Diese Apps helfen wirklich

Das papierlose Büro wird schon mindestens seit einem Vierteljahrhundert beschworen, ist aber noch reine Zukunftsmusik. Immerhin: Einen wichtigen Schritt in diese Zukunft bringen die Smartphones, denn mit ihnen kann man zumindestens die Zettelwirtschaft aus Notizen und Aufgabenlisten etwas eindämmen.

Es gibt im App Store und im Android Market ungezählte kleine Helfer für diese Zwecke. Zwei Anwendungen sind jedoch besonders populär: Evernote und Wunderlist. Evernote ist ein komfortables Notizbuch, mit dem auch Webseiten und Fotos oder andere Grafiken als Notiz erfasst werden können. Wunderlist ist ein spartanischer, elegant gestalteter Aufgabenplaner.

Beide Tools sind nicht ohne Grund erfolgreich, denn sie haben haben mehrere gemeinsame Vorteile. Erstens gibt es beide Werkzeuge für iPhone, iPad, Android, Mac OS X und Windows. Zweitens haben beide Services auch eine einfach zu bedienende Weboberfläche. Drittens ist die Benutzeroberfläche so einheitlich wie möglich - mit den für Smartphones üblichen Einschränkungen. Viertens werden die Notizen oder Aufgaben online "in der Cloud" gespeichert und automatisch auf allen Clients synchronisiert.

Und fünftens sind beide Dienste kostenlos. Bei Evernote gibt es allerdings eine Begrenzung beim monatlichen Datenvolumen. Durch Synchronisierungsvorgänge dürfen maximal 60 Megabyte übertragen werden. Für reine Textnotizen reicht das aus, wer aber Webseiten, Fotos, Scans von Dokumenten oder ähnliches in Evernote archivieren will, benötigt den Premium-Account für 45 Dollar. Hier kann pro Monat ein Gigabyte übertragen werden.
Der Hauptvorteil liegt in der breiten Basis. Gerade die Desktop-Clients sind sehr nützlich. Natürlich ist eine Weboberfläche ebenso funktional wie ein Standalone-Programm. Doch bei vielen offenen Tabs geht im Browser schnell der Überblick verloren, so dass eine getrennte Anwendung sehr hilfreich ist. Dies gilt auf dem Tablet oder Smartphone ebenso wie auf dem PC.

Außerdem stimmt bei beiden Anwendungen der Funktionsumfang. Evernote hat sich In der letzten Zeit zu einer "eierlegenden Wollmilchsau" in Sachen Notizen gemausert. Zahlreiche Hilfen bei der Eingabe, der Kategorisierung und der Suche nach Notizen macht es zu einem wirklich guten Werkzeug. Vor allem die sprichwörtlichen Wissensarbeiter können mit Evernote Einfälle notieren, Themen strukturieren, Konzepte entwerfen, Zitate sammeln, Glossar-Stichworte zusammentragen und vieles andere mehr.

Wunderlist hat dagegen eher den Charakter einer Basisanwendung. Es sind lediglich die unbedingt notwendigen Grundfunktionen von Aufgabenlisten verwirklicht. Mehr ist eigentlich nicht nötig, denn wer will schon in einer mit Features überfrachteten Anwendungen seine Aufgaben aufwändig verwalten? Das frisst nur Zeit, die dann beim Erledigen der Aufgaben fehlt. Jeder Projektmanager kennt diese bürokratische Falle: Je ausgefeilter die Regeln und Prozesse für die Projektverwaltung sind, desto mehr Zeit wird auch dafür benötigt.

Kurz und gut: Diese beiden Apps helfen wirklich. Sie sind immer dabei, notfalls auch in einem Browser auf einem fremden Rechner. Und dank der vielen unterstützten Systeme sind sie problemlos in die meisten gewohnten Arbeitsabläufe integrierbar.

Bildquelle: Paul-Georg Meister / pixelio.de