Mobile Videokonferenzen

So mancher kennt Videokonferenzen noch als Ereignis in einem abgedunkelten Raum im Hörsaalambiente mit mehreren großen Bildschirmen und merkwürdigen Zusatzgerätschaften am Steuerpult und auf den Tischen. So etwas gibt es als sogenannte Präsenzsysteme auch heute noch – allerdings in vielerlei Hinsicht perfektioniert, vereinfacht und zu deutlich reduzierten Kosten.

In Berichten darüber wird dann gerne ein länglicher, ovaler Tisch gezeigt, bei dem auf der einen Seite reale Personen sitzen, auf der anderen die virtuellen Gesprächspartner, die von irgendwo auf der Welt – über große HD-Screens und Hi-Fi-Akustik – lebensecht als Gegenüber dargestellt werden.

Solche speziell für Konferenzen konzipierte Räume sind nach wie vor das High End in Sachen virtuelle Meetings, allerdings meist nur dem Top-Management in Unternehmen vorbehalten. Grund sind die vergleichsweise hohen Kosten für den durch spezielle Innenarchitekten und Technikprofis gestalteten Raum und seine audiovisuelle Infrastruktur. Zu letzterem gehören neben hochwertigen Bildschirmen, Kameras und Mikrofonen auch die Übertragungstechnologie wie Videobrücken, En- und Decoder, Gateways sowie die für Mehrpunktkonferenzen nötigen Multipoint Control Units (MCU).

Moderne Konferenzbrücken

Die technische Ausrüstung gibt es auch in beweglicheren Varianten, beispielsweise montiert auf einem Rollwagen oder als Desktopsystem. Moderne Konferenzbrücken unterstützen heute nicht mehr nur ein gleiches oder gleichwertiges Gegenüber – vielmehr können Kommunikationspartner von einem Desktop oder sogar mobilen Gerät dazu geschaltet werden, sofern die Konferenz-App zur Verfügung steht und eingerichtet ist. Gemäß der gebotenen Auflösung erfolgt die Darstellung des Mobilteilnehmers auf den Großbildschirmen meist in einem kleineren Fenster – und bei schlechter Verbindungsqualität mitunter nur als Standbild.

Allen klassischen Videokonferenzen gemein ist und bleibt die spezielle Technikausrüstung, die nicht nur bei der Anschaffung das Budget schröpft, sondern auch bei der Einrichtung und Verwaltung. Beides ist komplex und erfordert entsprechend ausgebildetes Personal. Daher bietet eine Reihe von TK-Providern entsprechende Cloud-Lösungen an, bei welchen die gesamte Übertragungstechnologie zentral gehostet und als Service offeriert wird.

Konferenzen zum Paketpreis

Für den Arbeitsalltag gibt es weitere Methoden: zum Beispiel Telefon- und Webkonferenzen. Telefonkonferenzen gibt es seit vielen Jahren – heute aber weitaus kostengünstiger und flexibler als früher. Der eigene „Raum“ für Telefonkonferenzen lässt sich etwa zum monatlichen Pauschaltarif buchen, wobei die damit verbundene Telefonnummer für beliebig viele und zeitlich unbeschränkte Konferenzen zur Verfügung steht. Geringe Extrakosten entstehen allein, wenn die gebuchte maximale Teilnehmerzahl überschritten wird. Bei der Telekom etwa kostet der eigene Konferenzraum für bis zu fünf Teilnehmer monatlich knapp 60 Euro und rund 100 Euro für bis zu 15 Teilnehmer – bei Teilnehmerüberschreitung kommen für diese Sitzung drei Euro pro Person hinzu. Auch Mobilgeräte lassen sich einbinden.

Interessant sind überdies Webkonferenzen, die in erster Linie die Möglichkeit zum Dokumenten- Sharing und Datenaustausch bieten und in limitierter Anzahl auch Videoübertragungen ermöglichen. Damit werden Webkonferenzen zum vollwertigen Kollaborationswerkzeug, das jederzeit und überall einsatzbereit ist. Auf Teilnehmerseite genügt ein beliebiges Gerät mit Internetanbindung und Standardbrowser. Die Zuschaltung erfolgt über einen Link, den der Konferenzorganisator idealerweise mit der Einladung verschickt (E-Mail, Instant Message). Die Teilnehmer müssen zur vereinbarten Zeit diesen Link aufrufen; anschließend kann es losgehen. Die nötige Backend-Ausrüstung besteht im Wesentlichen aus einem Webkonferenzserver, den sich Unternehmen selbst einrichten können.

Einfacher kann hier die Anmietung als Cloud-Service bei einem Provider sein. Ein Vorteil von Services aus der Wolke liegt darin, dass keine Investitionskosten anfallen und die Lösung stets „State of the Art“ ist. Webkonferenzen eignen sich auch für Mobilgeräte und machen in der Praxis  auf dem relativ kleinen Bildschirm eines Smartphones eine gute Figur. Einschränkungen gibt es hier lediglich bei den Funktionen für den Dokumentenaustausch. 

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