Die Cloud im Griff: Automatisieren

Die Aufgaben in Trello sollen auch im Google Kalender auftauchen. Die Links zu interessanten Artikeln kommen nach Delicious, aber die Inhalte der Webseiten werden  sicherheitshalber in Evernote gespeichert. Getwittert werden sie auch noch. Und damit nichts verloren geht, wird jedes Dokument in Google Drive auch in der Dropbox gespeichert.

Wer Cloud-Apps intensiv nutzt, verbraucht viel Zeit mit Arbeitsgängen, die wieder und wieder ausgeführt werden müssen. Eine Situation, die einen automatischen Gehilfen erfordert. So etwas gibt es und zwar ebenfalls als Cloud-App: IFTTT (IF This Then That) und Zapier sind Automatisierungslösungen für die meisten der bekannten Cloud-Dienste, Sozialnetzwerke und Online-Festplatten.

Beide Dienste gehen trotz unterschiedlicher Begrifflichkeit auf die gleiche Weise vor: Sie  verknüpfen ein Ereignis in einem Dienst mit einer Aktion in einem anderen Dienst. Ein typisches Beispiel: Wenn im Google Reader ein Eintrag mit einem Stern markiert wird, wird der Inhalt dieses Eintrags in Evernote gespeichert.

IFTTT ist recht leistungsfähig und völlig kostenlos. Der Service automatisiert zurzeit 59 Cloud-Apps. Zapier arbeitet zwar mit momentan 181 Diensten zusammen, zahlreiche Apps erfordern aber die kommerzielle Premium-Version des Dienstes. Außerdem sind in der kostenlosen Version nur maximal fünf Automatisierungsvorgänge möglich, die nur alle fünf Stunden ausgeführt werden.

Wer solche automatischen Aktionen intensiv nutzen will, kommt um eine Registrierung bei beiden Diensten nicht herum: Nicht jeder Dienst bei IFTTT wird auch von Zapier unterstützt, das dagegen besonders bei Projekt- und Aufgabenverwaltungen sehr stark ist. Wer solche Apps häufig nutzt, ist dort gut aufgehoben.

Wer zudem Profidienste wie Salesforce oder SugarCRM automatisieren will, kommt um einen Premium-Zugang nicht herum. Damit können dann zum Beispiel anspruchsvolle Aufgaben erledigt werden - etwa das Verwandeln eines Salesforce-Leads in einen MailChimp-Subscriber für das Kundennewsletter oder das Erzeugen eines neuen Kundendatensatzes aus einer PayPal-Zahlung.

IFTTT hat seine besondere Stärke im Verteilen von Links und Informationen. Wer noch mehr Komfort bei der Automatisierung von Twitter und Facebook benötigt, sollte sich Buffer anschauen. Der Service, von dem es auch Apps für Android und iOS gibt, ist ein Automat, der in wählbaren Zeitabständen Links auf Twitter oder Facebook postet.

Interessante Websites und Artikel können einfach mit einer Browser-Extension oder einer Smartphone-App an Buffer geschickt werden. Sie tauchen dann in der Reihenfolge ihres Eingangs auf Twitter oder Facebook auf  - zu vorher festgelegten Zeiten.

In Zusammenarbeit mit IFTTT ist es möglich, diese Aufgaben auch relativ automatisch zu erledigen. So können zum Beispiel markierte Artikel aus dem Google Reader oder aus Diensten wie Instapaper und Pocket automatisch nach Buffer kopiert werden - noch komfortabler geht es kaum.

Bildquelle: Erwin Lorenzen  / pixelio.de