Videokonferenzen als Service

Videokonferenzen waren bis vor wenigen Jahren teilweise noch sehr exklusive Veranstaltungen, für die man sich in einen speziell ausgestatteten und teuren Konferenzraum begeben musste. Sie waren daher vor allem dem oberen Management an größeren Standorten vorbehalten. In der heutigen Geschäftswelt besteht jedoch immer häufiger die Notwendigkeit, viele Mitarbeitern in unterschiedlichen Funktionen schnell und unkompliziert in Videokonferenzen einzubeziehen, wo immer sie sich gerade befinden. Dafür werden komplexe Video-Infrastrukturen für das Bridging zwischen den einzelnen Endpunkten benötigt, die Unternehmen oftmals nicht selbst vorhalten wollen oder können. Hier können Cloud-Services eine eigene Infrastruktur ersetzen oder ergänzen und darüber hinaus neue Einsatzmöglichkeiten eröffnen.

Bei der Einführung von Videokonferenztechnik gibt es grundsätzlich drei verschiedene Ansätze, die jeweils Vor- und Nachteile besitzen: Man kann eigenes Equipment anschaffen und selbst betreiben, man kann selbst in die Technik investieren, sie aber von einem spezialisierten Serviceprovider betreiben lassen. Oder man setzt auf ein reines Servicemodell in der Cloud. Der traditionelle Ansatz besteht darin, die erforderlichen Endgeräte sowie die Video-Infrastruktur bestehend aus Multipoint Control Unit (MCU) und Gatekeeper von Herstellern wie Cisco, Polycom oder Radvision zu kaufen und selbst zu betreiben. Dieser Ansatz erfordert nicht nur entsprechende Investitionen, sondern birgt auch die Notwendigkeit, rund um die Uhr qualifiziertes Personal für Betrieb und Support vorzuhalten. Dafür ist er der sicherste und bietet die vollständige Kontrolle über die gesamte Videokonferenztechnik, da im laufenden Betrieb keine Fremdfirmen eingebunden sind.

Die fortlaufenden Investitionen in das für den Betrieb und den technischen Support erforderliche Personal kann man sich sparen, wenn man die gekaufte Lösung von einem Managed Service Provider (MSP) betreiben lässt. Da der Betrieb solchen Equipments das Kerngeschäft des Providers ist, hat dieser meist deutlich mehr Expertise, als sich sinnvoll im eigenen Unternehmen aufbauen lässt. Das verspricht einen reibungsloseren Betrieb und zudem eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Video-Bridging-Service

Bei einem Video-Bridging-Service kann man zusätzlich noch auf die anfänglichen Investitionen verzichten und Videokonferenzen als reinen Service nutzen. Cloud-Services bieten die gleichen Vorteile bei der Effizienz und Zuverlässigkeit wie der Ansatz mit einem MSP. Allerdings treten hier an die Stelle von ­Investitionen und Abschreibungen reine Betriebskosten ohne großes Kalkulationsrisiko. Zudem lassen sich Cloud-Services besser skalieren als gekaufte Lösungen, bei denen vor einer Erweiterungsinvestition meist Engpässe und danach ungenutzte Kapazitäten an der Tagesordnung sind. Cloud-Services dagegen wachsen bzw. schrumpfen mit den Anforderungen des Unternehmens und sind deshalb kosteneffizient. ­Zudem kann ein Video-Bridging-Service unproblematischer eingeführt werden als eigene Technik, deren Auswahl, Installation und Inbetriebnahme in der Regel mehrere Monate in Anspruch nimmt.

Ein weiterer Vorteil ist die Unterstützung heterogener Infrastrukturen. In globalen Unternehmen können lokale Niederlassungen oder Töchter oft eigene Investitionsentscheidungen treffen, bei Akquisitionen kauft das Unternehmen mehr oder weniger notgedrungen das mit, was an Technik gerade verfügbar ist. Auch die Einbindung von Zulieferern oder Kunden in die eigene Konferenzinfrastruktur gestaltet sich mit einem Bridging Service oft einfacher als mit einer eigenen MCU, ob sie nun selbst oder von einem MSP betrieben wird. Zudem unterstützen Cloud-Services meist gängige Endgeräte und Standards wie H.323 und SIP und können daher Interoperabilitätsprobleme vermeiden helfen.

Video Meet von der Deutschen Telekom

Nicht zuletzt entscheiden sich Unternehmen für die Cloud, um schnell von technischen Fortschritten profitieren zu können. So ermöglicht etwa Video Meet von der Deutschen Telekom die Einbindung von Technologien wie Microsoft Lync, von Consumer Clients wie Skype oder Google Talk und von Plug-ins, mit denen der Standardbrowser zum professionellen Videokonferenz-Client wird. Damit erweitert sich der Einsatzbereich von Videokonferenzen, da keine dedizierten Endgeräte mehr benötigt werden. Statt einen Konferenzraum aufsuchen zu müssen, kann jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz an Videokonferenzen teilnehmen.

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