Wichtiges zur Einführung von DMS-Systemen

Der Leitfaden richtet sich an Fach- und Führungskräfte im Maschinen- und Anlagenbau, die in den Unternehmen dafür verantwortlich sind, dass Informationen, Daten und vor allem Dokumente jederzeit, vollständig und in der gültigen Version bereitstehen. Der Leitfaden adressiert zudem die Herausforderungen der Branche und gibt Handlungsempfehlungen für die Auswahl, Einführung und sinnvolle Prozessintegration von DMS-Lösungen. Beleuchtet wird auch die Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes durch die Gegenüberstellung von Kosten und die zu erzielenden quantifizier- bzw. qualifizierbaren Nutzen- wie Einsparpotenziale.

Industrie, Berater und Softwarehersteller involviert

Der neue Leitfaden wurde von einem Arbeitskreis aus Industrieunternehmen, Beratern und Softwareherstellern erarbeitet. Er definiert das Dokumentenmanagement als eine abteilungs-, funktions- und standortübergreifende Herausforderung: Unterlagen aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden. Dabei sollte eine DMS-Lösung die im Maschinen- und Anlagenbau häufig anzutreffende projektorientierte, kollaborative Arbeitsweise unterstützen können. Die funktionalen und rechtlichen Anforderungen an kommerzielle Dokumente unterscheiden sich nicht grundsätzlich von denen an technische Unterlagen – sind aber im Engineering- Umfeld anspruchsvoller, etwa bei der Langzeitarchivierung oder der Compliance von Entwicklungsprozessen.

Ein wichtiges Kriterium bei der DMS-Auswahl ist demnach die digitale Bereitstellung von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in punkto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. Zu berücksichtigen sind vor allem die ISO 9000 ff, die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und die Richtlinien der amerikanischen FDA Food and Drug Association, aber auch Regelwerke im Automobilbau wie VDA 6.1und ISO/TS 16949, Entwicklungsvorgaben nach Configuration Management II oder die DIN 61355.

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