Zentralregulierung optimiert

Zum Umfang des insgesamt ein Jahr dauernden Projektes zählte zudem die Anbindung eines Mitgliederportals sowie die Beratung in Fragen zu Prozessabläufe.

Inhalt des Auftrages an GWS war und ist die Optimierung der Zentralregulierung. Bei Verbundgruppen und Einkaufsgenossenschaften ist diese für die Übernahme und Steuerung aller Finanztransaktionen zwischen Lieferant, Genossenschaft und angeschlossenem Händler zuständig. Auch die Bürgschaft für das Mitglied gegenüber dem Lieferanten sowie die Vereinbarung von individuellen Zahlungsbedingungen sind Bestandteil der Zentralregulierung. Dr. Rainer Barth, seit 2005 Vorstand der Soennecken eG und zuständig für die Bereiche Finanzen, IT und Logistik: „Bei bis zu 10.000 Rechnungsbelegen am Tag stellt gerade in der Zentralregulierung eine funktionierende und moderne IT die zentrale Bedeutung für Erfolg und Effizienz dar. Um die Dienstleistungen für unsere Mitglieder leisten zu können, brauchen wir gut getaktete und reibungslos funktionierende Prozesse, vor allem aber müssen wir schnell und sicher auf Daten zugreifen können.“   

Musterfälle als Auswahlkriterien

Aufgrund von nicht immer guten Erfahrungen aus der Vergangenheit wurden bei einem Auswahlverfahren neben den Standard-Funktionalitäten der Software und deren Orientierung an Verbundgruppenprozessen vor allem das Verständnis des Dienstleisters in Bezug auf die Zetralregulierung bewertet. „Wir wollten dieses Mal absolut sicher sein“, so Barth, „dass beide Seiten auf demselben Wissens- und Erfahrungsstand sind und Fachbegriffe und Prozessabläufe von beiden Seiten wirklich gleich verstanden werden.“ Anhand von Musterfällen sollten die Bewerber  präsentieren, ob und auf welche Weise ihr ERP-System diese berücksichtigen kann, vor allem aber, wie viele der Aufgaben schon im Standard und wie viele in einer ergänzenden Sonderprogrammierung zu lösen sind. Im Frühling 2011 stand schließlich fest: GWS bekommt den Auftrag, da mehr als 75 Prozent der Anforderungen schon über die Standardfunktionalität abgedeckt werden können.

Wichtig war zudem, dass bei Soennecken das Gefühl entstand, die Belegmenge sei mit mit dem neuen System gut zu verarbeiten und das Gesamtkonzept, zu dem Scan- und Dokumenten-Management-Lösungen gehören, ist auf Langfristigkeit und Verlässlichkeit ausgerichtet.

Vom nordrhein-westfälischen Overath aus betreut Soennecken rund 520 angeschlossene Fachhandelshäuser mit 1.080 Standorten, die neben der Exklusivmarke Soennecken auf das Sortiment von über 900 namhaften Markenartikelherstellern zurückgreifen können. Umfangreiche Dienstleistungen rund um Marketing, Beratung, Finanzierungen und Logistik sowie ein Zentrallager ergänzen das Portfolio der 1926 gegründeten Einkaufsgenossenschaft.

www.soennecken.de
www.gws.ms

Bildquelle: © Soennecken eG/Logistikbroschüre