03.09.2014 Fax-over-IP

Unified-Communications-Lösung inklusive Fax?

Von: Stephan Leschke

E-Mail, Social Media, Videochat oder De-Mail: Mittelständische Unternehmen kommunizieren auf vielen Kanälen. Doch was ist eigentlich mit etablierten Ausgabeformaten wie dem Fax?

In Verbindung mit einer UC-Lösung bearbeitet der Anwender jedes ein- und ausgehende Fax so einfach und schnell wie eine E-Mail.

Kleine und mittelständische Unternehmen fungieren als wichtiges Standbein der deutschen Wirtschaft, die sich auch im internationalen Wettbewerb erfolgreich behaupten. Doch die Konkurrenz schläft nicht. Die Unternehmen müssen schnell und flexibel auf neue Marktanforderungen reagieren – Voraussetzung dafür sind effiziente Prozesse.

Ein Hebel für höhere Effizienz ist die Unternehmenskommunikation: Viele Betriebe verwenden veraltete Technik, vor allem hinsichtlich ihrer TK-Anlage: Häufig wächst sie durch Zukäufe mit, die hohen Kosten für Endgeräte und lange Wartungsverträge erschweren eine Migration auf moderne, IP-basierte Kommunikation. Dabei wäre diese bei vielen Unternehmen dringend nötig: Die ISDN-Technik wird laut Telekom immer störanfälliger und wartungsintensiver. Instabilität, Ausfälle und Umsatzeinbußen sind die Folge. 2018 soll ISDN sogar ganz eingestellt werden. IP-basierte Lösungen sind hingegen zukunftsfähig, senken Kosten und erlauben UC-Konzepte in vollem Umfang.

Schlanke Prozesse gefordert

Generell gilt eine IP-Infrastruktur als überaus kosteneffizient: Der Unterhalt veralteter Hardware mit vergleichbarem Funktionsumfang sowie die Bereitstellung einer Stromversorgung für die Teilnehmerapparate – und anderer Endgeräte – ist wesentlich teurer. Von daher können sich Mittelständler von einer mittels flexibler UC-Lösungen integrierten Kommunikation einiges versprechen. Denn diese Lösungen vereinheitlichen diverse Kommunikationskanäle in einer Anwendung. E-Mail-Systeme wie Microsoft Exchange bilden dabei meist die Plattform, auf der Telefonie, Präsenzanzeige und Messaging zusammenlaufen. So kommen Fax, SMS und Voicemail auf derselben Anwenderoberfläche an wie E-Mails oder Instant Messages.

Nach wie vor nutzen viele mittelständische Unternehmen auch noch Fax: Sie verschicken damit Bestellungen, Stornierungen oder Belege virenfrei, verbindlich, rechtssicher und compliance-konform. In Verbindung mit einer UC-Lösung bearbeitet der Anwender dabei jedes ein- und ausgehende Fax so einfach und schnell wie eine E-Mail. Als UC-Bestandteil kann die Fax-Kommunikation sowohl in der Groupware als auch ins ERP-System integriert sein. Auch das nahende Ende des ISDN-Netzes beeinträchtigt diese Technologie nicht: UC-Lösungen etwa von Ferrari Electronic bieten Fax-over-IP und übermitteln Faxnachrichten aus virtuellen Umgebungen wie der Cloud ebenso ausfallsicher wie über eine lokale Infrastruktur. Nicht zuletzt können die Mitarbeiter – abhängig von der gewählten UC-Lösung – auch Videogegensprechanlagen oder analoge Endgeräte direkt am Computer bedienen.