06.09.2017 Projekte verwalten

Apps für die Zeiterfassung in Teams

Von: Ingo Steinhaus

Die Arbeit in Teams ist aufwendig zu erfassen. Bei Projekten auf der Basis von Stundensätzen kann aber eine Zeiterfassungs-App helfen.

Zeiterfassung mit Stoppuhr

Zeiterfassung - Apps als Stoppuhr

Auch wenn die Stechuhr in den Unternehmen nicht mehr besonders beliebt ist, so müssen doch für viele Aufträge Stundensätze abgerechnet werden. Hierfür ist in zahlreichen Projekten eine Zeiterfassung notwendig. Aus Sicht der Mitarbeiter sollte die Aufzeichnung der Arbeitszeiten für bestimmte Projekte möglichst unkompliziert sein. Das Management dagegen hat andere Anforderungen: Die aufgezeichneten Zeiten sollten möglichst rasch und übersichtlich in Statistiken und Diagrammen auftauchen.

Beide Anforderungen sind nicht leicht unter einen Hut zu bekommen, zwei der hier vorgestellten Zeiterfassung-Apps eignen sich gut für die Bedürfnisse von kleinen und großen Unternehmen. Die erste jedoch richtet sich eher an informelle Teams, die lediglich eine kleine Unterstützung bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben benötigt.

Cuckoo

https://cuckoo.team/

Diese kleine Zeiterfassung-Webapp für Teams funktioniert völlig ohne Registrierung und Login und ist demzufolge kostenlos. Das Prinzip ist ganz einfach: Auf der Startseite der App wird durch Angabe eines Projektnamens ein Team-Raum mit mehreren Timern öffnet. Nun kann die URL des Raums an alle Mitglieder des Teams weitergegeben werden. Irgendein Teammitglied kann nun einen der angebotenen oder einen selbstdefinierten Timer beliebiger Länge erzeugen und starten. Der Timer erscheint bei jedem Teammitglied im Browser und zeigt die abgelaufene Zeit an. Die App verwirklicht die Pomodoro-Technik, sodass nach dem Ablauf des Timers zunächst ein weiterer Timer für eine kleine Pause auftaucht. Nach dem Ende der Pause geht es dann mit einer weiteren Arbeitseinheiten weiter.

Toggl

https://toggl.com/

Diese Webapp ist mehr oder weniger das Gegenteil von Cuckoo: Sie ist sehr umfangreich und enthält praktisch alles, was überhaupt beim Thema Zeiterfassung denkbar ist. Neben der Möglichkeit, einfach nur ein paar Timer für bestimmte Aufgaben anzulegen, gibt es auch Funktionen für das Zeitmanagement. So können beispielsweise Einträge für Projekte und Klienten erzeugt werden, sodass auch größere Unternehmen diese Anwendung nutzen können. Die kostenlose Basisversion hat allerdings nur wenige Funktionen. Die unterschiedlich funktionsreichen Bezahlversionen kosten ab neun Euro pro Nutzer und Monat. Hier gibt es unter anderem die Möglichkeiten, Honorarsätze für Stunden einzugeben und entsprechend pro Projekt und Klient die Honorare zu berechnen. Toggl ist nicht nur im Web, es gibt auch mobile Apps für iOS und Android sowie Desktop-Apps für Windows, Macintosh und Linux. Darüber hinaus gibt es Integrationen für beliebte Projektmanagement-Tools wie Asana und Basecamp.

Timely

https://www.timelyapp.com/

Timely nutzt einen etwas anderen Ansatz für die Zeiterfassung: Sie ist zur gleichen Zeit ein herkömmlicher Terminkalender und ein Zeiterfassungs-Tool. Die Terminkalender sind für jeden einzelnen Anwender privat und er muss für die Teamarbeit zunächst einmal Zeiten für Aufgaben blocken. Diese Zeiten werden allen Mitgliedern eines Teams angezeigt, sodass sofort deutlich ist, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Aufgabe erfüllt. Die Zeitmanagement-Funktionen umfassen ähnlich wie Toggle auch die Möglichkeit, Projekte und Klienten einzugeben. Wer möchte, kann seine Termine auch von Google Kalender oder Outlook importieren - beides ist in die Webapp eingebaut. Darüber hinaus gibt es auch Schnittstellen zu bekannten Aufgaben- und Projektverwaltungen wie Asana, Todolist, Trello und Wunderlist. Apps für iOS, Android, Windows und den Macintosh gibt es außerdem.

Bildquelle: Thinkstock

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