11.05.2012 A-Rosa baut ECM von Optimal Systems aus

Voll in Fahrt

Von: Angeles Galbis

Die A-Rosa Flussschiff GmbH, Marktführer für Flusskreuzfahrten, baut den ECM-Bereich weiter aus. Das Unternehmen aus Rostock hat sich für den Einsatz der Vertragsmanagementlösung auf Basis der ECM-Software von Optimal Systems entschieden und BPI Solutions mit der Implementierung beauftragt.

Im Rahmen der aktuellen ECM-Software OS|ECM baut der Anwender mit der Vertragsmanagement-Lösung die Informationsmanagement-Plattform nun weiter aus. Mit der digitalen Vertragsakte soll A-Rosa alle Informationen über Vertragspartner und -inhalte in einheitlichen, digitalen Vertragsakten aufbereiten können.

Aktuell hat BPI Solutions die verschiedenen Vertragsvorlagen für das automatisierte Erstellen von Verträgen realisiert. Damit soll sichergestellt werden, dass inhaltlich abgestimmte Vertragsvorlagen zur Erstellung der Verträge unter Verwendung eines einheitlichen Layouts genutzt werden.

In den Vorlagen sollen automatisiert die Daten aus dem bestehenden ECM übernommen werden, so z.B. die Anschrift der Vertragspartner, Datumsangaben, Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen, etc. Der integrierte Workflow erlaubt Ergänzungen und Änderungen an den Vertragsvorlagen vorzunehmen und regelbasiert den Anwendern zur Verfügung zu stellen, heißt es.

Über eine neue Schnittstelle sollen Multifunktionsgeräte von Canon für den Scan von Dokumenten in das ECM-System integriert werden. Zukünftig werden die gescannten Dokumente zu den Vertragsunterlagen in OS|Contract beigefügt. Neben den Agenturverträgen wird die Lösung auch für die interne Verwaltung eingesetzt, z.B. für Verträge im Personalbereich.

www.a-rosa.de
www.optimal-systems.de
www.bpi-solutions.de