Mobile Instandhaltung ersetzt den Papierauftrag

Herr Beier, Stichwort mobile Instandhaltung: Wie funktionieren diese Arbeitsprozesse bei einem Versorgungsunternehmen im Detail?
Jens Beier: Im Kern erfasst der Instandhaltungsmitarbeiter auf seinem Endgerät (PDA, Tablet, Notebook) auch weiter das, was er früher auf dem Papierauftrag dokumentiert hat, er meldet also Arbeits- sowie An- und Abfahrtszeiten, gefahrene Kilometer zu bzw. vom Einsatzort, ein- und ausgebaute Materialen sowie deren Zu-/Abgänge des eigene Lagerortes. Überdies erfasst er Anlagenzustände – meist sogenannte Messpunkte an Objekten oder Equipmentsätzen im SAP, wie Temperatur, Betriebsstunden etc.

Die Nacherfassung der Daten entfällt im Innendienst nun gänzlich, da die Daten bereits plausibilitätsgeprüft vom Instandhalter erfasst werden. Früher hat dieser seine Arbeitsaufträge von seinem Vorgesetzten (Meister oder Arbeitsvorbereiter) bekommen, mobil unterstützt erfolgt die Auftragsdisposition im Innendienst mittels einer grafischen Einsatzplantafel, mittels derer der Disponent die Aufträge den Mitarbeitern visuell zuordnet. Durch die Datensynchronisation (oder im Onlinebetrieb) gelangen die Aufträge dann auf das Endgerät des Instandhalters. Offline-Szenarien sind in den allermeisten Fällen erforderlich.

Darüber hinaus bestehen eine Fülle von Mehrwerten – für den Anwender selbst oder das Unternehmen –, die nun erst durch das mobile Arbeiten ermöglicht werden:
– Erfassung von Bildern vor Ort, um Anlagenzustände zu dokumentieren, wobei die Bilder dann im SAP-/ERP-System abgelegt werden
– Neuanlage von Aufträgen oder Meldungen „im Feld“, bei sinnvollen Ad-hoc-Tätigkeiten, die dann gleich dokumentiert werden können
– Transparenz über die Anlagenstruktur bzw. die Pflege von Stammdaten etc.

Welche Geräte und Technologien kommen bei der mobilen Instandhaltung in der Regel zum Einsatz?
Beier: Meist Tablet-PCs oder robuste Notebooks (z.B. Panasonic-Toughbooks oder Geräte von Getac). Ein großes Display ist meist erforderlich, um auch kartografische Daten aus dem GIS-System anzuzeigen (Netzpläne). Dies wäre auf einem PDA nicht ergonomisch, da das Display zu klein wäre. Allerdings werden PDAs von einigen Versorgern für Inspektionsdatenerfassung genutzt, d.h. für eine sogenannte checklistenbasierte Erfassung.

Wie viel schneller bzw. kostengünstiger ist man mit der mobilen Lösung gegenüber einer rein manuell bzw. papierbasierten Vorgehensweise?
Beier: Der Nutzen lässt sich wie folgt klassifizieren: Die Kostenvorteile liegen darin, dass
– die Mitarbeiter morgens und abends sich nicht mehr ihre Aufträge händisch abholen und zurückgeben müssen; d.h. mehr produktive Stunden im Verhältnis der Gesamtarbeitszeit.
– keine Datennacherfassung durch den Innendienst mehr erforderlich ist.
– die zur Verfügung stehende Arbeitszeit durch transparentere Einsatzplanung (Disposition) besser genutzt werden kann.

Desweiteren erhöht sich die Prozessqualität deutlich, da ein Mehr an Daten erhoben/erfasst werden kann, was wiederum Rückflüsse auf die Instandhaltungsbedürftigkeit der Anlagen und somit der Kosten zulässt. Nicht zuletzt amortisieren sich entsprechende Projekte in der Regel nach 1,5 Jahren, wobei neben der mobilen Abwicklung auch stets die Auftragsvergabe (Disposition) geprüft werden sollte, da hier auch ein erheblicher Teil des Nutzen liegt.

Welche Hürden – beispielsweise seitens der Infrastruktur – müssen hierzulande noch genommen werden, damit sich eine mobile Instandhaltung flächendeckend durchsetzen kann?
1. Anwenderakzeptanz – die mobilen Instandhalter sollten in den Prozess der Lösungsdefinition mit eingebunden werden. Konkret: Die Benutzeroberflächen der Endgeräte sollten sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientieren und nicht an den Datenstrukturen des ERP Systems.
2. Endgerätemanagement: Sofern mehrere Endgeräteklassen eingesetzt werden, muss ein professionelles Device Management eingeführt werden.
3. Einführung in überschaubaren Schritten: Projektzyklen von vier bis sechs Monaten sollten angestrebt werden, nicht länger, um Zwischenerfolge „feiern“ zu können. Aufgrund der hohen Dynamik des Mobile-Business-Markts überholen sich in langen Projekten einige Dinge, die man verhindern kann, wenn man mehr Meilensteine setzt.