Mobile Helfer für den Business-Trip

Zum 1. Januar 2014 tritt das neue Reisekostenrecht in Kraft. Auf Unternehmen, die ihre Abrechnungen immer noch mit Papierformularen und Excel-Tabellen erledigen, kommt dadurch zusätzlicher Aufwand zu: Änderungen beispielsweise bei den Pauschbeträgen, den Steuerfreisätzen bei Dienstwagen und den Regelungen bei arbeitgebergewährten Mahlzeiten müssen berücksichtigt werden. Das sind gute Argumente, um auf mobile automatisierte Lösungen etwa von Concur umzusteigen. Dabei sind Smartphones und Tablets wie gemacht für Geschäftsreisen und können dabei helfen, Reisen einfacher und komfortabler zu gestalten.

Einige Beispiele aus der Praxis, wie die Technik das Leben von Geschäftsreisenden vereinfachen kann:

• Reisen mit persönlichem Assistenten
  Dank mittlerweile weit verbreiteter Reisemanagement-Apps erstellen Reisende einen übersichtlichen Reiseplan, der sämtliche relevanten Details enthält: gebuchte Flüge, Übernachtungen und Mietwagen, aber auch Meetingtermine und Verabredungen zum Businessdinner. Die Apps erfassen dafür Daten aus beliebigen Quellen und machen sie online und auf dem Smartphone verfügbar – und importieren sie auf Wunsch auch gleich direkt in die Reisekostenabrechnung.
• Flug verspätet? Kein Problem …
  Wenn sich der Abflug eines gebuchten Fluges verschiebt oder wenn Flüge storniert werden, wird der Reisende umgehend mobil informiert. Das verhindert unnötige Wartezeiten am Flughafen und schützt die Mitarbeiter vor lästigem (und teurem) Leerlauf. Außerdem bieten die besten Apps auch alternative Flüge an, die unkompliziert unterwegs gebucht werden können.
• Nie mehr Papierquittungen
  Integrierte Systeme erleichtern es, die Ausgaben auf Reisen zu erfassen und so Zeit zu sparen. Quittungen etwa für Taxifahrten können Mitarbeiter mit der Smartphone-Kamera fotografieren und schnell der korrekten Abrechnung hinzufügen. Kreditkartengebühren werden importiert und automatisch mit der entsprechenden Reisekostenabrechnung verbunden.
• Report „on the fly“
  Mitarbeiter können die gesamte Abrechnung bereits unterwegs abschließen. Somit findet kein Kleben und Ausfüllen von Excel-Listen mehr im Büro statt – alles Nötige kann bereits im Flugzeug oder auf dem Heimweg im Taxi erledigt werden. So bleibt im Büro mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben.  
• Interne Nachbereitung
  Anfallende Daten müssen nicht mehr mehrfach in verschiedene Systeme eingeben werden. Die Teams in den Finanz- und Rechnungsabteilungen können Rechnungen und Zahlungen einfach überprüfen und genehmigen. Unternehmen erhalten mehr Kontrolle über die Einhaltung der Richtlinien, gewinnen Einblick in die Ausgaben auf Geschäftsreisen und können dadurch ihr Budget optimal überblicken und einsetzen. So stellen die modernen mobilen Systeme sicher, dass sowohl die Mitarbeiter als auch die Unternehmen profitieren.

Bildquelle: Concur