Mit Webcasts kein Meeting verpassen

Mittlerweile gelten Smartphones und Tablets als vollwertiger Bestandteil der elektronischen Unternehmenskommunikation. Eine verhältnismäßig junge Disziplin stellen dabei noch mobile Webcasts dar. Der digitale Service über das Inter- oder Intranet ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, gleichzeitig mehrere Hundert oder Tausend Personen zu erreichen. Moderne Lösungen erlauben bis zu 20.000 Teilnehmer, die über einen Weblink in ihrem Browser Zugang zum Webcast erhalten.

Findet die interaktive Audiokomponente des Webcasts in Form einer Telefonkonferenz statt, so wählen sich die Teilnehmer zusätzlich über ihr Telefon oder ihr Smartphone ein. Anwendungsbeispiele sind etwa Aktionärsversammlungen, Mitarbeiter- als auch globale Pressekonferenzen und ähnliches. Im Vergleich zu konventionellen Streaminglösungen bieten solche Webcasts in Zeiten von Multimedia und Interaktion verschiedene Vorteile: So ist auch bei Webcasts mit mehreren Tausenden Teilnehmern die oftmals benötigte Interaktivität realisierbar, beispielsweise um Fragen von Aktionären oder Journalisten über eine Chatfunktion in die Session einzubringen. Zudem lassen sich in Abhängigkeit der Inhalte einer geplanten Session neben einem Audiokanal auch ein Video- sowie ein Datenkanal in den Webcast integrieren. Der Datenkanal kann für ergänzende Dokumente wie Tabellen, Grafiken, Fotos, Powerpoint-Folien und vielem mehr genutzt werden.

Die Teilnahme an einem Webcast ist einfach. Die Teilnehmer müssen allein den meist per E-Mail erhaltenen Link anklicken und schon kann es losgehen. Wer im Mobilfunknetz High-Speed-Empfang hat, sollte auch ohne WLAN keine Bandbreitenprobleme haben. Im Zweifelsfall lässt sich der Videokanal deaktivieren.

Zeitgleich Videos übertragen

Für diejenigen, die den Webcast durchführen möchten, gestaltet
sich die Vorgehensweise recht unkompliziert. Oftmals ist einmalig ein Softwarepaket zu installieren, das die Verbindung mit dem Webcast-Provider regelt. Alles Weitere übernimmt der Provider, mit dem vorab die Inhalte des begleitenden Datenkanals abgestimmt werden sollten. Der Operator des Providers sorgt dafür, dass zum richtigen Zeitpunkt die passende Grafik oder die gewünschte Powerpoint-Folie eingeblendet wird. Soll parallel ein Video übertragen werden, ist mit dem Provider zu klären, wie die Signale der dafür genutzten Kameras übertragen werden, damit das Videobild aufbereitet und in den Webcaststream eingebaut werden kann.

Die Gestaltung der Webcasts ist flexibel: So übernimmt der Operator auf Wunsch die Moderation oder unterstützt firmeneigene Moderatoren bei deren Aufgabe. Zudem berät der Provider Unternehmen beim erstmaligen Aufsetzen von Events und unterstützt diese mit technischen oder organisatorischen Tipps. Die Abstimmung zwischen Anbieter und Provider läuft in der Regel zügig, sodass Webcasts relativ kurzfristig anberaumt werden können. Dabei ist eine Vorkonferenz nötig, um die eingesetzte Technik zu testen und den Konferenzablauf zu besprechen.

Ein paralleler Chatkanal

Hinsichtlich der Gestaltung der Interaktion bieten Webcasts mehrere Varianten. Der Regelfall ist eine parallel eingerichtete Audio-Conferencing-Session, die von einem oder mehreren Moderatoren betreut wird. Alternativ lässt sich dazu ein Chatkanal im Webcaststream einrichten, über den sich die Teilnehmer per Tastatur am Geschehen beteiligen. Um Missbrauch zu vermeiden, ist der Aufruf des Streams bzw. das Einbetten des Videos auf Wunsch nur in einer bestimmten Domäne möglich.

Hinsichtlich der Kosten lässt sich folgendes sagen: Preismodelle sehen die Zahlung eines Festpreises pro Stunde bzw. pro Event für die Bereitstellung des Services vor. Über das Standardkontingent hinausgehende Nutzungszeiten werden separat berechnet. Bei der Deutschen Telekom beispielsweise starten die Standardkontingente bei einer Stunde Webcasting, der Preis für bis zu 1.500 Teilnehmer liegt hier bei 1.950 Euro – jede weitere Viertelstunde wird mit 150 Euro abgerechnet. Bereits ab 500 Teilnehmern können sich Webcasts gegenüber anderen Conferencing-Lösungen rechnen.

Richtiges Verhalten bei Webcasts

Für Moderatoren:

• kurz fassen
• zu veröffentlichende Inhalte genau prüfen
• evtl. mit dem Einladungslink auch Agenda mitschicken
• Kommunikationskanäle bedarfsgerecht wählen
• bei Videointegration optische Aspekte checken (Kleidung, Lichtverhältnisse)
• Ablauf mit dem Provider detailliert abstimmen

Für Teilnehmer:

• Fragen möglichst präzise stellen
• sachlich bleiben
• Anweisungen der Moderatoren beachten

Was kommt günstiger?

Ein neuer Vorteilsrechner der Deutschen Telekom will Mitarbeitern aus Unternehmen und staatlichen Organisationen die Vorteile von Telefon- und/oder Webkonferenzen gegenüber Präsenzmeetings aufzeigen. So erhalten diese einen Überblick über die durchschnittlich anfallenden Reisekosten, CO2-Werte sowie die Reisezeit. In Gegenüberstellung dazu erscheinen dieselben Werte für Telefon- und/oder Webkonferenzen.

Ein Rechenbeispiel:
Drei Mitarbeiter eines Münchner Unternehmens, die zu einem zweistündigen Meeting nach Köln fliegen, erzeugen durchschnittlich einen CO2-Ausstoß von 660 kg, Reisekosten in Höhe von 913,50 Euro und haben einen Zeitaufwand (nur Flug- und Meeting-Dauer) von ca. 13 Stunden und 45 Minuten, zzgl. Anreise zum Flughafen und Wartezeit. So beläuft sich die Gesamtdauer gut und gerne auf 24 bis 30 Stunden. Im Gegensatz dazu: Eine zweistündige Telefon- und/oder Webkonferenz hat im Durchschnitt eine CO2-Bilanz von 22,95 kg und verursacht Kosten in Höhe von 53,40 Euro.

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Bildquelle: Telekom