Dokumente sind Projekte in DBook

Wer häufiger mit Textdokumenten anderer Leute zu tun hat, merkt deutlich: Ein Vierteljahrhundert WYSIWYG-Textverarbeitung hat nicht ausgereicht, um wirr aufgebaute, uneinheitlich formatierte und schwer lesbare Business-Dokumente auszurotten.

Das Problem der bekannten Office-Pakete und auch abgespeckter Lösungen wie Google Docs: Startpunkt bei der Arbeit an einem Dokument ist immer ein (metaphorisches) leeres Blatt Papier und der größte Teil der sichtbaren Funktionen widmet sich der Formatierung des Textes.

Das Berliner Startup RebelProject setzt dem mit seiner Webapp Dbook ein völlig anderes Konzept entgegen: Ein Dokument wird wie ein Projekt behandelt, an dem mehrere Leute mit unterschiedlichen Aufgaben zusammenarbeiten. Es kann sehr leicht umstrukturiert werden und alle beteiligten Personen können jeden Bestandteil kommentieren.

Ein Dokument in DBook heißt Poc (für Project Document) und besteht aus einer Reihe unterschiedlicher Module, die aus Text, einer kurzen Definition, einem Bild und benutzerdefinierten Daten bestehen können. Die meiste Flexibilität bietet das Textmodul. Es ist ein Editor mit allen notwendigen Grundfunktionen, der die Formatierung mittels Markdown beherrscht.

Jedes Modul besitzt einen Titel, der wahlweise auch ausgeblendet werden kann. Er ist dann auf der Benutzeroberfläche noch sichtbar, aber nicht mehr bei der Anzeige im Dokumentenmodus und im Export nach Word oder Acrobat. Die einzelnen Module können mit der Maus verschoben werden, sodass jedes Dokument später beliebig umgebaut werden kann.

Die Webapp eignet sich problemlos dafür, größere Dokumente zunächst zu strukturieren, indem eine Gliederung aufgebaut wird. Dafür können die einzelnen Module durch Einrückungen gekennzeichnet werden. Ebenso ist es möglich, durch Platzhalter zunächst die Grobstruktur aufzubauen und die einzelnen Inhaltsblöcke anschließend in Text, Grafik oder andere Module zu konvertieren.

Zusammenarbeit von Teams

Sehr praktisch ist die Möglichkeit, eigene Module zu definieren. Sie sind im Prinzip als Formulare gedacht, in denen mehrere Datenschnipsel untereinander erfasst werden können. Ein Beispiel: In vielen Unternehmen ist es üblich, jedem Dokument einen Block aus Metadaten beizugeben. Der informiert zum Beispiel über den Auftraggeber, die thematische Zuordnung und andere Dinge. So etwas lässt sich recht einfach mit DBook nachbilden.

Der Funktionsumfang und die Bedienbarkeit machen einen durchdachten Eindruck. Die App reicht für eine Vielzahl von Aufgaben völlig aus. Es gibt allerdings noch Funktionslücken, die hoffentlich vom Anbieter möglichst rasch geschlossen werden. So fehlt zum Beispiel eine Tabellenfunktion, die im Büro wohl so gut wie jeden Tag genutzt wird.

Ein wichtiger Funktionsbereich der App ist die Zusammenarbeit mit anderen Leuten, die Dokumente bearbeiten und kommentieren können. Für diesen Zweck ist jedes Modul beliebig kommentierbar und wird nach jeder Veränderung in einem Verlaufsarchiv zwischengespeichert. Der Account-Besitzer ist im Normalfall der Besitzer aller erzeugten Dokumente. Dies kann aber später jederzeit geändert werden.

Neben dem Besitzer gibt es noch andere Rollen für die Mitarbeiter: Autoren, Bearbeiter (Reviewer) und Betrachter. Die Autoren haben dabei weitgehende Rechte, können aber an den Einstellungen nichts ändern. Sie können außerdem Mitarbeiter hinzufügen. Die Bearbeiter haben dieses Recht nicht, entsprechen aber sonst den Autoren. Ein Betrachter hat die wenigsten Rechte, er kann nur lesen und kommentieren.

Diese unterschiedlichen Rollen entsprechen im Groben dem zumindest in größeren Unternehmen üblichen Workflow. Dadurch lässt sich schon im Vorhinein festlegen, wer in den Text eingreifen darf und wer nur Vorschläge für Änderungen machen kann.

Zwar ist der Funktionsumfang bei weitem nicht so groß wie bei Google Docs oder einem Office-Paket, aber die Begrenzung auf den reinen Inhalt und Grundformatierungen fördert sicherlich in den Teams die Konzentration auf den Fortschritt der Arbeit. Darüber hinaus lässt sich die Webapp auch für andere Aufgaben als das Schreiben eines Business-Dokuments brauchen.

Dank der unkomplizierten Gliederungsfunktion eignet sich DBook auch für die Gliederung von Themen oder Projekten, zur Sammlung von Notizen zu unterschiedlichen Bereichen, als Bibliothek von Textbausteinen oder Standarddokumenten und für weitere Aufgaben, die den Anwendern sicher bei längerer Bekanntschaft mit der App einfallen.

Bildquelle: Thinkstock

www.dbook.org