13.10.2015 Modern Workstyle

Arbeiten 4.0 begeistert „Digital Natives"

Von: Guido Piech

Arbeiten 4.0 ist angesagt, gesucht werden dazu klare Strategien und ein neuer Konsens zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, damit beide Parteien vom „Modern Workstyle“ profitieren.

Neun bis Fünf war früher, jetzt kommt Arbeiten 4.0. Zu diesem Schluss könnte man gelangen, wenn in manchen Studien immerhin bereits 40 Prozent der teilnehmenden Unternehmensentscheider das Aussterben des klassischen Büros voraussagen. Aber was tritt an seine Stelle? Reichen Smartphones und Tablets für den Job der Zukunft aus, weil es schlichtweg unerheblich ist, von wo aus die Mitarbeiter ihre Projekte abwickeln? Oder muss menschliche Interaktion nicht doch ab und an vis-à-vis erfolgen, um zum bestmöglichen Ergebnis zu gelangen? Gesucht werden klare Strategien und ein neuer Konsens zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, damit beide Parteien vom „Modern Workstyle“ profitieren.

Ist vom Arbeitsplatz der Zukunft die Rede, fallen bestimmte Begrifflichkeiten immer wieder. Meist geht es um Flexibilität, Dezentralität und Mobilität, die sogenannten „Wissensarbeitern“ infolge der weitreichenden Digitalisierung der vergangenen Jahre das Leben erleichtern. Die Idee dahinter ist ja auch mehr als charmant: Wenn den Mitarbeitern Informationen und Daten standortunabhängig bereitgestellt werden können, wenn egal ist, ob sie sich im Hotel, in der Bahn, im Home Office oder auf dem Kinderspielplatz im Park befinden, und wenn demzufolge ebenfalls egal ist, wann sie ihre Arbeit verrichten, wird ihre Produktivität steigen – so die gängige Meinung. Und zwar deshalb, weil sich die Erbringung des Arbeitspensums deutlich besser mit den jeweiligen Lebensumständen in Einklang bringen lässt.

Vor diesem Hintergrund ist Arbeiten 4.0 weit mehr als die mobile Eingabe von Kundenanfragen auf dem iPhone durch den Vertriebler vor Ort oder der mobil erstellte Wartungsbericht eines Servicetechnikers auf einem Panasonic Toughpad. Schließlich waren diese Mitarbeitergruppen immer schon viel unterwegs. Der Arbeitsplatz der Zukunft hingegen wird in den Augen vieler Experten zu einem grundlegenden Paradigmenwechsel führen, in dessen Rahmen die bislang an die Unternehmensräumlichkeiten gebundenen Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten werden, weitgehend selbst zu bestimmen, wann, wo und mit welchen Werkzeugen sie ihre Aufgaben erledigen, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Die technischen Grundlagen dafür sind das mobile Internet, leistungsfähige mobile Endgeräte, Cloud-Services sowie moderne Kommunikations-Tools (Unified Communications).

Wiese statt Topfpflanze

Etwas überspitzt formuliert es Dr. Thorsten Hübschen, bei Microsoft Deutschland verantwortlich für das Thema Modern Workplace. Geht es nach ihm, sieht ein moderner Arbeitsplatz nach vielem aus, aber nicht mehr nach dem Büro, das wir kennen – mit Topfpflanze und Wandkalender. „Statt Büro­pflanzen umgeben uns Wiesen, Cafétische oder auch einmal Mitreisende am Flughafen oder im ICE. Arbeiten ‚Out of Office’ ist heute völlig normal.“

Nun wird es aber kaum so sein, dass wir uns künftig nur noch im Park oder im Café unserer Arbeit werden widmen können. Denn ab und zu regnet es auch mal und der ständige Konsum von Latte Macchiato schlägt irgendwann auf den Magen. Vielmehr zeichnen sich zwei Szenarien ab, in denen mobile Devices und moderne IT-Infrastrukturen die Schlüsselrollen spielen: zum einen die bereits heute häufiger praktizierte, zeitlich flexible Arbeit von zuhause aus. Zum anderen eine deutliche Umgestaltung der Büroumgebungen, mit vielfältig nutzbaren Arbeitszonen anstelle abgeschotteter Einzelarbeitsplätze, mit offenen Bereichen für Projekt- und Teamarbeit, mit Meeting-Welten für den formellen und informellen Austausch, aber auch mit Rückzugsbereichen für Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern. Klassische Arbeitsplätze werden in diesem Rahmen nur noch für administrative Aufgaben eine Rolle spielen. So jedenfalls plant Microsoft seine neue Deutschland-Zentrale in München-Schwabing.

Zugegeben: Es sind zwei Dinge, die Microsoft an dieser Stelle gegenüber den allermeisten anderen Unternehmen voll ausspielen kann: Es ist selbst ein Technologie-Unternehmen, das die Möglichkeiten seiner eigenen Produkte voll ausschöpfen kann und auch muss, schließlich will man mit gutem Beispiel vorangehen. Und sie können bei einem Neubau natürlich genau die oben skizzierten räumlichen Veränderungen von vorneherein einplanen. Diese Chance haben vor allem Mittelständler wohl nur in den seltensten Fällen. Sie sind zumindest baulich und architektonisch noch weit entfernt von der Umsetzung dieser Vision.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass sie sich gedanklich nicht längst mit ihr beschäftigen würden – und auch müssen. Schließlich hat die technologische Entwicklung der jüngeren Vergangenheit mit leistungsfähigen, mobilen Endgeräten und bezahlbarer mobiler Datenverbindung de facto dazu geführt, dass Arbeiten immer häufiger dezentral stattfindet. Die Grenzen zwischen „intern“ und „extern“ verschwimmen zunehmend, wenn die Mitarbeiter in verteilten Teams an verschiedenen Standorten oder aus dem Home Office heraus an gemeinsamen Projekten arbeiten und wenn sogar externe Experten (z.B. Agenturen) und Kunden Teil des Teams werden. Wirklich effizient wird diese Art der Zusammenarbeit aber erst dann, wenn die notwendigen Dokumente und Dateien sowie die Kommunikationsmöglichkeiten allen Beteiligten integriert und nach Projekten getrennt in eigenen Workspaces zur Verfügung stehen, wie Lutz Lehmann von der DMK E-Business GmbH feststellt. Davon seien viele Unternehmen allerdings noch ein gutes Stück entfernt, werde die Kommunikation doch häufig noch via E-Mail abgewickelt, inklusive exzessivem „CC“. „Dann werden diese E-Mails von den Empfängern nach Projekten sortiert und Dateianhänge lokal gespeichert, was die Dynamik der Arbeit arg ausbremst.“

Neue Erwartungshaltung

Es ist jedoch bereits absehbar, dass sich dies spätestens mit dem Berufseintritt der sogenannten „Digital Natives“, also jenen Berufseinsteigern, die eine Welt ohne ständige Online-Verbindung und Social Media kaum noch kennen, grundlegend ändern wird. Für diese potentiellen Mitarbeiter wird es ein konkretes Argument bei der Entscheidungsfindung für oder gegen einen Arbeitgeber sein, inwieweit die Unternehmen bereit sind, starre Strukturen aufzugeben und mehr Flexibilität und Freiheit zu gewähren. Dies gilt sowohl für die Art und Weise der Kommunikation mit Blogs, Unternehmens-Wikis und virtuellen Projekträumen als auch für die Art und Weise der eigentlichen Projektarbeit. Für Peter Goldbrunner von Citrix sind Investitionen in den Arbeitsplatz der Zukunft denn auch Investitionen in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens an sich, um talentierte Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Die Unternehmen müssen sich interessant machen für die „Generation Online“.

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Im Grunde brauchen die Firmen jedoch gar nicht auf die „Online-Kinder“ und deren Erwartungshaltung zu warten, denn die angesprochene Flexibilität der Unternehmen wird bereits heute von den Arbeitnehmern stark eingefordert. Zu recht, wie James Campanini, General Manager beim Videokonferenz-Anbieter Blue Jeans findet. Denn: „Abhängig von der Branche, der jeweiligen Position und den daran anknüpfenden Aufgabenbereichen könnten aus meiner Sicht etwa 90 Prozent der Mitarbeiter von zuhause oder unterwegs aus arbeiten.“ Was allerdings nicht bedeute, die Mitarbeiter aus dem Büro zu verbannen. „Vielmehr sollten die Arbeitgeber eine Situation schaffen, in der ein Arbeitnehmer flexibel entscheiden kann, ob er ein Telefongespräch mit einem Kunden morgens noch von zuhause aus führt oder ob er seine Kinder mittags vom Kindergarten abholt und sich dafür abends noch einmal – wiederum zuhause oder von unterwegs – an den Laptop setzt und arbeitet.“ Es muss folglich nicht gleich der Neubau mit einem komplett innovativen Raumkonzept sein. Auch mit kleinen Schritten lässt sich ein neuer Stil des Arbeitens etablieren. Vorausgesetzt, die Geschäftsleitung ist bereit, sich Strategien zu überlegen, wie sie mobiles und flexibles Arbeiten regeln kann.

Vertrauen auf beiden Seiten

Eines ist sicher: Abseits aller technischen Neurungen basiert diese Flexibilität in erster Linie auf (gegenseitigem) Vertrauen. Starre Zeitmodelle und Anwesenheitspflichten können nur dann abgeschafft werden, wenn die Unternehmen ihren Angestellten das Vertrauen entgegenbringen können, dass diese die ihnen gewährte Freiheit und Selbstbestimmtheit in Form der vereinbarten (Gegen-)Leistung auch tatsächlich erbringen. Die Mitarbeiter hingegen, so argumentiert Frank Roth von Appsphere, müssen dem Unternehmen insoweit vertrauen, als dass ständige Erreichbar- und Verfügbarkeit nicht in 24/7-Arbeit mündet. Flexibilität sei folglich immer auch eine Frage der jeweiligen Definition.

Rein technologisch gibt es auch in den Augen von Frank Roth kaum noch Grenzen. Problematisch stelle sich allerdings die gesetzliche Lage dar, „denn das aktuell gültige Arbeitszeitengesetz und auch die Bildschirmarbeitsplatzverordnung sind Hürden, die moderne Arbeitsstile meist im Keim ersticken.“ Und zwar schlicht und ergreifend deshalb, weil sie dazu führten, dass die Unternehmen in den meisten Fällen gegen geltendes Recht verstießen. Heißt: Sobald die Verantwortliche bereit sind, darüber nachzudenken, wann ihre Mitarbeiter am aufnahmefähigsten und produktivsten sind, eventuell sogar der persönlichen, privaten Situation geschuldet, müssen sie zugleich das Arbeitsrecht im Auge haben. Ein mögliches Mehr an Flexibilität, das zuallererst dem „wissensarbeitenden“ Teil der Belegschaft zugute kommen soll, scheitert also ausgerechnet an den Gesetzen und Regularien, die sie eigentlich schützen soll.

Auch wenn vonseiten der Politik Bestrebungen im Gange sind, dieses Dilemma zu beheben, gibt es bereits die Möglichkeit, über Betriebsvereinbarungen entsprechende Neuregelungen zu treffen. Dr. Thorsten Hübschen weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die Mitarbeiter im Rahmen dieser Vereinbarungen zu Vertrauensarbeitszeit und -ort bei Microsoft selbst wählen können, wann und wo sie arbeiten, dass es über sie Wahlfreiheit hinaus aber auch um ein verbindliches Regelwerk geht, wie der Arbeitsplatz der Mitarbeiter definiert wird. Dies wiederum schaffe die notwendige Klarheit für Mitarbeiter und (!) Führungskräfte. Zudem enthalten die Vereinbarungen beispielsweise konkrete Regeln für die Präsenzpflicht bei Teambesprechungen und Mitarbeitergesprächen.

Obligatorisch ist natürlich die Einbindung der Arbeitnehmervertreter bei der Ausformulierung der zusätzlichen Betriebsvereinbarungen, die für viele Unternehmen Neuland sind. Ein wichtiger Ausgangspunkt dabei könnte sein, zunächst den Begriff Arbeit grundlegend zu überdenken: Bislang schuldet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag ein Entgelt für die erbrachte „Arbeitszeit“. Die zu erbringende Leistung wird meist in einer Zielvereinbarung definiert. Rein rechtlich ist jedoch die erbrachte Arbeitszeit das Maß der Dinge. „Hier wird es künftig sicher ein Umdenken geben müssen, denn die durch moderne, mobile und flexible Arbeitsstile gewonnene Autonomie in der Zeit-, Aufgaben- und Prioritätengestaltung ist für die Arbeitgeber dann problematisch, wenn die Leistungserbringung nicht den vereinbarten Vorgaben bzw. Erwartungen entspricht“, beobachtet Frank Roth. Und da der Arbeitgeber nicht im Büro ist, sondern von unterwegs oder zuhause aus arbeitet, entzieht er sich jeglicher Arbeitskontrolle und kann deshalb nur die Lieferung der vereinbarten Leistung seiner im Arbeitsvertrag geschuldeten Leistung nachweisen. Womit wir wieder beim Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen wären.

Betriebsvereinbarungen

Bei all den Überlegungen, wie Beruf und Privates besser in Einklang gebracht werden können, sollten man abseits des Technischen und Arbeitsrechtlichen ebenfalls ins Kalkül ziehen, dass manche Mitarbeiter aufgrund ihrer Position oder ihrer Persönlichkeitsstruktur anwesend sein sollten. Wenn Kunden oder unterstellte Mitarbeiter den Projektverantwortlichen zu den üblichen Geschäftszeiten nie persönlich oder telefonisch antreffen, weil der lieber spät abends oder früh morgens arbeitet, ist dies für das Gesamtergebnis ebenso schädlich wie der Mitarbeiter, der nicht in der Lage ist, sich selbst zu organisieren und zu motivieren. Wer schon in der Uni jede Gelegenheit nutzte, sich vom Schreiben der Diplomarbeit ablenken zu lassen, ist wohl kaum geeignet, in Eigenverantwortung von zuhause aus zu arbeiten. Das potentielle Maß an Flexibilität ist riesig, im Mainstream angekommen ist mobiles Arbeiten trotzdem aber noch nicht, wie der Geschäftsführer der Forcont GmbH, Matthias Kunisch, beobachtet. „Dies liegt nicht zuletzt daran, dass persönliche Kommunikation gegenüber maschinell gestützter Kommunikation klar im Vorteil ist. Kreativberufe etwa leben von der persönlichen Interaktion im Team.“ Und so wird es auch künftig weiterhin Tätigkeiten geben, für die die Mitarbeiter trotz der vielfältigen Möglichkeiten mobiler Devices jeden Tag ins Büro kommen werden. „Sind die Räumlichkeiten entsprechend gestaltet, sind sie schlichtweg der beste Ort für die verschiedenen Aufgaben, die im Laufe des Arbeitsalltags zu erledigen sind“, findet Christian Neubauer von Steelcase.

Der fest zugewiesene Arbeitsplatz innerhalb eines solchen Büros werde hingegen immer mehr der Vergangenheit angehören, was den Mitarbeitern mehr Kontrolle und Eigenverantwortung überträgt, zugleich aber auch Selbstdisziplin abverlangt. Denn es gehört schon eine stringente Projektablaufplanung dazu, in solch einem „freien“ Rahmen zu arbeiten. Nur ständige Kommunikation wird in einem solchen Szenario dazu führen, dass jeder Mitarbeiter weiß, wann er wo zu sein hat und welche Aufgaben er zu verrichten hat. Da ist die Einrichtung eines Home Office organisatorisch betrachtet eine vergleichsweise simple Angelegenheit.


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