Zuverlässige Cloud-Lösungen

ITM: Herr Ensign, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt/eingesetzt?
Patrick Ensign: Der Mittelstand öffnet sich erkennbar der IP-Telefonie, weil die Kostenvorteile kurz- wie langfristig unübersehbar sind: moderne Technologie, keine Investitionen in Hardware mehr (wenn die Anlage in der Cloud betrieben wird), hohe Flexibilität bei den Gebühren je nach Nutzung, Erweiterbarkeit der Anschlüsse in unbegrenzter Höhe.

ITM: Welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Ensign: Der Mittelständler muss sich weder alle fünf oder zehn Jahre eine neue teure Telefonanlage kaufen, noch eine eigene Infrastruktur aufbauen, betreiben und pflegen. Über die Cloud liefern wir regelmäßig neueste Software, Updates und neue Funktionalitäten, ohne dass eine Hardware erneuert werden muss. Ganz zu schweigen von Kosteneinsparungen. Bei solch einer Flexibilität kann eine herkömmliche Telefonanlage nicht mithalten.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche An-bieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Ensign: Dass der Anbieter eine sichere, zuverlässige Cloud-Lösung anbietet, dass er die individuellen Anforderungen mit dem Kunden bespricht und keine „Lösung von der Stange“ anbietet, dass er Erfahrung mit IP-Telefonie hat und einen 24/7/365-Service anbietet. Und dass er Erfahrung hat und den Kunden ehrlich und so beraten kann, dass dieser auch versteht, was er sich hier anschaffen soll. Oftmals ist „nur“ die Cloud-Telefonanlage nicht die einzige Herausforderung – ganzheitliche Erfahrung des Anbieters würde für mich ebenfalls eine große Rolle spielen.

ITM: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Anwender erfüllen, der zukünftig auf virtuelle Telefonie setzen möchte?
Ensign: Durch die zunehmende Migration von Diensten und Lösungen auf IP-Basis müssen sich Unternehmen grundsätzlich mit dem Thema IP-Netz (LAN oder WAN) beschäftigen. Das bedeutet, dass physikalische Vernetzungen vorhanden sein müssen und die Qualität und Bandbreite dieser entsprechend dimensioniert sein sollten. In Bezug auf Cloud-Telefonie unterscheidet sich dieses nicht. In erster Linie sollten Unternehmen eine entsprechende WAN-Anbindung zum Einsatz bringen, die die nötige Qualität und Bandbreite liefert.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation/Integration einer virtuellen Telefonanlage im/ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
Ensign: Der erste Schritt sollte immer die Beratung sein, welche Anforderung an die Unternehmenskommunikation klärt. Dabei ist zu entscheiden, ob sie als „Stand-alone-Lösung“ gewünscht oder – was zunehmend der Fall ist – Teil einer UCC-Lösung wird, also in die Gesamtkommunikation des Hauses integriert wird. Alle modernen UCC-Lösungen arbeiten mit IP-Telefonie, über die dann auch Chats, Webkonferenzen, Video-Conferencing, Präsenzverwaltung und andere Arbeitsprozesse organisiert werden können.

ITM: Was sind hierbei häufige Stolpersteine?
Ensign: Wenn ein IP-Projekt professionell angegangen wird, gibt es keine Stolpersteine. Für die tägliche Büropraxis ist nicht die Backend-Technik entscheidend, die merkt der Mitarbeiter gar nicht. Aber er muss auf die neuen Möglichkeiten der IP-gestützten Bürokommunikation mitgenommen und vorbereitet werden: dass ich unter einer einzigen Nummer weltweit erreichbar bin; dass ich kostengünstig Gruppenchats organisieren kann; dass ich die Möglichkeiten von Videokonferenzen auch nutze; dass ich über meinen PC telefoniere. Das sind alles Veränderungen, die sich nur dann produktiv niederschlagen, wenn der Mitarbeiter auch regelmäßig und gerne damit umgeht. Das kommt nicht von alleine. Oftmals verändert sich sogar die gesamte Unternehmenskultur durch eine moderne UCC-Lösung positiv.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Ensign: Jede bestehende Rufnummer kann übernommen werden. Bei mehreren mobilen Endgeräten wird alles letztlich in einer Nummer gebündelt, über die eine Person erreichbar ist, auch wenn sie unterwegs ist. Der Kunde muss sich also nicht mehr fünf verschiedene Telefonnummern seines Ansprechpartners im Unternehmen notieren.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Ensign: IP-Telefone haben einen ganz anderen Funktionsumfang, verbrauchen – auch das ist nicht unwichtig – weniger Strom und sind in der Regel wichtiger Baustein einer modernen UCC-Lösung. In der Regel wird der Anruf über den PC ausgelöst und über den Hörer des IP-Telefons oder via Headset geführt. Die Nutzung herkömmlicher Telefone ist technisch möglich, aber aufwändig. Eine mobile Einbindung ist bei Bedarf ebenso möglich – und das meist mit nur einem Klick im Interface der Plattform.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Ensign: Das ist der große Vorteil der IP-Telefonie: Neue Mitarbeiter und neue Standorte werden nahtlos in das bestehende System integriert, das als Cloud-Lösung keine eigene IT-Infrastruktur mehr benötigt. Diese wird letztlich vom IP-Anbieter gestellt, wenn dieser auch als Betreiber der ITK-Anlage fungiert.

ITM: Welche technischen Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen/Reparaturen?
Ensign: In der Regel sind bei ausgereiften Cloud-Telefonie-Lösungen die Probleme eher in dem IP-Netz der Unternehmen zu finden (z.B. Bandbreite oder Qualität der WAN-Anbindungen), welche dann z.B. zu schlechter Sprachqualität führen können. Durch die Auslagerung des Betriebs einer Telefonanlage in die Cloud müssen sich Unternehmen nicht mehr um das Thema Reparaturen oder Software-Updates kümmern, da dieses vom Anbieter übernommen wird. Solche Tätigkeiten finden i.d.R. nachts außerhalb von Geschäftszeiten statt. Cloud-Telefonie an sich bringt schon ein Redundanzkonzept mit, sodass hier weniger mit unplanmäßigen Ausfällen bzw. Wartungen zu rechnen ist.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Ensign: Die Sicherheit ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Entwicklung neuer Technologie. Wir nutzen z.B. keine „chinesischen Hardwarekomponenten“, sichern unsere Cloud mehrfach ab und bieten dem Kunden modernste Verschlüsselungstechnologie, die wir mit der Hochschule Darmstadt zusammen entwickeln. Dieses Forschungsprojekt hat auch das Land Hessen aufmerksam gemacht, das uns seit mehreren Jahren als Förderprojekt führt. Unsere Cloud kommt aus modernen Rechenzentren in Deutschland.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich?
Ensign: Pay-per-Use ist das üblichste Modell

ITM: Wie ist es um die Kündbarkeit bestellt?
Ensign: Das wird bei uns mit jedem Kunden individuell vertraglich ausgehandelt.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Ensign: In 20 Jahren wird es das klassische Telefon, so wie wir es kennen, in Unternehmen nicht mehr geben. Bereits heute steht auf meinem Tisch kein Telefon mehr. Wir alle sind oft unterwegs und möchten permanent erreichbar sein (sei es geschäftlich oder privat). Eine Cloud-Telefonanlage ermöglicht mir bei Bedarf sogar beide Welten zu verknüpfen.