Mobile Personalsoftware ist gefragt

Inwieweit besteht in den Anwenderunternehmen aktuell Bedarf an mobilen Personallösungen auf Smartphones und Tablets? Warum reichen bislang eingesetzte Notebook-Lösungen nicht mehr aus?
Georg Goller: Smartphones und Tablets sind bei den meisten Mitarbeitern eines Unternehmens immer dabei. Anders als die meisten Laptops benötigen sie kein WLAN, um Daten online abzurufen, sondern sie können Informationen auch über die Handynetze herunterladen oder problemlos versenden. Mobile Lösungen sind daher für viele Anwender komfortabler einzusetzen. Wir sehen sie allerdings eher als Ergänzung, weniger als Ersatz.

Welche Funktionalitäten sollte eine mobile Personalsoftware auf dem Smartphone bzw. Tablet auf jeden Fall aufweisen können?
Goller: Es kommt nicht nur auf die Funktionalitäten an, sondern vor allem auch auf die Handhabung. Anwender müssen problemlos auf Applikationen zugreifen können, sich aber trotzdem authentifizieren, um die Datensicherheit zu garantieren. Es ergibt auch keinen Sinn, einfach alle Funktionen einer „stationären“ HR-Lösung auf mobile Geräte zu übertragen, nur weil dies dank der Cloud möglich ist.

Zu den Funktionalitäten, die verfügbar sein sollten, gehören eine Kontaktdatenbank und Organigramme des Unternehmens, mit denen Mitarbeiter gewünschte Experten schnell finden können, sowie eine Plattform zur anschließenden Zusammenarbeit. Module, um Bewerberprofile oder Trainingspläne kurz zu kommentieren, bieten ebenfalls Vorteile für die Mitarbeiter. Mobile Personalsoftware mit entsprechenden Funktionen beschleunigt beispielsweise Freigabe- oder Beurteilungsprozesse, gerade auch beim Thema Recruiting. Damit erhalten Bewerber eine zügige Rückmeldung – und machen so bessere Erfahrungen mit der entsprechenden Firma. Unternehmen hingegen verschaffen sich Vorteile am Markt.

Inwieweit nutzen Anwenderunternehmen bereits umfangreiche mobile Personallösungen? Oder benötigen Sie allein eine „Stechuhr für unterwegs“?
Goller: Die meisten Unternehmen benötigen weniger eine „Stechuhr für unterwegs“, sondern legen Wert darauf, dass ihre Mitarbeiter unterwegs Zugriff zu Informationen zusätzlich zu E-Mail-Adressen und Telefon haben.

Mit der mobilen Version der Successfactors Business Execution Suite können Mitarbeiter beispielsweise Trainingspläne einsehen und sich für die Schulungen anmelden, die für sie interessant sind. Darüber hinaus lassen sich Organigramme und Kontaktdaten des gesamten Unternehmens abrufen – der schnelle Kontakt zu Experten ist damit gewährleistet. Ein Modul zum Mobile Recruiting vereinfacht die Bewerberauswahl: Mitarbeiter können auch von unterwegs mit HR-Verantwortlichen im Kontakt bleiben, Kandidaten bewerten sowie Jobprofile kommentieren und freigeben. Darüber hinaus lassen sich via Successfactors Mobile Core HR Änderungsanträge von Mitarbeitern bearbeiten.

Inwieweit müssen der Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat bei der Einführung bzw. beim Betrieb einer mobilen Personallösung eingebunden werden?
Goller: Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat sollten bei der Einführung und beim Betrieb von mobilen Lösungen eingebunden werden, nicht nur zum Thema Personalanwendungen.

Welche Knack- bzw. Streitpunkte treten bei Diskussionen mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten am häufigsten auf?
Goller: Sicherheit ist natürlich immer ein Thema: Sind die Daten der Mitarbeiter vor unbefugtem Zugriff geschützt? Können sie nicht von Dritten eingesehen oder gehackt werden? Wir haben hier eine Reihe von Vorkehrungen getroffen: Durch rollenbasierte Zugriffsberechtigungen haben Teammitglieder nur zu den Informationen Zugang, für die sie die Berechtigung haben. Dazu gehört auch, dass Unternehmen einen Plan haben, um Daten oder Anwendungen von verloren gegangenen Smartphones oder Tablets aus der Ferne zu löschen.

Inwieweit dürfen Mitarbeiterdaten (z.B. Bewegungsdaten) per mobiler Software erfasst bzw. übermittelt werden?
Goller: Es geht bei unserer Software nicht darum, Bewegungsdaten zu erfassen oder Bewegungsprofile anzulegen. Vielmehr ermöglicht eine mobile HR-Anwendung den Mitarbeitern Zugriff auf von ihnen benötigte Daten – egal, ob es sich dabei um die Kontaktdatenbank, Recruiting-Informationen zu Bewerbern oder Trainingsangebote handelt.

Wie wird verhindert, dass Mitarbeiter bei einer mobilen Einsatzplanung die Daten bzw. das System manipulieren können – und beispielweise einige Plusstunden dazu schummeln?
Goller: Zunächst einmal funktionieren alle Zeiterfassungslösungen, egal ob mobil oder nicht, auch auf einer Vertrauensbasis: Das Unternehmen vertraut dem Mitarbeiter, dass dieser seine Stunden korrekt einpflegt. Software kann hier nur die Rahmenbedingungen vorgeben, beispielsweise vertragsbasierte Minimum- und Maximalstundenkontingente. Wichtig ist hier vor allem die vorherrschende Kultur in einem Unternehmen.

Stichwort Sicherheit: Was gilt es hinsichtlich der Zugriffsrechte zu beachten? Welche Authentifizierungslösungen sollten berücksichtigt werden?
Goller: Unsere mobilen Lösungen erfordern die Authentifizierung über ein Passwort. Wir können Firmen nur empfehlen, beispielsweise ein unternehmensweites Identity & Access Management einzuführen, das Mitarbeitern die bereits erwähnten rollenbasierten Zugriffsrechte einräumt.