04.04.2016 Mittelstand verschenkt Potential

Zeitkiller Rechnungsstellung

 Mittelständische Unternehmen, die an der manuellen Erstellung von Rechnungen festhalten, sind einer gravierenden Zeit- und Kostenbelastung ausgesetzt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Erhebung unter Kunden des CRM-Anbieters Teamleader. Weitere Ergebnisse: Manuelle Rechnungserstellung stellt nicht nur eine erhebliche Belastung der Umwelt dar, sondern auch die Rechnungsverwaltung bindet weitere Ressourcen.Mittelständische Unternehmen, die an der manuellen Erstellung von Rechnungen festhalten, sind einer gravierenden Zeit- und Kostenbelastung ausgesetzt.

Der CRM-Anbieter befragte 300 Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, die kürzlich von manueller zu automatisierter Rechnungserstellung gewechselt sind. Demzufolge verwendeten diese vor der Umstellung Excel-Rechnungsvorlagen. Diese wurden für jeden neuen Kunden bzw. Auftrag angepasst: Firmenname und -anschrift, Datum, Leistungen und ihr Umfang mussten jedes Mal ausgetauscht, das Dokument gespeichert und verschickt werden. Dieser Vorgang beanspruchte laut Erhebung durchschnittlich fünf bis sieben Minuten Arbeitszeit.

Die befragten Unternehmen erstellen durchschnittlich 16 Rechnungen im Monat. Auf das Jahr gerechnet ergab sich so ein Arbeitsaufwand von 45 bis 60 Stunden. Ausgehend von einem durchschnittlichen Stundenlohn von 25 Euro einschließlich Lohnnebenkosten belaufen sich die Kosten allein für die Rechnungserstellung für ein Unternehmen demzufolge auf 1.125 bis 1.800 Euro jährlich.

Von den Behörden wird daher ein digitaler Prozess ausdrücklich empfohlen, da die Zeitersparnis deutlich, die Weitergabe von Rechnungen einfacher und ihre Archivierung unkomplizierter sind. Regale voller Aktenordner können eingespart und Zustell- sowie Prozesszeiten reduziert werden.

Bildquelle: O. Hess