Vertrauliche Kommunikation über Mobilgeräte

Viele gängige mobile Kommunikationsmittel wie Whatsapp und Skype werden häufig genutzt, weil sie leicht zugänglich und einfach zu bedienen sind. Obwohl allgemein bekannt ist, dass die meisten in punkto Sicherheit begrenzt sind, wird wenig darüber nachgedacht, ob andere Anwendungen nicht einen professionelleren Service bei gleichem Nutzungsverhalten bieten können. Nur dann lohnt sich die Anwendung für den Geschäftsbetrieb und ist risikofrei.

Erstes Standbein: E-Mail-Verkehr

Bei einer geschäftstauglichen App für die E-Mail-Kommunikation muss vor allem darauf geachtet werden, dass die Nachricht als verschlüsselte Datei empfangen wird – und auch während des Versands durchgängig verschlüsselt bleibt. Denn Mobilgeräte, die auf ein öffentliches WLAN beispielsweise während Geschäftsreisen in Hotels oder an Flughäfen zugreifen, sind vor Hackerattacken per se schlecht geschützt.

Von Vorteil ist darüber hinaus, wenn der Anwender kaum Aufwand hat, um Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, und seine E-Mail-Nachrichten wie gewohnt über seine bestehende E-Mail-Adresse versenden kann. Das ist der Komfort, den er erwartet. Einige Apps wie beispielsweise Regimail der Regify-Gruppe bieten als erweiterte Funktion eine Lese- und Empfangsbestätigung bei jeder versendeten Nachricht an. Damit werden Vertraulichkeit und Verbindlichkeit gewährleistet – der Absender hat einen eindeutigen Nachweis, dass die Informationen sicher angekommen und zur Kenntnis genommen wurden. Das schafft Klarheit in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.

Zweites Standbein: Chat-Kommunikation

Welche Features muss ein Chat-Service für den professionellen Gebrauch aufweisen? Angenommen, ein Bankkunde möchte einen Live-Chat mit seinem Bankberater führen; dazu benötigt er einen verschlüsselten, datenschutzkonformen Chatroom mit der Möglichkeit, Vereinbarungen zu treffen und zu dokumentieren. Um Angebote, Preislisten, AGBs etc. während des Chats besprechen zu können, ist eine Dokumenten-Upload-Funktion unabdingbar. Was nun, wenn tatsächlich im Dialog ein Vertrag abgeschlossen werden soll – wie kann dies rechtsgültig durchgeführt werden? Notwendig ist ein nachweisbarer Beleg für den Chat. Der Chat-Service muss für diesen Zweck eine Protokollfunktion haben, die von einer unabhängigen vertrauenswürdigen Partei geleistet wird. Selbstverständlich muss das zertifizierte Protokoll nach der Online-Besprechung allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Versicherer bieten ihren Kunden bereits Live-Chats an, um Fragen zu bestehenden und möglichen neuen Versicherungen zu klären. Auch für viele andere Bereiche scheint dieser Kommunikationsweg geeignet. Viele Chatrooms sind über den Browser zugänglich. Durch den Einsatz der App Regichat können die per E-Mail oder SMS eingeladenen Gesprächspartner ein Zugangspasswort zum Chatroom erhalten, was eine einfache Nutzung und Sicherheit gleichermaßen verspricht.

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto