Internetbasierte Software erleichtert tägliche Arbeit

E-Mails und Kontakte wurden mit Microsoft Outlook verwaltet, Dokumente wurden in einem separaten Programm gespeichert und zudem waren die Mitarbeiter von einem festgelegten Endgerät abhängig.

Die Problemstellungen ergaben sich dabei vor allem in der unternehmensweiten Zusammenarbeit, denn in laufenden Kundenprojekten waren die Mitarbeiter nie auf dem aktuellen Stand, was die E-Mail-Korrespondenz und Termine in der Vergangenheit betraf.

Cloud-CRM ersetzt Insellösungen

Die Suche nach einem System, welches insbesondere den Groupware-Gedanken verwirklicht und demzufolge die Projekt- und Teamarbeit vereinfacht, führte letztendlich zu Tecart. Mit der On-Demand-Lösung Tecart-CRM Mobile wurde eine Lösung gefunden, die die parallele Nutzung mehrerer Softwareprodukte ersetzte.

Die Software wirkt sich nicht nur auf die unternehmensweite Zusammenarbeit aus, sondern auch auf die Ausgaben für IT-Infrastruktur. Als Experten im Bereich IT-Technologie setzt Hit-Consult selbst auf das SaaS-Modell. Spontane Skalierbarkeit, die ständige ortsungebundene Verfügbarkeit der Kundeninformationen und insbesondere der Wegfall von Kosten für teure interne Serverstrukturen überzeugten das Unternehmen.

Colin Hollwurtel, Director of Operations empfiehlt daher allen Unternehmen, den Einsatz von CRM-Systemen: „Die Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter sein eigenes „Outlook-Süppchen“ gekocht hat, sind seit wir die neue Software nutzen vorbei, was in unseren Augen ein sehr großer Vorteil ist, den weitaus mehr Unternehmen nutzen sollten.“

Zentrale Datenhaltung verbessert die Projekt- und Teamarbeit

In den vergangenen zwei Jahren hat sich das CRM System zum Rückgrat der administrativen Arbeit des Unternehmens entwickelt. Die Mitarbeiter sind seitdem stets über den aktuellen Stand des Projektes bzw. des Kunden informiert, egal ob sie sich gerade im Innendienst oder außerhalb, während der Projektarbeit, beim Kunden befinden.

Mit nur wenigen Klicks können nun die entsprechenden E-Mails, Termine, Projekte und Aktivitäten zu jedem Kunden eingesehen und zentral abgelegt werden. Nicht nur in der täglichen administrativen Arbeit profitiert die Belegschaft von dem System, sondern mittlerweile auch bei der Rechnungsstellung, wobei die Arbeitsstunden aus den Terminen automatisch den einzelnen Kundenprojekten zugeordnet werden.

Das komplette Dokumentenmanagement konnte ebenso mittels webDAV-Funktion in das Tecart-System integriert werden, sodass die Mitarbeiter auch die Dokumente zu jedem Kontakt und Projekt entsprechend zentral ablegen können.  

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