Entspannt zum Geschäftstermin

Herr Nern, lohnen sich automatisierte Reisemanagementlösungen eigentlich? Warum sollen die Assistentinnen nicht einfach weiter die Reisebuchungen vornehmen?
Christian Nern: Es stehen den Mitarbeitern und Managern für solche Verwaltungsaufgaben heute nur noch in Ausnahmefällen Sekretärinnen zur Verfügung – die meisten müssen sich um das Reisemanagement und die auch heute noch oft lästige Reisekostenabrechnung selbst kümmern. Das kostet den Mitarbeiter viel Zeit und Nerven und das Unternehmen entsprechend viel Geld. Spätestens, wenn sie bei der Abrechnung wieder Quittungen auf Papier kleben und alles fein säuberlich sortiert in die Buchhaltung bringen, wünschen sich die meisten Mitarbeiter ein automatisiertes System. Ein solches ist effizienter – zum Beispiel können Geschäftsreisende Quittungen einfach mit dem Smartphone fotografieren und den Beleg in Sekundenschnelle der Reise zuordnen. 

Informationen über Flugverspätungen werden aufs Handy gesendet – das Programm integriert dabei automatisch alle Reisedaten und schickt Erinnerungen. Außerdem können Projektteams zusammen buchen.

Schön für den Mitarbeiter – aber verursacht das nicht Zusatzkosten, die den Chef nicht glücklich machen?
Nern: Unsere Hauptansprechpartner in den Unternehmen sind tatsächlich die Finanzverantwortlichen, in der Regel die CFOs. Gerade für diese liegt der Nutzen solcher Lösungen auf der Hand: Es wird pro getätigter Transaktion bezahlt und dank der Effizienzsteigerung kann bei jeder Kostenabrechnung Geld gespart werden. Das heißt, dass sich die Anfangsinvestition oft innerhalb von weniger als einem Jahr amortisiert und danach Geld gespart wird.

Außerdem sehen die CFOs noch einen weiteren wichtigen Vorteil: Das Unternehmen bekommt einen tagesaktuellen Überblick über sämtliche Buchungsdaten und hat damit stets Einblicke in die Ausgaben und Businessprozesse. Auf dieser Basis können sie analysieren, wo Sparpotential besteht, maßgeschneiderte Angebote für jeden Mitarbeiter bieten, die Einhaltung von Richtlinien verfolgen und faktenbasierte Geschäftsentscheidungen treffen. Die Mitarbeiter werden es auch danken, da sie schneller und einfacher Reisen tätigen können.

Wie hoch ist der Aufwand bei der Implementierung z.B. für die IT-Abteilung?
Nern: Wir passen unsere Cloud-Lösung stets an die bestehende IT des Unternehmens an, die Systeme müssen also nicht verändert werden. Auch die Integration in bestehende ERP-Systeme ist gewährleistet. Den größten Aufwand betreiben wir in der Beratung: Damit die Unternehmen profitieren können, klären wir vorab die Bedürfnisse und Problemlagen ab. Als reine Cloud-Applikation gibt es übrigens keine Hardware-Installation im Unternehmen – alle Programme und Daten liegen, von jedem mobilen Endgerät oder PC weltweit zugreifbar, in unserem Datenzentrum in Frankreich.

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Ist die Cloud nicht immer noch ein Sicherheitsrisiko?
Nern: Bei uns kümmert sich ein Team von Experten darum, dass die Daten nach den höchsten Standards geschützt werden. Zum Beispiel wird das System jährlich von zertifizierten externen Auditoren nach ISO-Standards geprüft, Simulationen von Katastrophen und Hackerangriffen decken mögliche Schwachstellen auf und bieten so die Chance, Gefahren abzuwehren. Auch Zertifizierungen wie die EU Modell Clause gewährleisten wir.