19.04.2017 Erfolg braucht IT

Weiterbildungsanbieter auf Wachstumskurs

Von: Stefan Schaffner, Deniz Erkardes

Die Fain GmbH setzt als Anbieter von Weiterbildungen in Sachen funktionierende IT auf die Zusammenarbeit mit einem externen Partner und kann sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Das Darmstädter Unternehmen bietet seit vielen Jahren an über 25 Standorten in Deutschland Weiterbildungsangebote für Fach- und Führungskräfte an. Von anfangs fünf ist die Mitarbeiterzahl inzwischen auf über 45 angewachsen. Mit dieser Entwicklung muss auch die ITK-Struktur Schritt halten und benötigt kontinuierlich Beachtung und Pflege.

Wie dringend die Entwicklung eines zukunftssicheren, umfassenden Konzepts in Sachen Informations- und Telekommunikationstechnik Not tat, verdeutlicht ein Blick auf die aktuelle Situation des Weiterbildungshauses. Denn angefangen von einem System für die Buchhaltung und einer ERP-Lösung, über Systeme für die Kommunikation, das Qualitätsmanagement oder die Dozentenevaluation, bis hin zur Einbindung eines Webshops und gängigen Office-Produkten – mehr als 20 Software-Lösungen sind im täglichen Einsatz und deren Funktionieren existentiell für das Unternehmen.

Wer heute ein Dienstleistungsunternehmen führt, der weiß, dass Mitarbeiter arbeitserleichternde Software benötigen und Kunden clevere IT-Lösungen erwarten. So fordern Kursteilnehmer beispielweise Online-Lehrpläne – möglichst problemlos abrufbar von allen gängigen Smartphones und Browsern. Sowohl die Erwartungen der Mitarbeiter an ihren Arbeitgeber als auch die Erwartungen von Kunden an einen Dienstleister haben sich in den vergangenen Jahren der fortschreitenden Digitalisierung deutlich verändert. Gewiss spielt dabei auch die Übertragung von Erfahrungen aus dem privaten Leben, in dem der Umgang mit intuitiv bedienbaren Software-Lösungen und Apps längst Gang und Gäbe ist, eine Rolle.

Folglich ist es auch nicht verwunderlich, dass sich Weiterzubildende heute nicht nur einen kompetenten Dozenten wünschen, sondern mit einem guten Schulungsangebot auch flankierende Dienstleistungen wie die Bereitstellung einer Lern-App verknüpfen. All dies führt bei Fain zu einem komplexen ITK-System, das nicht nur eines umfänglichen Konzepts hinsichtlich Organisation und Sicherheit, sondern auch einer kontinuierlichen Pflege bedarf.

Da sich die Geschäftsführung aber auch zukünftig vor allem auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren will, fiel die Entscheidung für die dauerhafte Einbindung des Expertenhauses ASS it-systemhaus GmbH. Ausschlaggebend für die Wahl war dabei nicht nur eine Empfehlung, sondern die ersten Gespräche, in denen deutlich wurde, dass die Beteiligten einander verstehen. Die IT-Fachleute überführten die betriebswirtschaftlichen Anforderungen in passende IT-Konzepte und konnten diese eben auch Nicht-Fachleuten verständlich vermitteln.

Schnittstellenoptimierung – Verfügbarkeit – Sicherheit

Aus der Fülle an eingesetzten Systemen resultierte beispielsweise das Fehlen von Schnittstellen, was sich vor allem im Halten redundanter Daten widerspiegelt. Diese wiederum erhöhen das Fehlerrisiko, mit dem eine Unzufriedenheit der Kunden einhergehen kann. Daher wurden in unzähligen Schnittstellenprojekten die Herausforderungen der Kommunikationen zwischen fremden Systemen aufgebaut. Auch mit dem Thema IT-Sicherheit zeichnet sich eine weitere, zentrale Aufgabe für die Verantwortlichen ab. Folglich stand die Einführung einiger technisch-organisatorischer Maßnahmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Für die Einführung von klaren On- und Off-Boarding-Prozessen, die Schaffung eines eindeutigen Rollenrechte-Konstrukts oder die Einführung einer Backup-Richtlinie war die externe Unterstützung durch Fachleute unerlässlich. Nicht zuletzt kann sich der Weiterbildungsanbieter heute auf eine IT-Verfügbarkeit verlassen – eine essentielle Voraussetzung für den alltäglichen Betrieb. Hierfür wurde durch ASS ein Konzept entwickelt, welches kritische Infrastrukturen abbildete und zu möglichen Störszenarien passende Gegenmaßnahmen enthielt.


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