12.05.2017 Vernetzung rückt in den Fokus

Wie der digitale Wandel das Output-Management beeinflusst

Von: Lea Sommerhäuser

Laut Ingo Wittrock, Head of Marketing bei Ricoh Deutschland, steht fest, „dass sich die Rolle des Output-Managements im Zuge des fortschreitenden digitalen Wandels weiter verändern wird“. Die Vernetzung mit digitalen Informations- und Kommunikationsprozessen werde hierbei noch mehr in den Fokus rücken.

Ingo Wittrock, Ricoh

Ein umfassendes Produktportfolio, ein ganzheitliches Lösungskonzept sowie eine ausgewiesene Beratungs- und Lösungskompetenz sind laut Ingo Wittrock, Head of Marketing bei Ricoh Deutschland, die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines MPS-Anbieters.

ITM: Herr Wittrock, welche sind die druckintensivsten Branchen in Deutschland bzw. in welchen Unternehmen wird am meisten gedruckt?
Ingo Wittrock:
Die Rolle des Druckens in Unternehmen hängt wesentlich davon ab, welche individuelle Rolle bzw. welchen Stellenwert papierbasierte Prozesse und Vorgänge in den jeweiligen Unternehmen oder Organisationen spielen. Dass beispielsweise im öffentlichen Sektor oder im Finanzwesen nach wie vor mehr gedruckt wird als in anderen Branchen oder Bereichen, liegt ja wesentlich an gesetzlichen Vorschriften. Verallgemeinern lässt sich dies indes nicht. Fest steht jedoch, dass noch immer über die Hälfte aller Dokumente in Unternehmen in Papierform verarbeitet werden.

ITM: Inwieweit haben mittelständische Unternehmen ihre eigenen Druckkosten im Blick?
Wittrock:
Das Bewusstsein über die Bedeutung der Druckkosten hat sich im Zuge der gesamten TCO-Betrachtung in der IT auch im Mittelstand längst durchgesetzt. Natürlich haben auch die Hersteller dieses Bewusstsein erzeugt und geschärft. Interessanterweise stehen heute nicht mehr wesentlich die Druckkosten beim Output- bzw. Dokumenten-Management im Vordergrund, sondern mehr und mehr die Prozesse und Workflows.

ITM: Was sind in einem Unternehmen (die ersten) Indizien für eine ineffiziente Druckinfrastruktur?
Wittrock:
Erste Indizien sind oft eine historisch gewachsene, heterogene Systeminfrastruktur. Oft wurden im Laufe der Zeit und im Zuge des Wachstums verschiedenste Geräte unterschiedlicher Hersteller angeschafft und dort installiert, wo sie akut benötigt wurden. Die Folge sind noch immer fehlende Transparenz bei den TCO sowie aufwendige Support-Prozesse, insbesondere für die interne IT-Abteilung.

ITM: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Managed Print Services (MPS)? Was können sie leisten?
Wittrock:
MPS spielen hierbei eine ganz zentrale Rolle. Aufgabe und Ziel eines guten MPS-Konzepts ist es, die Infrastruktur und mit ihr das gesamte Print-Management genau an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Im Prinzip geht es hierbei um Rightsizing. Eine standardisierte Druckinfrastruktur, eingebettet in ein individuelles Finanzierungs- und Service-Konzept, ist die Grundlage dafür, dass die Kosten- und Nutzeneffekte von MPS voll zum Tragen kommen. Wichtigste Voraussetzung ist hierbei vor allem die genaue Analyse der Ausgangssituation im Vorfeld der Lösungskonzeption.

ITM: Inwieweit beschäftigt sich der deutsche Mittelstand bereits mit dem MPS-Thema?
Wittrock:
Eine 2016 von uns in Auftrag gegebene und von IDC durchgeführte Studie zur Rolle von Print & Document Management in deutschen Unternehmen zeigt, dass die Bedeutung von MPS insbesondere für mittelständische Unternehmen stark zugenommen hat. Über 90 Prozent haben das Potential des Druck- und Dokumenten-Managements für die digitale Transformation des eigenen Unternehmens erkannt.

ITM: Was sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS? Welche Rolle spielen hierbei Umweltaspekte?
Wittrock:
Für mehr als die Hälfte der Unternehmen spielt laut IDC beim Thema MPS/MDS die Digitalisierung und Optimierung dokumentenintensiver Prozesse eine wichtigere Rolle als die Senkung der direkten Druckkosten. MPS ist mehr denn je ein echter „Enabler“ für die Digitalisierung der eigenen Organisation. Natürlich ist die TCO-Betrachtung aber nach wie vor ein treibender Faktor. Immer mehr Unternehmen sehen MPS auch eher als Basis für die Umsetzung von MDS-Konzepten, um auf Grundlage einer standardisierten Print- und Output-Infrastruktur die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Workflows voranzutreiben. Auch das Thema Nachhaltigkeit ist längst fester Bestandteil der Betrachtung von MPS-Konzepten, und zwar nicht nur im Hinblick auf die Umweltverträglichkeit oder Energieeffizienz der eingesetzten Produkte.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es bei der Einführung einer MPS-Lösung?
Wittrock:
Wichtigste Voraussetzung für die nachhaltige Effektivität eines MPS-Konzepts ist die umfassende und detaillierte Analyse der Ausgangssituation im Vorfeld der Lösungskonzeption. Diese Analyse ist übrigens integraler Bestandteil der ganzheitlichen Methodik, mit der wir seit Jahren im MPS/MDS-Geschäft arbeiten, mit besonderem Fokus auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen.

ITM: Moderne Output-Devices, die in die IT-Netzwerke eines Unternehmens eingebunden sind, drucken, kopieren, faxen und senden bisweilen auch sehr sensible Informationen und vertrauliche Dokumente an interne und externe Empfänger. Wie sieht hier die Gefährdungslage hinsichtlich Datensicherheit aus?
Wittrock:
Natürlich hat die Sensibilität im Hinblick auf die IT und mit ihr Drucker und Multifunktionssysteme in jüngster Zeit stark zugenommen. Aufgrund der wachsenden Vernetzung und Komplexität der Netzwerke in Unternehmen lassen wir Kunden mit diesem Thema natürlich nicht allein. Insbesondere bei der Konzeption und Umsetzung von MPS/MDS-Lösungen werden deshalb alle wichtigen und relevanten Sicherheitsaspekte berücksichtigt und in ein entsprechendes Sicherheitskonzept integriert, beispielsweise für sicheres Follow-Me-Printing durch Einsatz einer Authentifizierungslösung.

ITM: Wie ernst wird das Thema „Datensicherheit“ tatsächlich im Umfeld von Output-Devices genommen?
Wittrock:
Wir stellen fest, dass das Thema Datensicherheit tatsächlich immer ernster genommen wird. Aufgrund der wachsenden und mittlerweile integralen Bedeutung von MPS- und MDS-Konzepten für die unternehmensweite IT ist dies nicht verwunderlich. Vielmehr stellt es die Hersteller und Technologieanbieter vor die Herausforderung, sich dieses Themas anzunehmen und Kunden entsprechende Lösungen und Services anzubieten, die diesem wachsenden Sicherheitsbedürfnis Rechnung tragen.

ITM: Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung: Was ist dem Mittelstand lieber und warum?
Wittrock:
Dies hängt wesentlich von den individuellen Service-Anforderungen des Kunden ab. Fest steht, dass sowohl die Qualität als auch der Umfang der Remote-Services stetig verbessert werden, so dass sich inzwischen eine ganze Vielzahl von Leistungen und Support-Funktionen bequem und ohne Einschränkungen remote erbringen lassen.

ITM: Managed Print Services vs. Managed Document Services: Wo liegen die Abgrenzungen?
Wittrock:
Die Abgrenzungen sind heute inzwischen eher fließend. Marktübliche Definitionen gehen davon aus, dass MPS sich wesentlich um das reine und zentrale Management der Druckinfrastruktur kümmern. MDS beschreiben hingegen eine weitere Evolutionsstufe und umfassen sämtliche dokumentenbasierte Workflows und Prozesse, wie beispielsweise im Bereich der elektronischen Archivierung, Rechnungsstellung etc.

ITM: Worauf sollten Mittelständler letztlich achten, wenn sie sich für einen MPS-Anbieter entscheiden?
Wittrock:
Ein umfassendes Produktportfolio, ein ganzheitliches Lösungskonzept sowie eine ausgewiesene Beratungs- und Lösungskompetenz sind unserer Meinung nach die wichtigsten und ausschlaggebenden Kriterien für die Auswahl eines MPS-Anbieters.

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche Wandlungen wird es im Bereich „Output-Management“ in naher Zukunft geben?
Wittrock:
Fest steht, dass sich die Rolle des Output-Managements im Zuge des fortschreitenden digitalen Wandels weiter verändern wird. Die Vernetzung mit digitalen Informations- und Kommunikationsprozessen wird hierbei noch mehr in den Fokus rücken.

Bildquelle: Ricoh

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