnehmern sofort ein LVS einzuführen. Das haben wir bewusst nicht gemacht, weil es die Mitarbeiter parallel zur ERP-Umstellung unserer Meinung nach überfordert hätte.
Vor einer solchen Einführung müssten wir in unseren Lägern zudem Übergabezonen und Platz schaffen. Und den haben wir derzeit nicht, die Läger sind voll. Sollten wir doch einmal ein Zentrallager errichten, könnten wir dort ein LVS einführen. Zum Funktionsumfang des ERP-Systems zählt ein LVS-Modul mit Scanner-Anbindung.

Seit April haben wir einen Mitarbeiter, der sich vorrangig um die Logistik kümmern soll: sowohl um die Umlagerungs- als auch um die Lagerlogistik. Zusammen mit diesem Mitarbeiter müssen wir dann gegebenenfalls eine Strategie zur Einführung entwickeln. Für die Bestandsgenauigkeit ist es in jedem Fall besser; ob man die Prozesse beschleunigt, ist noch die Frage. Die Inventur würde definitiv einfacher, weil man eine permanente Inventur durchführen kann.

ITM: Inwieweit arbeiten Sie mit Prognosen und Business Intelligence?
Weddemann:
Wir konnten im Controlling selbst im Altsystem schon viele brauchbare Zahlen extrahieren. Ein Controller hat diese semicolon-separierten Dateien mit Excel verarbeitet und ausgewertet – mit dem Nachteil, dass ein Ausfall des Mitarbeiters problematisch geworden wäre.

Wir haben jetzt das Management-Informations-System von Enventa implementiert, was im Prinzip ein „Cube“ ist, den wir im Verkauf bereits ausgiebig nutzen. Die Bereiche Lager, Einkauf und Finanzen bauen wir zudem sukzessive auf. Heute greifen wir per Excel direkt auf diesen Cube zu und erhalten sofort aktuelle Zahlen. Über im System hinterlegte Standardabfragen kann jeder berechtigte Mitarbeiter die für ihn relevanten Zahlen herausziehen.

In dem Zusammenhang ist auch die Funktionalität „Zoom“ erwähnenswert. Vormals mussten wir ständig Listen erstellen, in denen nicht gelieferte Aufträge, kritische Termine oder ungültig gewordene Angebote aufgeführt waren. Für diese Fälle gibt es unter Enventa neben einer Wiedervorlage das erwähnte „Zoom“, das jedem Mitarbeiter auf dem Startbildschirm seine dringlichen Aufgaben angezeigt. Somit müssen die Mitarbeiter nicht im System nach wichtigen Informationen suchen, sondern erhalten sie automatisch.

ITM: Wie behandeln Sie das Thema CRM? Steht beim Anruf eines Kunden dessen gesamte Historie auf einen Blick bereit?
Weddemann:
So etwas hatten wir bislang gar nicht, damit wollen wir aber jetzt beginnen. Enventa jedenfalls bietet alle entsprechenden Möglichkeiten. Dies ist jedoch auch eines der nachgelagerten Themen.

ITM: Stellen Sie Partnern oder Großkunden auch Daten bereit?
Weddemann:
Die Anbindung an Lieferanten läuft bislang klassisch über EDIFACT, den direkten Zugriff für Kunden oder Lieferanten bieten wir noch nicht. Das könnte ein Thema werden bei Unternehmen, mit denen wir Lageraustausch betreiben, denn Cross-Company-Funktionalität bietet unser ERP-System.

ITM: Abschließend gefragt: Wie bewerten Sie als jemand mit 20 Jahren IT-Erfahrung solche großen Schlagworte wie Digitale Transformation, Big Data und Industrie 4.0?
Weddemann:
Viele dieser Begriffe sind neue Namen für Dinge, die wir bereits seit Langem machen. Ich sehe, dass sich im Zuge dieser Entwicklung immer mehr Prozesse weitreichend automatisieren. Daher müssen wir auch unser Online-Angebot verbessern. Denn wenn ein Kunde seinen Auftrag  im Online-Shop einstellt, sollte sich in der Folge eigentlich kein Mitarbeiter mehr darum kümmern müssen. Vielmehr sollte der Kunde automatisiert Rückmeldung erhalten, ob vielleicht Ware fehlt und wie lange die Abwicklung dauert. Das Ziel ist es in der Tat, solche Prozesse weiter zu automatisieren. Daran arbeiten wir intensiv.

 

 

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