Dynamische Formulare lösen Papier ab

Formulare spielen im Arbeitsalltag von Unternehmen mit technischem Außendienst bzw. Instandhaltung auch heute noch eine wichtige Rolle. Energieversorger müssen beispielsweise Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen dokumentieren, wozu oft mehrere hundert unterschiedliche Formulartypen existieren. Selbst bei der Einführung mobiler Unternehmenslösungen wird der Großteil der bestehenden Papierformulare nicht in der Lösung umgesetzt, da dies die Projektkosten stark in die Höhe treibt. Papier bleibt also weiterhin Bestandteil des Alltags.

Das Modul „Dynamische Formulare“ ermöglicht die Erzeugung von Formularvorlagen in der Auszeichnungssprache xml. Dies kann in der Regel schnell und kostengünstig durch die Fachseite oder die IT-Abteilung des Unternehmens erfolgen. Formularvorlagen werden zentral abgelegt und entsprechend dem Auftragstyp zusammen mit den Auftragsdaten übermittelt.

Beim Ausfüllen der dynamischen Formulare werden die erfassten Werte direkt validiert. Entsprechend der im ERP hinterlegten Werte kann so z.B. sichergestellt werden, dass ein Zählerstand nicht niedriger sein kann als bei der letzten Ablesung. Hierdurch werden Fehleingaben von vorn herein verhindert.

Rückmeldung der Werte direkt in SAP und Archivierung im Dokumenten Management System
Nach Abschluss der Arbeit können Kunde bzw. Techniker das Formular digital abzeichnen und der Auftrag wird mitsamt des Formulars an den Server übertragen. Neben der erzeugten PDF-Datei, die im Dokumentenmanagementsystem archiviert wird, können strukturiert
erfasste Werte direkt in SAP ERP oder anderen Backendsystemen übertragen werden. So kann durch Auswertung kritischer Werte, wie z.B. der Betriebsstunden einer Anlage die Grundlage für eine zustandsorientierte Instandhaltung geschaffen werden.

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Bildquelle: Katharina Scherer/ pixelio.de