Workflow für den Freigabeprozess

Innotech Solar (IST) ist ein führender europäischer Hersteller von Solarmodulen und eine der wenigen europäischen Solarfirmen, die nicht nur in Asien kauft, sondern dort auch verkauft. Das Unternehmens fertigt in Fabriken in Schweden und Deutschland und hebt sich vom Wettbewerb auf Zellebene vor allem durch ein Verfahren zur Hot-Spot-Vorbeugung ab, bei dem die Zellen zusätzlich vor und nach der Optimierung durch ein Thermographiebild geprüft werden. Die Qualität der gesamten Wertschöpfungskette sowie der Co2-Footprint des Mittelständlers wurde  von unabhängigen Prüfinstituten bestätigt. In Deutschland ist das norwegische Unternehmen durch die ITS Innotech Solar Module GmbH mit Sitz in Halle (Saale) vertreten.

Im Jahr 2009 am Standort Halle gegründet musste das Unternehmen seine Softwarelandschaft erst nach und nachaufbauen. In den ersten anderthalb Jahren erledigte ein externes Steuerbüro die Finanzbuchhaltung. Dann wurde das Thema ins Unternehmen verlagert und parallel zum Aufbau der internen Buchhaltung eine passende Rechnungswesensoftware gesucht. Die Wahl fiel auf Sage. Ein elektronischer Workflow für die Rechnungsfreigabe stand zunächst gar nicht oben auf der Prioritätenliste. Weil aber bereits eine integrierte Lösung aus Sage ERP und den Lorenz-Produkten Flowmanager Invoice und 2Charta DMS existiert, folgte der Solarspezialist der Empfehlung seines Sage-Implementierungspartners und führte den Rechnungsworkflow von Lorenz Orga-Systeme ein.

Mehrere Standorte konsolidiert

„Bis dahin hatten wir unsere Rechnungen komplett manuell bearbeitet“, berichtet Kai Förster, Vice President Finance der ITS Innotech Solar Module GmbH, „die elektronische Ablage und Weiterleitung der Dokumente hilft uns inzwischen, interne Prozesse deutlich zu beschleunigen und Kosten zu sparen.“ Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass sich zwei Mandanten in dem System abbilden lassen: die ITS Innotech Solar Module GmbH in Halle, die zusätzlich mit einer Vertriebsniederlassung in München vertreten ist, sowie die ITS Halle Cell GmbH. An beiden Standorten trafen die insgesamt rund 200 Eingangsrechnungen folglich früher verteilt ein und mussten für Freigaben aufwändig hin- und hergeschickt werden.

Mit der neuen Lösung konnte man den Posteingang am Standort Halle konsolidieren. Im Bereich Finanzen wird jede Rechnung gescannt und in dem DMS abgelegt. Dort wurde ein User „Controlling-Finanzen“ eingerichtet, über den die Mitarbeiter des kaufmännischen Bereiches den kompletten Rechnungsworkflow einsehen können. Der Kreditor wird in die DMS-Maske eingetragen. Durch eine Verlinkung zur Sage-Datenbank werden sofort die dazugehörigen Kreditorenstammdaten wie Bankverbindung und Buchhaltungskonto aus der Finanzbuchhaltungssoftware ermittelt. Damit ist die Rechnung vorkontiert und der Workflow kann beginnen. Zwanzig Freigeber sind an das Workflowsystem angebunden und erhalten darüber die sie betreffenden Rechnungen. Kathleen Kusserow, Mitarbeiterin im Bereich Finanzen: „Wenn es gut läuft, haben wir die Rechnung noch am gleichen Tag zurück, im Regelfall dauert die Freigabe zwei Tage – früher haben wir mitunter eine ganze Woche gewartet, bis wir buchen konnten.“

Kai Förster ergänzt: „Der Vorgang ist hinsichtlich der Handhabung nun deutlich einfacher. Wir müssen keine Mappen mehr durchs Haus schleusen und wissen jederzeit, wo sich welche Rechnung in welchem Status befindet. In der Buchhaltung haben wir dadurch Zeit für wesentlichere Dinge und arbeiten einfach effizienter.“ Für die vielreisenden Manager, die die Rechnungen abzeichnen müssen, ist der elektronische Workflow ebenfalls von Vorteil. Sie können nun ortsunabhängig Freigaben erteilen, in dem sie sich mit ihren Notebooks per gesicherter VPN-Verbindung auf das Unternehmensnetzwerk einwählen.

Künftig will der Mittelständler die Möglichkeiten, welche der Workflow-Anbieter in Sachen DMS bietet, noch weiter in Richtung eines elektronischen Vertragsdatenarchivs ausbauen. Auf dieses können dann die Manager von verteilten Standorten zugreifen. Außerdem will man ein elektronisches Bestellwesen aufbauen. Sobald bislang jemand einen Büroartikel benötigt, setzt sich eine manuelle E-Mail-Kette in Gang mit Bestellanforderungen, die der Vorgesetzte freigeben muss. Hier will das Hallenser Unternehmen ausloten, inwieweit sich dies mit der Procurement-Lösung von Lorenz automatisieren lassen kann. Kai Förster: „Der Einsatz von DMS und digitalen Freigabeprozessen ist in verschiedensten Unternehmensbereichen möglich, da sehen wir noch viel Potential.

www.innotechsolar.com/de

www.lorenz-orga.de

www.sage.de