16.02.2017 Vorgaben der Pharmaindustrie erfüllt

Wiki sorgt für Qualität

Von: Frank Bärmann

Bei Eurogard, Hersteller eines Monitoring-Systems für Reinräume der Pharmaindustrie, nutzt man ein klassisches Wiki als Qualitätsmanagement-System.

  • Johannes Kolks

    Johannes Kolks gründete 1995 die Eurogard GmbH.

Deutsche Pharmabetriebe gehören weltweit zu den Unternehmen mit den höchsten Qualitätsanforderungen. Dabei schreiben die Regeln der „Good Manufacturing Practice“ (GPM) in nationalen und internationalen Regelwerken u.a. die Anforderungen an die Hygiene, Räumlichkeiten, Ausrüstung, Dokumentationen und Kontrollen vor. Die hohen Ansprüche werden auch an die Lieferanten weitergegeben. Zu diesen zählt die Eurogard GmbH aus Herzogenrath, die ein Online-Monitoring-System für Reinräume der Pharmaindustrie liefert.

Als ein deutsches Pharmaunternehmen das Eurogard-System einsetzen wollte, stellte sich heraus, dass der Anbieter weder ein Qualitätsmanagement-Handbuch (QM) noch ein -System vorweisen konnte. Es gab allerdings ein selbst entwickeltes Datenbanksystem, in dem formalisierte Vorgänge für die Bereiche Customer Relationship Management (CRM), Auftragsabwicklung, Rechnungs- und Mahnwesen, Einkauf und Pflege der Artikelstammdaten abgebildet waren. Das gut funktionierende Ablagesystem für Aufzeichnungen war zwar „mündlich überliefert“, aber nicht schriftlich fixiert.

Die Eurogard GmbH
Branche: Entwicklung von industrieller Nachrichtentechnik und Datenbankanwendungen u.a. für die Pharmaindustrie und den Maschinenbau
Gesamtmitarbeiterzahl: 8
Zahl der IT-Mitarbeiter: 6
Umsatz im abgelaufenen Geschäftsjahr: 600.000 Euro
www.eurogard.de

Die Anfrage des Pharmaherstellers kam Geschäftsführer Johannes Kolks gerade recht, wollte das Unternehmen eh ein Werkzeug zum Sammeln und Finden von Dokumenten aller Art einführen. Vor diesem Hintergrund wandte er sich an das Beratungshaus Team Babel AG, welches ein Wiki-System für den Mittelstand anbietet, das als QM-System eingesetzt werden kann und eine ISO-9001-Zertifizierung besteht. Ein Wiki ist eine Online-Plattform für den Austausch von Informationen und Dokumenten. Es genügt ein Browser, um Beiträge zu schreiben, zu editieren oder ganze Dateien ins Wiki einzustellen.

Kollaborative Sammlung von Wissen

Die Grundidee des Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Dadurch, dass jeder Teilnehmer via Browser mitwirken kann, gelingt eine kollaborative Sammlung von Wissen. Jeder kann sein Wissen im Wiki ablegen und anderes Wissen ergänzen. Durch das Hinzufügen von Schlagworten und Kategorisierungen wird eine Struktur aufgebaut, die das Recherchieren in dem „konservierten“ Wissen einfach macht.

In einem Gespräch mit dem Team-Babel-Vorstandsvorsitzenden Dr. Georg Bayer, selbst QM-Beauftragter und Tüv-Auditor, wurde man sich schnell einig, dass das als „Wiki-Babel“ bezeichnete System die passende Lösung für Eurogard ist. Das Wiki bietet allen Mitarbeitern ein System zum einfachen Anlegen, Suchen und Finden von Dokumenten – auch von Dokumenten wie Fertigungsanweisungen. Auf diese Weise wird nicht nur Qualität sichergestellt, sondern auch das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter konserviert.

In Zusammenarbeit mit dem Hersteller wurde das Wiki bei Eurogard auf dem eigenen Server installiert. Genutzt wird das kostenlose Dokuwiki-System, das von der Berliner Cosmocode als Open-Source-Projekt vorangetrieben und unterstützt wird. In einem Workshop legten die beiden Eurogard-Geschäftsführer Karl Symior und Johannes Kolks zusammen mit dem Hersteller die Struktur der Wiki-Oberfläche für das neue QM-System fest. Jede Abteilung hat ihren eigenen Bereich, wo die für diese Abteilung notwendigen Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Diese Dokumente werden entweder als eigene Wiki-Seiten erstellt oder mit Links zu den entsprechenden Office-Dokumenten verknüpft. Damit kann in den verschiedenen Abteilungsbereichen auf das gleiche Dokument verlinkt werden. Eine Mehrfachpflege von Dokumenten entfällt komplett.

Die Benutzerrechteverwaltung ist ein besonderer Vorzug eines Wikis. Benötigt ein Mitarbeiter z.B. ein Formular, so kann er über den Link im Wiki dieses öffnen, ausdrucken und ausfüllen, jedoch nicht bearbeiten. Jetzt war man soweit, Vertreter des Pharmaunternehmens zum Lieferanten-Audit einzuladen. Als Ergebnis erhielt Eurogard die Zulassung als Lieferant mit der Auflage, die ISO-9001-Zertifizierung nachzuholen, was schließlich im Juni 2016 gelang.

Johannes Kolks, Geschäftsführer der Eurogard GmbH, im Kurzinterview:


In unserem Unternehmen spielt die Informationstechnologie ...
... in allen Bereichen die wichtigste Rolle.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten ...
... in Fortbildung investiert werden.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich sofort ...
... die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) anstoßen.

Von IT-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich ...
... Flexibilität, Verlässlichkeit und hohe Dienstleistungsqualität.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
... er schnell und kompetent ist.

Bildquelle: Eurogard//Thinkstock/iStock

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