Vorteile der Cloud nutzen

Mit der kostenfreien Nutzung des Surface bietet das Hotel darüber hinaus sowohl seinen Privatgästen als auch seinen Geschäftskunden weiteren Komfort bei der Nutzung zeitgemäßer Technologien. Die neuen IT-Lösungen wurden nach Anforderungen des Excelsior Hotel Ernst durch das Microsoft-Partnerunternehmen Addag GmbH&Co.KG entwickelt.

„Von einem Fünf-Sterne-Hotel erwartet der Gast einen bestimmten Komfort, insbesondere auch im Hinblick auf das IT-Angebot und die Ausstattung des Hotels. Unsere Gäste wollen dabei die Technologien möglichst unkompliziert nutzen“, sagt Henning Matthiesen, Geschäftsführender Direktor des Excelsior Hotel Ernst. „Das Lösungsangebot von Microsoft überzeugte uns gerade deshalb, weil wir damit alles aus einer Hand angeboten erhalten, von der Software bis hin zur Hardwarelösung.“

Digitale Kommunikation löst den Papierstapel ab

Im Frühjahr 2013 hat sich das traditionsreiche Luxushotel entschieden, „in die Cloud zu gehen“ und künftig Microsoft Office 365 als zentrale Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen. Die externen, international tätigen Vertriebsmitarbeiter haben über die Cloud nun von überall Zugriff auf aktuelle Unterlagen, Fotos und Broschüren. „Begeistert sind die Mitarbeiter auch von den neuen Office-Funktionen“, sagt Stephan Viehoff, Leiter Systemhaus, Prokurist, Addag GmbH&Co.KG, und Projektverantwortlicher. „Durch die Statuseinstellung in Outlook können die Mitarbeiter nun unabhängig vom Standort sofort sehen, ob der zuständige Kollege gerade am Platz ist oder in einer Besprechung und nicht gestört werden möchte. Das erleichtert ungemein die Kommunikation und Abstimmung untereinander.“

In einem weiteren Bereich hat sich Office 365 bereits bewährt, heißt es: Bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Das zentrale Dokumentenmanagement hat den papierbasierten Ablauf in der Koordination ersetzt. So wird das so genannte Funktionssheet, das die Aufgaben und Zuständigkeiten der verschiedenen Abteilungen im Hotel beschreibt, und je nach Größe und Umfang der Veranstaltung leicht 15 bis 20 Seiten umfasst, nun zentral auf dem Sharepoint aktualisiert und abgelegt. Gibt es Änderungen, erfahren diese alle im Projekt involvierten Mitarbeiter fast zeitgleich. In Verbindung mit mobilen Geräten soll die Abstimmung bei Vor-Ort-Terminen mit den Kunden weiter vereinfacht werden: Die Wünsche der Gäste, wie beispielsweise für die Ausstattung der Räumlichkeiten oder die Gestaltung des Menüs, werden nun gleich digital erfasst.

„Insbesondere unsere jüngeren Arbeitnehmer schätzen den Einsatz der neuen Technologien“, sagt Henning Matthiesen. „Sie wollen inzwischen auch am Arbeitsplatz Technologien nutzen, die sie im privaten Bereich zur Kommunikation mit den Freunden oder der Familie kennen. Auch hier gilt es für uns, am Puls der Zeit zu bleiben und so letztlich auch in die Bindung unserer Mitarbeiter zu investieren.“

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Bildquelle: © Excelsior Hotel Ernst AG/Facebook-Seite