„Gerechnet wird in Wochen, nicht mehr in Jahren“

„Das funktioniert nur über das Thema ‚Mobile‘“, sagt Oliver Bussmann, der bei SAP den IT-Bereich leitet und selbst bereits Erfahrungen mit mobilen Anwendungen und Infrastrukturen sammeln konnte. Außerdem ist er in Kooperationen mit Hardware-Herstellern an der Weiterentwicklung neuer Geräte beteiligt.

Herr Bussmann, Sie haben Tablet-PCs in verschiedenen  Organisationseinheiten ausgerollt. Welche Motivation stand dahinter?
Bussmann: Das ganze Thema startete im Januar 2009 mit der Ankündigung der iPads. Unsere Software-Entwickler realisierten sehr schnell, dass sich dieser Gerätetypus sehr gut für Enterprise-Anwendungen eignen würde. Für mich als IT-Leiter und meine Organisation war ebenso schnell klar, dass wir diese Geräte in unsere Infrastruktur integrieren und wir zu diesem Zweck die einzelnen Fachabteilungen einbeziehen müssen.

Welche Schritte haben Sie zuerst unternommen?
Bussmann: Der erste Schritt bestand darin, die Geräte sicher in unsere Infrastruktur zu integrieren und zunächst einmal die Basisfunktionalitäten zu gewährleisten. Dazu zählte neben E-Mail- und Office-Funktionalität jedweder Zugriff auf unsere Kommunikationsnetzwerke (Citrix, VPN).

Wann begann der Roll-out?
Bussmann: Der kontrollierte Roll-out für 1.000 Geräte startete ­ Ende Mai 2010. Zuerst lag ein starker Fokus auf der Anwendungsentwicklung, schnell wurden dann aber auch die mobilen Mitarbeiter im Marketing-, Sales- und Consulting-Bereich einbezogen. Sie konnten somit erste Erfahrungen sammeln.
Ende Mai war dieses erste Kapitel abgeschlossen. Den Support wickeln wir übrigens nicht über die klassischen Strukturen ab, sondern haben ihn über Web-2.0- und Wiki-Funktionalitäten so weit als möglich automatisiert. Denn wir wussten ganz genau, dass es nicht bei den 1.000 Geräten bleiben würde.

Haben Sie Recht behalten?
Bussmann: Im September hatten wir bereits 1.500 Geräte, die in den Beschaffungsprozess integriert sind und mit den entsprechenden Rechten automatisiert bestellt werden können. Heute haben wir 11.500 iPads im Einsatz – zusätzlich 5.200 iPhones und 22.000 Blackberry Devices.

Welche Herausforderungen hatten Sie bei der Einführung der iPads zu bewältigen?
Bussmann: Die Geräte durchlaufen einen Lebenszyklus. Man muss sie den Mitarbeitern übergeben, man muss sie in die Inventur aufnehmen, man muss dafür sorgen, dass die Security Policies konsistent ausgerollt sind und dass im laufenden Betrieb keine Sicherheitsverletzungen und Jailbreaks oder Ähnliches stattfinden. Die Anwendungen müssen überwacht werden und es muss dafür gesorgt werden, dass im Falle des Abhandenkommens eines Gerätes keine Daten in unbefugte Hände gelangen. Auch geht es um die Frage, wie man private Geräte im Sinne der Unternehmensrichtlinien einbindet.   

Ist nicht genau die Verwaltung und Überwachung der Geräte das Problem?
Bussmann: Apple- und Android-Devices verfügen im Gegensatz zu Blackberry mit dem Enterprise Server über keine zentrale Administration. In den Gesprächen mit CIO-Kollegen lautet die erste Frage denn auch immer, wie man gewährleisten kann, dass das Gerät sicher in die Infrastruktur eingebettet werden kann und wie es sich administrieren lässt.

SAP hat mit Sybase eine Lösung gekauft, die nicht nur die Verwaltung der mobilen Anwendungen ermöglicht, sondern darüber hinaus – und das war für uns eine entscheidende Lernkurve – über ein Device Lifecycle Management System namens Sybase Afaria verfügt. Man kann die Apple-Devices über eine einfache Textnachricht aufrufen und danach ­Sicherheitsregeln etablieren und ausrollen: Bestimmte Apps sind nicht erlaubt und es dürfen nur Apps laufen, die zentral von der IT-Abteilung verteilt werden. Außerdem kann man festlegen, dass bestimmte Funktionen wie die Kamera nicht aktiviert werden können. Fakt ist: Die zentrale Steuerung der Geräte, auch für Android-Geräte, ist ein Punkt, in den unsere Kunden zunehmend investieren. Wir sind in der glücklichen Lage, unsere eigene Software nutzen zu dürfen.

In den Unternehmen herrscht vielfach ein Gerätedschungel?
Bussmann: Deshalb ist die zentrale Administrierbarkeit der vordringlichste Punkt, über den sich jeder IT-Verantwortliche ­Gedanken machen sollte. Nicht nur, weil verschiedene Endgerätetypen eingebunden werden müssen, sondern weil mit den neuen Geräten auch verschiedene Anwendungsszenarien auftauchen. Uns wurde bereits Mitte letzten Jahres klar, dass wir unabhängig von den Geräten sein müssen, weil sich der Markt mit 75 angekündigten neuen Tablets derart schnell dreht. Die ­Innovationsgeschwindigkeit wird sehr stark über die Consumer-Seite in den Unternehmensbereich hineingetragen. Im Endeffekt steigt der Druck auf die IT in dem Maße, in dem immer neue Geräte und Technologien auf den Markt kommen.

Kam die Entscheidung in Richtung Tablet-PCs von IT-Seite oder aus den Fachbereichen?
Bussmann: Aus den Fachbereichen, wir haben die Anforderung nur frühzeitig aufgegriffen. Man kann ja warten, bis die Kollegen mit einem Bedarf an die Tür klopfen oder man kann sich frühzeitig mit Themen beschäftigen. In vielen Branchen und Industriesektoren wartet man sechs bis zehn Monate, bis sich ein Thema gefestigt hat. In einem Hightech-Unternehmen, das Vorreiter sein will und muss, geht das nicht.

Sehen Sie sich in gewissen Bereichen als Pilotkunden?
Bussmann: In vielen Dingen sind wir hinsichtlich unserer ­eigenen Software-Produkte Alphakunden, die aus Praxissicht mitentwickeln. Von daher ist der Anspruch an den IT-Leiter, Trends frühzeitig zu erkennen und zusammen mit den Fachabteilungen neue Möglichkeiten auszuloten. Ab dem Moment, als das Gerät im Unternehmen im Umlauf war, machten wir einen riesigen Bedarf aus, den wir heute mit 11.500 iPads decken können.

Welchen Bedarf in Sachen Nutzen und Bedienbarkeit sehen Sie für kommende Gerätegenerationen?
Bussmann: Als IT-Leiter muss man verschiedene Geräte unterstützen. Nicht alle angekündigten 70 Geräte, sondern die fünf Kern-Devices. Die jedoch muss man End-to-End, von der Ausgabe bis zur Rückholung, im gesamten Prozess abbilden können. Entsprechend haben wir in das Thema Device Management investiert. Ich würde meinen Kollegen empfehlen, im Rahmen einer mobilen Strategie an dieses Thema immer zuerst heranzugehen, denn wenn man einmal mit vielen Tricks einen Gerätetyp eingebunden hat, steht man spätestens drei Monate später mit einem anderen Gerät vor dem gleichen Problem.

Was fragen die SAP-Anwender nach?
Bussmann: Hinsichtlich der nachgefragten Geschäftsanwendungen liegt in meinen Augen Mobile Business Intelligence ganz vorne. Denn die Tablets eignen sich sehr gut dafür, Geschäftsinformationen sehr schnell standortunabhängig und jederzeit abzurufen. Mit BusinessObjects besitzt SAP eine komplette Reporting-Infrastruktur, die wir auch intern nutzen, um unsere gesamten Dashboards zu generieren. Wir haben eine Software namens Business Explorer im Apple App Store, die eine ganz natürliche Verlängerung für das iPad darstellt und Szenarien ermöglicht, die bisher nur auf PC und Notebooks funktionierten. Es geht sogar noch einen Schritt weiter: Entweder kann man direkt auf die Reports zugreifen oder wir stellen sie in die Cloud, was es noch einfacher macht.

Man hört in letzter Zeit viel von In-Memory?
Bussmann: In der Tat. Die In-Memory-Technologie war der zweite Punkt, den wir angegangen sind. Wir haben unser kom­plettes CRM-System in diese In-Memory-Appliance überführt: 650.000 Opportunities, 12 Mio. Datensätze und 200 Mio. Sätze an Veränderungen. Somit können wir auf dem iPad Realtime-Auswertungen über die gesamten Opportunities weltweit ­fahren.
Wenn ein Verkaufsmanager eine andere Bewertung der Opportunity vornehmen bzw. das Fortkommen der Verhandlungen dokumentieren möchte, werden diese Informationen in Echtzeit in die Reports aufgenommen und können genutzt werden, um die entsprechenden Teams viel besser zu steuern. Das Vertriebsmanagement hat dadurch die Möglichkeit, weltweit bis weit hinter das letzte Komma zu schauen und Maßnahmen zu ergreifen. Dies war mit den bisherigen Reporting-Landschaften gar nicht möglich. Für solche Auswertungen waren bisher mindestens einige Stunden nötig, bei manchen Kunden musste man für die Aktualisierung sogar bis zu zwei Tage einrechnen. Mit dem Tablet erreicht man absolute Transparenz und man kann die Mitarbeiter besser steuern und vorbereiten.

Das könnte man nicht mittels Cloud-Zugriff über das Notebook?
Bussmann: Die Schnelligkeit und der direkte Zugang zu den Reports ist ein entscheidender Vorteil der Tablets, das ist viel komfortabler, als wenn man sich mit dem Laptop durch die einzelnen Reports hangeln muss. Man muss sich nicht zuerst einloggen und das System hochfahren, muss nicht irgendwelche Security Cards nehmen, denn das System ist abgesichert. Man verliert mit den Tablets nicht so viel kritische Zeit, die die Anwender sonst eher abschreckt.
Die Oberfläche und die Menüführung sind ganz anders strukturiert, die Interaktion auf dem Tablet ist gegenüber dem Notebook viel direkter. Man hat auch die Möglichkeit, die Mitarbeiter direkt in die laufende Diskussionen einzubeziehen. Was ich auch immer sehe: Die Integration dieser Reports in andere Anwendungen wie E-Mail ist viel besser, so dass man Informationen viel schneller verteilen und mitteilen kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration von So­cial Media:  Schlagzeilen, Foren- und Blogeinträge lassen sich sehr schnell scannen und intern weitergeben. Mit einem Laptop müsste man zunächst wieder auf die Webseite gehen, die entscheidenden Inhalte kopieren und erst dann verteilen. Das erfordert beim Tablet nur zwei oder drei Tastendrücke und man fungiert als Meinungsmacher. Dadurch lassen sich Themen sehr schnell verteilen. Aber dies ist mehr ein Executive-Thema. Mein Kommunikationsverhalten hat sich im Zuge von Social Media und mobilen Endgeräten extrem verändert.

Sie sind Mitentwickler neuer Technologien und gleichzeitig Anwender. Was würden Sie Anwendern raten, wie man das Ausrollen der Geräte am besten angeht?
Bussmann: Meine erste Empfehlung ist herauszufinden, ob es Tools gibt, die diese Geräte administrierbar machen. Es gibt diese Tools, sie kommen jedoch nicht automatisch mit den Geräten. Zweitens: Das Consumer-Verhalten, das in den Enterprisebereich herüberschwappt, kann man nicht stoppen. Die Mitarbeiter erwarten die Funktionalitäten, die sie aus dem privaten Bereich gewohnt sind, im Geschäftsalltag. Der CIO muss folglich in der Lage sein, diese Vielfalt End to End zu managen und er muss künftig neue Funktionalitäten und Geräte schnell in die Unternehmenslandschaft integrieren können.

Es empfiehlt sich in jedem Falle, ein Konzept von einfachen zu komplexen Anwendungsszenarien zu erstellen und das Thema Workflow-Management einzubinden. Wir haben Einkaufs- und Genehmigungsprozesse mobil gemacht, um sehr schnell reagieren zu können. Außerdem sollte man sich Gedanken über eine mobile Anwendungsarchitektur machen. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, bestehende Anwendungen 1:1 auf mobile Geräte zu portieren. Der Trend geht aber dahin, dass man verschiedene Backend-Systeme in einen Workflow integriert. Dazu braucht man die entsprechende Middleware, die dies gestattet und zudem braucht man von vorneherein die Architektur, die die verschiedenen Devices unterstützt.

Braucht man dazu externe Unterstützung?
Bussmann: Definitiv, man braucht zum Aufbau mobiler Strategien externe Unterstützung. Es geht um das Gerätemanagement, es geht um die Anwendungsstruktur, es geht um die Roadmap von simpel zu komplex und es geht um das gesamte Anwendungsmanagement. Bei Apple-Anwendungen muss man ganz bestimmte Dinge beachten. Wenn man etwas in den Apple Store hochlädt, muss man vorher den Source Code scannen, um gewissen Sicherheitsverstößen vorzubeugen. Das ist also anders als in der klassischen Anwendungsentwicklung.
Weitere wichtige Punkte sind Governance und Sicherheit. Es geht nicht um die Basissicherheit, sondern um das Einbinden privater Geräte. Dies ist im übrigen stark länderspezifisch, was den Datenschutz anbelangt.
Im Endeffekt müssen vier oder fünf Kernthemen durchleuchtet werden. Man sollte nicht zu Schnellschüssen neigen und nicht im leeren Raum experimentieren. Wenn man sich die Wachstumsraten anschaut, ist das mobile Endgerät der neue Desktop. Wie gesagt: Schnellschüsse sind deplatziert. Lifestyle wird Workstyle. Der Erwartungsdruck der Anwender ist hoch.

Vielleicht muss man sich an der einen oder anderen Stelle auch bremsen und nicht auf jeden Zug direkt aufspringen?
Bussmann: Vielleicht, führt man sich aber die letzten 20 ­Jahre vor Augen, sieht man einige große Wellen, die wirkliche Veränderungen herbeigeführt haben: Das Internet war eine davon und das Mobile-Thema ist die nächste große Veränderungswelle.
 
Trotzdem sollte man doch Hauruck-Aktionen vermeiden?
Bussmann: Das sehe ich genauso, man sollte Erfahrungen sammeln und dennoch sehr schnell Erfolge vorweisen. Man hat nicht mehr die Möglichkeit, nach zehn bis zwölf Monaten erste Ergebnisse zeigen zu können – das muss schneller gehen, die ­Geschwindigkeit ist viel höher als im klassischen Anwendungsumfeld. Man rechnet in Wochen und Monaten, nicht wie früher in Jahren. Die Agilität ist viel höher.

Was sind die Punkte, die Sie als CIO in Neuentwicklungen von Geräten umgesetzt sehen wollen?
Bussmann: Die Themen Sicherheit und Integration in die Administration sind sehr wichtig für neue Geräte. Unsere ­Sicherheitsanforderungen müssen direkt mit eingearbeitet werden. Ein weiterer Punkt ist die Flash-Unterstützung. Einige unserer Reporting-Funktionen (Excelsius) laufen auf den heutigen iPads nicht. Das wollen wir in Zukunft mit Alternativen, sowohl in der Endgeräteauswahl als auch in der App-Entwicklung, ändern.

Bildquelle: © SAP