Mobile ERP-Software

Keiner der klassischen Business-Software-Anbieter kann es sich mehr leisten, Mobility-Szenarien halbherzig anzugehen oder gar zu ignorieren. Was sie auch nicht tun: Alle Softwarelieferanten beschäftigen sich intensiv mit dem Thema und bieten entsprechende Ansätze und Produkte an. Wobei es für sie nun darum geht, ihre relativ komplexen Backend-Strukturen in die mobile Welt zu transferieren, und zwar in der von den Nutzern erwarteten, unkomplizierten und leicht bedienbaren Weise.

Doch was heißt schon unkompliziert? Selbst wenn kaum ein Unternehmensverantwortlicher willens sein wird, aus der Mobilisierung von Geschäftsdaten ein langwieriges Projekt im Stile herkömmlicher ERP-Implementierungen zu machen, muss man sich dennoch Gedanken dahingehend machen, wie der Datenzugriff erfolgt, welche Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen dazu erhalten und wie die Synchronisation mit dem Backend vonstatten geht. Kurzum: Es geht um die Prozessdefinition.

Natürlich spielen immer auch Sicherheitsaspekte und die jeweiligen Preis- und Lizenzmodelle eine große Rolle. Der mittlerweile erfolgreiche Protest gegen die Zusatzkosten rund um die Enterprise Mobility und Productivity Apps von SAP mit dem schönen Namen Fiori, macht deutlich, wie sehr die Ansichten zwischen Anwendern und Anbietern in diesem letzten Punkt divergieren können

Mobile ERP: Service und Kundenprozesse im Fokus

Traditionell sind mobile Technologien im Lager-, Versand- und Logistikbereich zu finden, dann aber zumeist mit speziellen, robusten Endgeräten. In erster Linie ging es hier um die Beschleunigung der Materialwirtschaft bzw. des Materialflusses. Noch größeres Potential sehen Experten allerdings in den Vertriebsprozessen, wenn beispielsweise der Außendienst schnell Aufträge erfassen kann und jederzeit über Produkt- und Kundendaten verfügt. Auch der Servicebereich wird immer wieder als nutzenbringendes mobiles Betätigungsfeld angeführt: „Der mobil angebundene Servicetechniker verfügt vor Ort über alle Informationen über die zu wartende Maschine, er hat Zugriff auf verschiedene Lager und kann auch Bestellprozesse direkt selbst anstoßen. Darüber hinaus erhält er seine Aufträge auf sein mobiles Endgerät und meldet erledigte Aufträge direkt ins System zurück. Das spart viel Arbeit, Zeit und Geld“, beobachtet Oxaion-Vertriebsvorstand Uwe Kutschenreiter. Im Service wird somit rasch ein höherer Qualitätsgrad erreicht, weil sowohl die Mitarbeiter im Feld als auch der Innendienst schneller reagieren können.

Der Auslöser für diese Entwicklung, Geschäftsdaten standortunabhängig zur Verfügung stellen zu können, waren natürlich die modernen Smartphones mit ihren intuitiven App-Konzepten. Selbst bei Panmobil Systems, einem Anbieter, der seit Jahrzehnten mit der Konzeption und Herstellung spezieller mobiler Lesegeräte erfolgreich ist, erkennt man diesen Trend. Geschäftsführer Peter Schmidt sieht in der ansteigenden Verbreitung privater, mobiler ‚Itelligenzien’ einen wachsenden Markt: „Die berühmte App-Lösung, die leicht zu handhaben und kostengünstig verfügbar ist, wird in zunehmendem Maße auch für professionelle Datenerfassung genutzt.“ Wenngleich er einschränkt, dass im professionellen Bereich wohl doch eher die Notwendigkeit bestehe, ein industrietaugliches, robustes und der Nutzung angepasstes Endgerät bereitzustellen.

Für die Einsatzfelder, in denen sich Panmobil vornehmlich tummelt, ist dies sicher ein berechtigter Einwand. Doch gerade im Vertrieb und Außendienst kommen eben immer mehr iOS-, Android- und bedingt auch Windows-Phone-Geräte zum Einsatz, wo bisher noch mit Zettel und Stift oder bestenfalls mit proprietären Offlinelösungen auf Laptops gearbeitet wurde.

Als Einstiegspunkt für unternehmensweite Mobility-Projekte eigne sich folgerichtig gerade der Vertrieb, wie Lars Landwehrkamp, Vorstandssprecher des SAP-Partners All for One Steeb rät. Hätte man diesen Einstieg in einem überschaubaren Rahmen erfolgreich bewältigt, kämen meist schnell weitere Bereiche wie Inbetriebnahme und Instandhaltung hinzu. „Rasch messbare Erfolge auf der Basis sicherer und überschaubarer Investitionen sind unschätzbar wertvoll, um die Lösung später weiter auszurollen und Gesamtprojekte anzupacken.“

Voraussetzung dafür seien aber klar abgegrenzte Teilfunktionen wie etwa im Vertrieb. Außerdem halten kleinere Etappenziele aufkommende Diskussionen im Zaum, als wenn immer gleich das große Ganze angepeilt wird. Über begrenzte Anfangsszenarien können die Anwender zudem leichter erfassen, in welchem Umfang viele Geschäftsprozesse mittels mobiler ERP-Nutzung generell verbessert und beschleunigt werden können. Häufig sieht Mirco Inger, Geschäftsführer der 3mobility GmbH, das Thema Mobility noch zu sehr mit klassischer Barcodeerfassung verknüpft, weswegen das gesamte Potential, dass mit der Mobilisierung nahezu aller ERP-Prozesse einhergeht, für den normalen Anwender gar nicht greifbar sei. Dabei könne dieses Potential rasch erschlossen werden, da die Projektlaufzeiten bei gängigen ERP-Systemen für die Anwender überraschend kurz ausfielen, auch hinsichtlich des Preis-, Leistungs- und Budgetverhältnis’.

Backend-Anbindung mobiler ERP-Systeme

Nicht umhin kommen die Anwender um die exakte Definition der Anforderungen. Dies beginnt bei der Auswahl der Endgeräte und der Ermittlung der zu mobilisierenden Geschäftsprozesse, bevor es dann um den ganz wesentlichen Faktor der Bedienbarkeit (Usability) geht. Die große Herausforderung sieht Uwe Kutschenreiter dabei in der Reduzierung der Komplexität, denn mobile ERP-Anwender benötigen schlanke Bedienkonzepte, um effizient arbeiten zu können. Demzufolge sollte nicht versucht werden, die vorhandenen Prozesse aus dem Backend 1:1 zu übernehmen. Trotzdem gibt man bei All for One Steeb zu bedenken, dass das ERP-System als Enterprise Backend die Geschäftsprozesse primär bestimmt.

Was die Projektlaufzeiten anbelangt, liegt die angepeilte bzw. vorausgesagte Spanne zwischen wenigen Minuten und einem halben Jahr. Einige Anbieter wie Sage bieten ihren Cloud-ERP-Kunden native und webbasierende Apps, mit denen man innerhalb von fünf Minuten auf Geschäftsdaten zugreifen kann. Bei Panmobil sorgt eine sogenannte Embedded Middleware „für signifikante Zeit- und Kostenersparnis“. Für die Anbindung eines ERP-Systems wie SAP oder Navision ergibt sich laut Anbieter eine Projektlaufzeit von einer Stunde bis zu einem halben Tag, da die Kommunikation zwischen mobilem Endgerät und Datenbankserver über Filetransfer läuft. In drei Minuten soll die Konfiguration der Middleware erledigt sein.

Generell ist die Anbindung an das Backend natürlich ein wichtiger Aspekt, auch in puncto Datensicherheit. Bei den ERP-Produkten von Oxaion beispielsweise sind Schnittstellen und Middleware bereits integriert, sodass keine Drittanbieter-Tools erworben und gepflegt werden müssen. Die Datenübertragung erfolgt dann – wie bei allen anderen Anbietern auch – immer SSL-verschlüsselt. Sollten die Kunden andere Konzepte bevorzugen, können diese gemeinsam definiert werden. Der Ansatz, ohne Schnittstellen und Middleware zu arbeiten, besitzt auch bei All for One/Steeb oberste Priorität, deren Lösungen stattdessen per ABAP direkt auf die SAP Business Suite zugreifen. Der Nutzer arbeitet hier mit nativen Apps, die auf allen gängigen Mobile-Plattformen lauffähig sind. Diese Variante bietet auch Oxaion seinen Kunden an, weil man davon überzeugt ist, auf diese Weise die bestmögliche Performance und gleichzeitig eine enge Verzahnung mit dem ERP-System zu erzielen, ohne potentielle Browser-Restriktionen.

Den Weg über Browser hingegen geht der Anbieter Topix: Die Software namens „WebSolution“ soll auf jedem modernen Browser ohne zusätzliche Plug-Ins oder proprietäre Module laufen. Ebenso wenig benötigt sie eine Java-Engine, was unter Sicherheitsaspekten für viele Unternehmen nicht ganz uninteressant sein dürfte. Topix setzt mit JavaScript und HTML5 gänzlich auf Webtechnologien und eine objektorientierte NoSQL-Datenbank-Engine. Die Datenspeicherung erfolgt dabei immer auf einem Server, nie auf dem Gerät.

Bei der Backend-Anbindung gibt es generell eine Vielzahl von Szenarien, von offenen Webservices über konventionelle SQL-Zugriffe bis hin zu backendspezifischen Schnittstellen, wie sie etwa im SAP-Umfeld zu finden sind. Aktuell scheinen Webservices im Odata – oder das REST-Format immer wichtiger zu werden, wie Christian Huthmacher von Commsult feststellt. Moderne Plattformen verfügten über Standardadapter, mit denen sich verschiedene Backends integrieren lassen. Eine Middleware ist immer dann sinnvoll, wenn neben den rein mobilen Online-Prozessen zusätzlich innerbetriebliche Prozesse oder Offline-Szenarien unterstützt werden sollen. Im Offline-Fall fungiert die Middleware als Synchronisationsdrehscheibe zwischen dem Backend und dem mobilen Endgerät.

Offlinefähigkeit ist wichtig

Die Offline/Online-Fähigkeit der verschiedenen mobilen Lösungen ist generell ein wichtiger Aspekt. Obwohl Mirco Inger konstatiert, dass sich hier schnell die Spreu vom Weizen trenne, sehen alle befragten Anbieter ihre Lösungen als flexibel genug an. „Wir empfehlen eine generelle Online-Verbindung, um die Daten in Echtzeit abrufen zu können. Offline zu arbeiten ist jedoch auch möglich, die App aktualisiert und synchronisiert sich, sobald sie das nächste Mal die Online-Verbindung erkennt“, sagt Johanna Höpker vom Microsoft-Partner Modus Consult. Der Grundsatz bei Oxaion lautet, so oft und so lange online wie möglich, um Redundanzen zu vermeiden. Dies betrifft bei Offline-Lösungen sowohl die redundanten Daten als auch die redundante Business-Logik auf dem Endgerät.

Und Christian Zöhrlaut von Sage ergänzt, dass wenn die Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen müssen, eine dauerhafte Online-Verbindung zur Hauptdatenbank des jeweiligen ERP-/CRM-Systems durchaus sinnvoll sei – etwa Kundendaten mit Verkaufs­chancenstufen. Sollen die Daten jedoch immer auch ohne Datenverbindung zur Verfügung stehen (im Flugzeug/Bahn), so können diese auch direkt und verschlüsselt auf dem jeweiligen mobilen Endgerät gespeichert werden. Zwitterlösungen gebe es  auch, so dass die Anwender offline auf den jeweiligen Datenbestand zugreifen und bei Bedarf in den „Online“-Modus wechseln können, um sich mit Echtzeitinformationen zu einzelnen Prozessen zu informieren oder Daten, die mobile erfasst wurden, in das Hauptsystem zurückzuschreiben.

Mobile ERP: Preismodelle

Bleibt die Frage nach den Lizenz- und den Kostenmodellen, dort finden sich verschiedene Ansätze. Der Streit um die SAP-Fiori-Apps zeigt, dass die Anwender im Grunde einen kulanten Umgang der Anbieter hinsichtlich mobilen Apps erwarten.

• Die Topix Lösungen sind denn auch für Kunden mit aktuellem Pflegevertrag kostenfrei in der regulären ERP-Software enthalten, wobei der Zugriff auf den mobilen Client lizenztechnisch dem herkömmlichen, stationären Zugriff entspricht. Der iOS-Client ist als App kostenfrei im iTunes-Store erhältlich.
• Bei Modus Consult, das die Microsofts Dynamics Go Apps vertreibt, sieht das Lizenzmodell eine monatliche Miete bei einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten vor. Die Kosten können pro User und Maschine genau abgerechnet werden, eine Miete ab 7,99 Euro monatlich ist möglich.
• Oxaion verfährt auch beim mobilen Zugriff nach dem Nutzer-basierten Modell, wobei eine ERP-Lizenz die mobile Nutzung beinhaltet.
• Einen konkreten Preis für zehn Lizenzen seiner Mobility-Anwendung ERP in Motion nennt Lars Landwehrkamp von All for One/Steeb. Der beläuft sich inklusive Installation und Customizing auf 24.990 Euro. Damit ist die Software sofort einsatzfähig. Alle Integrations- und Installationsschritte erfolgen per ABAB, was zum einen den Vorteil haben soll, zusätzliche Middleware unnötig zu machen und zum anderen denjenigen Anwendern, die über ABAP-Know-how verfügen, die Möglichkeit zu geben, erweiterte Anpassungen selbst vorzunehmen.
• Panmobil-Geschäftsführer Peter Schmidt ist ein wenig zurückhaltender mit konkreten Angaben. Für ihn ist der Preis projektbezogen: „Manchmal ist der mobile ERP-Zugriff im Preis inbegriffen, wenn der Aufwand kalkulierbar ist.“ Wenn das Projekt hingegen zeitlich nicht abzuschätzen sei, sei auch der Preis im Vorfeld nicht messbar.

Bei mobilen ERP-Projekten gilt es für die Anwender folglich, sich über einige grundlegende Aspekte klarzuwerden, bevor zu schnell und vielleicht aus dem Bauch heraus entschieden wird. Vielleicht liegt aber auch eine besondere Chance in einem solchen Projekt. Wenn man nämlich die Mobilisierung der Daten als Auslöser dafür betrachtet, die gesamten internen Unternehmensprozesse noch einmal aufzunehmen, zu analysieren und gegenenfalls zu verbessern, dann lohnt sich mobiles ERP in jedem Falle.