Web genießt Vorrang

Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand die zur Cebit 2013 erstmals vorgestellte Version 6 des Dokumenten-Management-Systems (DMS). Damit sollen alle Funktionalitäten über Browserclient und schlanke Desktop-Apps zur Verfügung stehen; ebenfalls werden Clients für alle mobilen Plattformen angeboten.

Da die Produktstrategie des Anbieters auf längere Sicht zwar die Unterstützung, jedoch keine Weiterentwicklung des Desktopclients vorsieht, verwundert es kaum, dass in Düsseldorf vor allem umfangreiche Neuheiten rund um die Webclient-Lösung zu sehen waren. Dazu gehört u. a. ein komplett neues Workflowmodul mit grafischer Benutzeroberfläche, dem Workflow Designer. Laut Hersteller lassen sich selbst hochkomplexe Prozesse mithilfe einfacher Symbole und Verknüpfungen schnell und ohne Programmieraufwand erstellen. Die parallele Verarbeitung von Aufgaben soll ebenso möglich sein wie ein effektives Abwesenheits- und Eskalationsmanagement sowie Vertretungsregelungen.
 
Desweiteren verwies Jürgen Biffar, Geschäftsführer bei dem DMS-Anbieter in Germering bei München, dass erst rund 25 Prozent aller deutschen mittelständischen Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement nutzten. Als einen Hinderungsgrund für die flächendeckende Verbreitung nannte er den mitunter hohen Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten. Mit der neuen Version 6 soll dies nun anders werden: Dem sogenannten „Intelligent Indexing Service“ liegt eine mitdenkende Software zugrunde; Docuware spricht dabei von „Crowd-Learning“. Hat man einmal ein Dokument mit „Rechnung“ und „Firma Müller“ indexiert, nimmt das System bei nachfolgenden, gleich aufgebauten Dokumenten eine automatische Indexierung vor. Kunden können dieses Feature noch bis zum 30. Juni 2013 kostenfrei nutzen, danach kostet der Service für 2.500 Dokumente 50 Euro pro Monat und darüber hinaus je weitere 500 Dokumente zehn Euro.

Migrationspfade in die Wolke

Nicht zuletzt formulierte der Docuware-Chef gewagte Thesen: Vornehmlich von Endnutzern angewandte Programme wie Dropbox, Skydrive und Google Drive sollen in Zukunft zunehmend die Fileserver im Unternehmen ersetzen. Und auch von der Festplatte könnte man sich über kurz oder lang verabschieden: Ersetzten Festplatten im Laufe der IT-Historie zunehmend die Jukeboxen in Unternehmen, werden sie selbst künftig von der Cloud verdrängt. Von daher täten IT-Verantwortliche gut daran, sich bereits heute mit den Vor- und Nachteilen von Cloud-Services zu beschäftigen, damit im akuten Fall kein böses Erwachen erfolge.

Vor diesem Hintergrund haben die Germeringer verschiedene Migrationspfade aufgesetzt, die Anwender bei ihrem Weg vom herkömmlichen DMS-Betrieb in die Cloud begleiten sollen. Dabei kann der Hersteller eigenen Angaben zufolge bereits externe Lösungen wie Dropbox oder Google Drive integrieren. Außerdem beschäftige man sich in diesem Zusammenhang intensiv damit, inwiefern der Umzug von Altdaten in die Cloud sinnvoll ist. Oder inwieweit gesetzliche Richtlinien – etwa die Abgabenordnung (AO) oder die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) – bei einem Cloud-DMS eingehalten werden können.

Darüber hinaus standen im Rahmen der Veranstaltung zahlreiche Workshops und Vorträge auf dem Programm. Einen Höhepunkt stellte die Podiumsdiskussion mit vier Anwendern dar, die aufzeigten, welche strategische Bedeutung die DMS-Einführung für ihr Unternehmen hat. Dabei berichtete etwa Karl-Heinz Hennecke von dem Bekleidungs- und Lifestyle-Spezialisten Falke über die Ausdehnung der DMS-Lösung im Unternehmen: Angefangen 2001 im Rechnungswesen über den Einsatz im Personalbereich nutzt man das DMS mittlerweile auch in der Produktentwicklung, etwa wenn es um das Archivieren von Stoffmustern für Strümpfe gehe. Wichtig waren Karl-Heinz Hennecke zudem die nahtlose Integration der DMS-Lösung ins ERP-System sowie der zentrale Archivzugriff von allen Niederlassungen aus.