08.12.2015 4 Tipps zur visuellen Zusammenarbeit

Videokonferenzen im Mittelstand

Von: Mirko Dachwitz

Nutzen mittelständische Firmen Videokonferenzsysteme zur visuellen Zusammenarbeit, können sie nicht nur Reisekosten sparen, sondern auch einen Schritt in Richtung „Arbeitsplatz der Zukunft“ gehen, etwa wenn sich Mitarbeiter unabhängig vom Endgerät per Video in Schulungen einwählen können.

Um Arbeitsabläufe weltweit zu vereinfachen, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und Projekte zügig voranzutreiben, sollten die Verantwortlichen beim Einsatz von Videos jedoch einige weitergehende Schritte machen. Denn um das volle Potential von Videokonferenzen ausschöpfen zu können, gilt es, folgende Punkte zu beherzigen:

Silo-Lösungen vermeiden

Soll die Nutzung von Videokonferenzen in mittelständischen Unternehmen vorangetrieben werden, sollten „Silos“ vermieden werden. Denn die vereinfachte Teamzusammenarbeit mithilfe von Video, Telefon, E-Mail oder Chat wird für Unternehmen immer wichtiger. Eine Integration von Video als einen Kommunikationskanal von vielen in die gesamte Unified-Communications-Umgebung (UC) sollte deshalb das Ziel sein. Anwenderfreundliche Lösungen mit offenen Standards können dabei eine nahtlose Integration sicherstellen sowie eine Kommunikation über Systemgrenzen hinweg ermöglichen. Kann ein Nutzer zum Beispiel einen Video-Call direkt aus seiner gewohnten Umgebung starten, wird er weit häufiger darauf zurückgreifen. Möglichkeiten, wie integriertes Content Sharing bei Video, E-Mail oder Chat sowie die Möglichkeit, Video-Clients in Applikationen und Prozesse zu integrieren, steigern darüber hinaus den Nutzen.

Das UC-Umfeld optimieren

Um das Potential von Unified Communications weiter ausschöpfen zu können, empfiehlt sich die Nutzung von Standardsystemen wie etwa Microsoft Skype for Business (ehemals Lync). So setzt auch das mittelständische Unternehmen Bene Büromöbel auf diese Lösung. Der Anbieter von Office-Konzepten sieht sich mit seinen Produkten und Dienstleistungen als Trendsetter in Sachen Büroeinrichtung. Bereits im Jahr 2013 hat man sich dazu entschieden, die UC-Lösung für die Kommunikation der rund 1.100 Mitarbeiter in 35 Ländern rund um den Globus bereitzustellen – einige Zeit später wurde auch die visuelle Kommunikation verbessert. Heute sind bei Bene die Polycom-Video-Collaboration-Lösungen in den Niederlassungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, dem Nahen Osten sowie in Russland im Einsatz. Damit können die Mitarbeiter effizienter arbeiten und Projekte schneller abwickeln. Und auch die HR-Abteilung kann profitieren: Dank Videokommunikation können Mitarbeiter an vielen Standorten gleichzeitig und einfacher als zuvor ausgebildet werden.

Auf umfängliche Einsatzszenarien setzen

 

Dass die Nutzung von Videokonferenzen Reisekosten reduzieren kann, ist hinlänglich bekannt. Allerdings ist Video weit mehr als nur ein bloßer Hotel- und Flugkostenersatz. Denn mit einer UC-Umgebung können die Unternehmensverantwortlichen umfängliche Einsatzszenarien abbilden. Je nach Branche sehen diese unterschiedlich aus: So steigern z.B. Unternehmen der verarbeitenden Industrie mit UC ihre Produktivität und verbessern die Zusammenarbeit von weltweit verteilten Teams und Arbeitsgruppen. Gerade in der Produktentwicklung kann so die Go-to-Market-Zeit reduziert und ein Wettbewerbsvorteil geschaffen werden. Dienstleister hingegen wollen vor allem besser mit externen Kunden und Partnern kommunizieren – beispielsweise, indem ein Versicherungsberater vor Ort einfach und schnell einen Experten für einen bestimmtem Bereich auf seinem Tablet per Video zuschalten kann.

Nutzerakzeptanz erhöhen

Wichtig für eine breite Nutzung von Video im Unternehmen ist schließlich auch die Bereitstellung auf Desktops und mobilen Geräten – und das für eine große Anzahl an Mitarbeitern. In diesem Zusammenhang kommt eine Studie von Polycom und Quocirca zu folgendem Ergebnis: Ein Drittel der Befragten gab an, dass ein besserer Zugang zu Videolösungen auf mobilen Geräten deren Nutzungsgrad erhöhen würde. Diese Zahl wird mit der weiteren Zunahme an mobilen Geräten auch zukünftig weiter steigen.

 

 

©2016 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH