Weniger Verwaltungsaufwand

„Etwa ein Drittel unserer Kunden erhält die Rechnungen mittlerweile elektronisch. Wir haben weniger Verwaltungsaufwand und freuen uns, wenn weitere Kunden sich für diesen Weg entscheiden“, sagt Werner Pietruschka, Leiter kaufmännische Informationstechnik bei Paul Horn. Das Unternehmen hat zum Jahresanfang den Service „Regibill“ eingeführt. Der Dienst arbeitet integriert in das Output-Management-System „Proforma“ der CSW Peripheriesysteme GmbH, welches die gesamte Rechnungsstellung steuert. CSW ist Technologiepartner von Regify und Provider für die Services Regimail (vertrauliche und verbindliche Nachricht), Regibill (elektronischer Rechnungsversand) und Regipay (elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung).

Um ein Rechnungsdokument als Regibill zu versenden, muss die Rechnung im PDF-Format vorliegen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers beinhalten. Der Dienstleister bietet hier zwei Versandformen: den unverschlüsselten Versand für Rechnungen, die keine besondere Vertraulichkeit erfordern, und den verschlüsselten Versand für vertrauliche Rechnungen. Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Vorgaben, heißt es, denn die Identität des Senders und die Unversehrtheit der Rechnung sind zu jedem Zeitpunkt innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen 10-Jahreszeitraums überprüfbar. Eine Rechnung kann zehn Jahre lang jederzeit kostenlos über das Webportal eines Regify-Providers geprüft werden.

Das System unterscheidet auf Basis einer hinterlegten E-Mail-Adresse, ob eine Rechnung ausgedruckt und kuvertiert oder elektronisch versendet werden soll. „Die Kunden können damit flexibel für jedes einzelne Dokument auswählen, ob sie es auf dem traditionellen Postweg oder digital schicken möchten“, sagt Peter Vroomen, Geschäftsführer der CSW Peripheriesysteme GmbH.

www.phorn.de
www.regify.com

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